20 cách hữu hiệu giúp bạn tăng năng suất làm việc (Blog 82)

Có thể khó cải thiện năng suất của bạn. Những mẹo đơn giản này có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà không cần nỗ lực nhiều.

Tạo một không gian làm việc sạch sẽ, thoải mái, trang trí và không bị phân tâm.

Có thể hữu ích khi nghỉ giải lao ngắn, di chuyển xung quanh, thay đổi địa điểm, bật nhạc, thiền và ăn trưa với đồng nghiệp của bạn.

Tạo mục tiêu hàng ngày và danh sách việc cần làm để ưu tiên và ủy thác nhiệm vụ của bạn một cách hiệu quả.

Bài viết này dành cho bất cứ ai đang tìm cách cải thiện năng suất tại nơi làm việc của họ. 

Mọi chuyên gia kinh doanh đều tuyên bố có “mẹo năng suất” có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Tất nhiên, có một số công cụ hợp lý mà bạn có thể triển khai để làm việc hiệu quả hơn, chẳng hạn như nghỉ giải lao ngắn, tạo danh sách việc cần làm hiệu quả và chống lại mạng xã hội.

Chúng tôi đã tìm thấy một số chiến lược hàng đầu mà bạn có thể thực hiện để trở nên hiệu quả hơn, nhưng điều quan trọng là không được coi những mẹo này là thủ thuật. Không có bí quyết nào để trở nên năng suất hơn; chỉ có những thói quen mới mà chúng ta có thể thực hiện để cố gắng trở thành những người làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Bằng cách xây dựng một số thói quen này, bạn đang thực hiện các bước đúng đắn để trở nên hiệu quả hơn.

Nếu bạn đang muốn trở nên năng suất hơn, hãy cân nhắc thực hiện một số chiến lược năng suất này.

Dọn dẹp không gian làm việc của bạn

Trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác, hãy dành một chút thời gian vào đầu mỗi ngày để sắp xếp và dọn dẹp không gian làm việc của bạn. một môi trường gọn gàng sẽ giúp bạn suy nghĩ rõ ràng hơn và tạo ra kết quả tốt hơn. Bằng cách dọn dẹp và sắp xếp không gian của mình , bạn có thể tăng đáng kể năng suất của mình và hạn chế thời gian tìm kiếm các mục.

Thêm các mảng màu hoặc cây sống

Jenny Gauld, nhà thiết kế nội thất cho nhà bán lẻ đồ nội thất văn phòng và phụ kiện Turnstone, cho biết màu sắc có thể ảnh hưởng lớn đến tâm trạng và năng suất của bạn trong suốt cả ngày. Màu xanh lam có thể mang lại cảm giác êm dịu và có thể giúp bạn tập trung, trong khi màu đỏ có thể phù hợp với công việc đòi hỏi sự chính xác và chú ý đến từng chi tiết. Thực vật cũng có thể giúp mọi người tập trung: Một nghiên cứu của Hiệp hội Khoa học Làm vườn Hoa Kỳ cho thấy những người lao động tiếp xúc với thực vật trong không gian làm việc của họ cho biết họ cảm thấy ít căng thẳng hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Trang trí không gian làm việc của bạn

Ngoài việc thêm một số màu sắc và cây cối vào không gian làm việc của bạn, trang trí bàn làm việc hoặc tủ của bạn với một vài đồ lặt vặt cá nhân có thể giúp bạn cảm thấy thư thái hơn, từ đó có thể tăng năng suất của bạn. Gauld gợi ý thêm những vật kỷ niệm nghề nghiệp có ý nghĩa, chẳng hạn như bằng cấp, giải thưởng và các vật trang trí khác giúp bạn cảm thấy được đánh giá cao và sẽ tạo động lực cho bạn.

Thực hiện nhiệm vụ đáng sợ nhất của bạn

Mọi người đều có ít nhất một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm và liên tục bị đẩy lùi vì ý nghĩ thực hiện nó có vẻ tồi tệ. Theo Matthews, nhiệm vụ đó thực sự là nhiệm vụ bạn nên hoàn thành trước tiên. Thay vì đợi đến phút cuối cùng mới ăn xong, hãy lấy nó ra khỏi đĩa của bạn càng sớm càng tốt. Các nhiệm vụ khác của bạn sẽ có vẻ ít khó khăn hơn khi so sánh và bạn sẽ không còn căng thẳng về một nhiệm vụ đó cả ngày, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn về tổng thể.

Ưu tiên và ủy thác các nhiệm vụ khác của bạn

Bạn nên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên, vì vậy hãy nghĩ về mọi thứ bạn làm và chỉ ra mức độ quan trọng hoặc tầm thường của từng việc. Kathleen Kobel, huấn luyện viên kinh doanh về năng suất và là người khuyên: Nếu có thể, hãy đặt các hạng mục có mức độ ưu tiên thấp sang một bên và lên kế hoạch ủy quyền hoặc thuê ngoài để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những việc mang lại nhiều giá trị hơn cho vị trí của bạn và công ty. người sáng lập Smart Business Mom.

Tắt thông báo email của bạn

Thay vì đọc mọi email khi nó đến hộp thư đến của bạn, hãy thử tắt thông báo và chỉ kiểm tra thư theo khoảng thời gian đã đặt. Tại sao? Thông báo email liên tục xuất hiện trên điện thoại hoặc máy tính để bàn của bạn có thể làm bạn mất tập trung. Theo Alex Moore, Giám đốc điều hành của giải pháp năng suất email Boomerang, phải mất 64 giây để một người hồi phục sau khi bị gián đoạn bởi một thông báo qua email.

Xác định thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn

Mọi người khác nhau về thời điểm họ làm việc hiệu quả nhất. Ví dụ, bạn là người dậy sớm hay cú đêm? Điều quan trọng là xác định những giờ nào trong ngày bạn cảm thấy tỉnh táo và chú ý nhất, sau đó dành những giờ đó cho những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Đây là một chiến thuật đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc từ xa và có thể tự quyết định lịch trình của mình. 

Nếu bạn không thể tạo lịch trình vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình, hãy cân nhắc sắp xếp các ưu tiên trong lịch trình hiện tại dựa trên thời gian bạn cảm thấy tỉnh táo nhất trong ngày làm việc. Đỉnh cao năng suất của bạn thường trong khoảng thời gian từ 90 đến 120 phút.

Nghỉ giải lao ngắn

Cho dù đó là đi dạo, đến quán cà phê yêu thích, đọc tạp chí hay thăm đồng nghiệp, nghỉ giải lao ngắn không liên quan đến công việc có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu suất của bạn. Năng suất của bạn giảm đi khi bạn không nghỉ ngơi lâu hơn. Kobel giải thích rằng đây là lý do tại sao mọi người không nên làm việc quá 8 đến 10 giờ mỗi ngày. Cô ấy nói, tại một thời điểm nhất định, cơ thể và tâm trí của bạn đơn giản là không thể sản xuất được nữa.

Di chuyển xung quanh

Tập thể dục không chỉ tốt cho cơ thể của bạn; nó cũng có thể có tác động tích cực đến hiệu suất công việc của bạn. Sam McIntire, người sáng lập Deskbright, một nền tảng học tập trực tuyến chuyên giúp đỡ các doanh nhân và nhân viên, cho biết tập thể dục đã được chứng minh là có ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần và sự tập trung. Một cách tuyệt vời để cảm thấy sắc nét hơn và hiệu quả hơn? McIntire gợi ý, hãy thử chạy bộ vào buổi sáng hoặc bắt đầu ngày mới bằng một bài tập thể dục. Bạn có thể lẻn tập một số bài tập trong giờ nghỉ giải lao cũng không hại gì.

Nghe nhạc

Đeo tai nghe không phải lúc nào cũng có nghĩa là bạn chống đối xã hội. Gauld nói: Khi làm việc, lắng nghe những giai điệu yêu thích có thể giúp bạn hòa nhập và loại bỏ danh sách việc cần làm của mình. Tuy nhiên, hãy cẩn thận: Mặc dù âm nhạc có thể giúp mọi người đi vào trạng thái dòng chảy, nhưng nó cũng có thể gây mất tập trung.

Chuyển địa điểm

May mắn thay, sự sắp xếp làm việc kết hợp và làm việc từ xa đã trở thành một lợi ích chung cho nhiều nhân viên. Nếu chủ của bạn cho phép, hãy dành một chút thời gian trong tuần để làm việc ở một môi trường khác. Meghan Khaitan, người sáng lập thiết bị thắt dây an toàn MyBuckleMate, nói rằng việc thay đổi khung cảnh có thể giúp ích rất nhiều trong việc thúc đẩy năng suất. Đi đến thư viện hoặc công viên địa phương (nếu thời tiết cho phép), hoặc tìm một nơi yên tĩnh và tràn ngập ánh sáng tự nhiên. Khaitan cho biết điều này có thể giúp thúc đẩy những ý tưởng mới hoặc làm sáng tỏ một vấn đề cũ. 

Viết ra những mục tiêu hàng ngày của bạn

Không phải lúc nào cũng dễ dàng theo dõi mọi thứ bạn cần làm, vì vậy hãy bắt đầu mỗi sáng bằng cách viết ra các mục tiêu trong ngày. McIntire cho biết, khi sự tập trung của bạn bị phá vỡ hoặc bạn thấy mình đang trì hoãn, bạn có thể sử dụng danh sách này để giúp bạn đi đúng hướng. Anh ấy đề xuất viết danh sách của bạn ra Post-it hoặc thứ gì đó có thể nhìn thấy từ bàn làm việc của bạn, sau đó quay lại danh sách đó khi bạn cần lời nhắc về những gì bạn nên làm.

Ngừng cố gắng đa nhiệm

Làm nhiều việc cùng một lúc có vẻ như là cách tốt nhất để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của bạn, nhưng nó có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn nhiều hơn là giúp ích. Kobel cho biết, đa nhiệm đơn giản là không hiệu quả và khi bạn làm điều đó, bạn sẽ lãng phí thời gian.

Thực hiện theo quy tắc hai phút

David Allen đã đặt ra quy tắc 2 phút trong cuốn sách bán chạy nhất của mình, Getting Things Done . Nếu bạn thấy một nhiệm vụ hoặc hành động mà bạn biết có thể hoàn thành trong hai phút hoặc ít hơn, hãy thực hiện ngay. Nguyên tắc là hoàn thành nhiệm vụ ngay lập tức sẽ tốn ít thời gian hơn là hoàn thành sau.

Nếu mất nhiều thời gian hơn thế, hãy lên lịch và đưa nó vào hệ thống năng suất của bạn để bạn có thể giải quyết khi sẵn sàng.

Lập danh sách việc cần làm đơn giản

Lập danh sách việc cần làm là điều cần thiết để duy trì năng suất. Những phương pháp khác nhau phù hợp với những người khác nhau: Một số người sử dụng ứng dụng điện thoại thông minh, những người khác thích viết nhật ký viết tay. Bất kể bạn tạo và theo dõi danh sách việc cần làm của mình như thế nào, hãy đảm bảo rằng danh sách đó ngắn gọn, thực tế và linh hoạt. Chỉ liệt kê những công việc có thể hoàn thành trong ngày hôm đó và đừng khiến bản thân choáng ngợp với một danh sách dài – điều đó có thể tạo nên cảm giác lo lắng và mệt mỏi. 

Mark Ellwood, chuyên gia tư vấn năng suất và tác giả của Con đường thơ mộng để hoàn thành nhiều việc hơn , cho biết: “Danh sách việc cần làm là tuyệt vời vì nó liên quan đến quá khứ, hiện tại và tương lai . “Hãy nghĩ về những nhiệm vụ ưu tiên cao của bạn… điều đó không có nghĩa là bạn thực hiện những nhiệm vụ đó trước, nhưng bạn lập kế hoạch cho chúng trước và sau đó sắp xếp thời gian của mình cho phù hợp.” Bạn muốn đảm bảo nhân viên của mình làm việc hiệu quả khi làm việc tại nhà? Đọc đánh giá của chúng tôi về phần mềm giám sát nhân viên tốt nhất .

Nếu bạn đang tìm kiếm một công thức đơn giản để quản lý danh sách việc cần làm của mình, Ellwood khuyên bạn nên xác định các ưu tiên ảnh hưởng đến kết quả lâu dài. Hãy chia những ưu tiên đó thành những trách nhiệm cần hoàn thành trong ngày hôm nay. Bao gồm các yêu cầu bổ sung trong ngày, chẳng hạn như điền vào bảng chấm công. Bỏ hoặc ủy thác nhiệm vụ khác; bạn không nên dành thời gian cho chúng. 

Theo Ellwood, điều quan trọng là phải suy nghĩ về những gì bạn muốn hoàn thành trong một tháng kể từ hôm nay, sau đó chia nhỏ những ưu tiên đó thành những nhiệm vụ nhỏ có thể hoàn thành trong một ngày. Ví dụ: nếu bạn muốn thuê một nhân viên mới vào cuối tháng, bạn có thể bắt đầu quá trình đó ngay hôm nay bằng cách đăng một danh sách việc làm. Chia nhỏ mục tiêu lớn như tìm kiếm nhân viên mới thành các nhiệm vụ nhỏ, chẳng hạn như xem xét một vài hồ sơ xin việc hoặc thực hiện một cuộc phỏng vấn, giúp bạn dễ quản lý hơn và tạo ra cảm giác tiến bộ mỗi ngày. Cảm giác về sự tiến bộ có thể giúp ngăn chặn những khoảnh khắc choáng ngợp đó, Ellwood nói.

Lấy lại quyền kiểm soát lịch trình của bạn

Duy trì năng suất, đầu óc tỉnh táo và bình tĩnh thực sự là cảm giác kiểm soát được. Cho dù bạn đang giao nhiệm vụ cho người khác hay đặt giới hạn thời gian cho sự gián đoạn, thì bạn đang lấy lại khoảng trống trong lịch trình của mình để giải quyết những việc mà bạn cho là quan trọng. 

Tránh kiệt sức và mệt mỏi là điều cần thiết để tăng năng suất và duy trì trí nhớ của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách đơn giản là tác động đến hướng đi trong ngày của bạn thay vì cam chịu để hướng đi trong ngày kiểm soát hành động của bạn.

Thoát khỏi mạng xã hội

Phương tiện truyền thông xã hội là một phần của tất cả cuộc sống hàng ngày của chúng tôi. Tuy nhiên, bạn phải có kỷ luật để không dành phần lớn thời gian trong ngày để xem bạn bè nghĩ gì về bộ phim mới nhất hoặc bữa tối tối qua họ ăn gì. Nhiều công ty cấm nhân viên truy cập mạng xã hội khi họ đang làm việc, vì nó làm giảm năng suất. Nếu bạn được phép sử dụng mạng xã hội tại nơi làm việc, hãy sử dụng nó như một khoảng thời gian nghỉ giải lao trong vài phút, vì nếu nó trở thành thói quen thường xuyên, nó có thể dễ dàng chiếm lấy cả ngày của bạn và ảnh hưởng đến công việc bạn cần hoàn thành.

Ăn uống lành mạnh

Những gì bạn đưa vào cơ thể của bạn quan trọng. Nếu bạn nạp nhiều đồ ăn vặt, bạn có thể kết thúc bằng tình trạng sụt giảm lúc 4 giờ chiều. Để tránh cảm thấy uể oải, hãy ưu tiên ăn uống lành mạnh và bổ dưỡng. Không ai làm việc tốt khi bụng đói, nhưng điều đó có nghĩa là bữa ăn nhẹ buổi chiều là cơ hội để cung cấp cho bạn một nguồn năng lượng sạch và tốt.

Ăn trưa với đồng nghiệp

Mặc dù bạn có thể muốn bỏ bữa trưa để ăn salad tại bàn làm việc trong khi làm việc, nhưng nghiên cứu cho thấy năng suất và tinh thần của nhân viên sẽ tăng lên khi nhân viên ăn cùng nhau . Ăn uống với đồng nghiệp có thể giúp bạn xây dựng các mối quan hệ xã hội, gắn kết với nhóm của bạn và phát triển mạng lưới của bạn. Ngoài ra, nó buộc bạn phải có một khoảng thời gian nghỉ ngơi rất cần thiết để thư giãn và rút phích cắm khỏi công việc.

Tập thiền định

Đa nhiệm, sử dụng mạng xã hội và tham gia vào các hoạt động gây xao nhãng khác có thể khiến bạn không thể hoàn thành những gì mình cần trong một khoảng thời gian hợp lý. Hãy tập trung và tham gia vào nhiệm vụ hiện tại của bạn để hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Một cách để làm cho điều này dễ dàng hơn là thiền mỗi ngày. Điều này cung cấp cho bạn thời gian và không gian để tập trung vào một nhiệm vụ – hít thở – và năng lượng này có thể được vận chuyển trong suốt thời gian còn lại trong ngày của bạn.

Nicole Fallon và Skye Schooley đã đóng góp vào việc báo cáo và viết bài báo này. Các cuộc phỏng vấn nguồn đã được thực hiện cho một phiên bản trước của bài viết này.

Kết luận

Trên đây là 20 cách hữu hiệu mà bạn có thể áp dụng để giúp tăng năng suất làm việc của bạn. Hy vọng những thông tin mà GOEN đưa ra sẽ hữu ích cho bạn nhé! Bên cạnh đó, GOEN cũng sẽ chia sẻ những điều thú vị và bổ ích đến các bạn ở các bài viết sắp tới. Hãy đón chờ nhé !

Với làn sóng cạnh tranh khốc liệt trong thị trường như hiện nay, tối ưu hóa và làm việc hiệu quả là chìa khóa để bạn tỏa sáng hoặc doanh nghiệp của bạn thành công. GOEN – người bạn đồng hành đắc lực – cung cấp những công cụ hữu ích và thực tế hỗ trợ bạn tăng năng suất làm việc. Hãy LIÊN HỆ với người hỗ trợ của GOEN và khi tham gia buổi tư vấn, 100% bạn nhận được ưu đãi thực hiện bài đánh giá năng lực miễn phí cho 05 nhân sự trong công ty. Tất cả buổi tư vấn đều MIỄN PHÍ !

Hãy đăng ký ngay để giải quyết vấn đề trong doanh nghiệp của bạn nhé !

Đừng chần chờ mà hãy đăng ký ngay với chúng tôi nhé !