ĐÀO TẠO CÁCH GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

Đào tạo 6 phương pháp giao việc việc hiệu quả

Một người quản lý toàn diện cần được đào tạo rất nhiều yếu tố, trong đó nhiệm vụ phân chia công việc cho cấp dưới cũng cần sự khéo léo, nắm rõ được việc mà các nhân viên sẽ thực hiện như thế nào, để phân chia cho ai phù hợp và có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng nhất. 

Nếu như bạn là một cấp quản lý và muốn nắm bắt những phương pháp giao việc cho cấp dưới một cách hiệu quả, hãy cùng GOEN xem thêm những thông tin dưới đây nhé!   

Giao việc việc rõ ràng

Đầu tiên, các cấp quản lý cần chú ý đến nhiệm vụ phân chia công việc cần có sự rõ ràng, cũng như truyền đạt cho nhân viên một cách dễ hiểu, để các bạn có thể tiếp cận dễ dàng nhất.

Theo đó, các quản lý nên chọn cách giao việc cho cấp dưới bằng mail hoặc văn bản cụ thể, cũng như kết hợp đối thoại trực tiếp nếu cần thiết, nhằm trình bày rõ ràng những gì mà bạn cần đối với nhiệm vụ giao cho họ, để họ có thể làm chủ và xử lý được tình hình công việc được giao, sau đó thực hiện một cách hiệu quả hơn.

Trong quá trình trao đổi công việc, các quản lý tránh nói theo cách khái quát, cũng cần nhắc lại xem họ đã hiểu rõ hết hay chưa.

Giao việc đúng năng lực 

Đứng ở khía cạnh một cấp quản lý, mỗi nhân viên luôn có những điểm mạnh, sở trường riêng, bên cạnh đó cũng có những mặt mà họ cần cải thiện.

Để có thể hỗ trợ mặt tốt và mặt chưa tốt, giúp họ làm việc hiệu quả nhất, trước tiên các quản lý phải dành thời gian quan sát, tìm ra  những điểm mạnh của từng nhân viên và phát huy điều đó, ngoài ra nếu nhân viên còn có nhiều khuyết điểm, các cấp quản lý cũng cần lưu tâm và nhắc nhở họ tránh mắc phải những điều tương tự hoặc cải thiện dần. 

Khi phân chia công việc đúng với năng lực nhân viên, điều này không chỉ giúp các quản lý khai thác được điểm mạnh của từng người, mà bản thân người nhân viên còn thấy được giá trị của họ khi được thoải mái thực hiện theo bộ máy vận hành công việc chung của công ty.     

Giao việc với thời gian hoàn thành rõ ràng

Đưa ra thời gian thực hiện cũng như thời hạn hoàn thành là phương pháp giao việc đầu tiên mà các quản lý phải yêu cầu nhân viên của mình thực hiện đúng, hơn nữa phải có thời gian rõ ràng, đừng nên dùng những cụm từ chung (hãy còn gọi là tiền đề ẩn trong chương trình đào tạo GLC của GOEN) như “càng sớm càng tốt”, “khi nào xong thì gửi lại”, như vậy cả cấp quản lý và nhân viên không biết được thực chất thời hạn hoàn thành chính xác là khi nào, điều này còn thể hiện tính chuyên nghiệp và uy nghiêm của một người quản lý.

Ngoài ra, để tăng mức độ hiểu nhau giữa các thành viên trong một team, ban giám đốc hoặc các quản lý cấp cao nên thường xuyên tổ chức những buổi họp nội bộ, để mọi người có thể cùng đưa ra quan điểm, đề xuất phương án cải tiến và đưa ra những giải pháp tốt nhất cho công việc.

Giao việc với thái độ nghiêm túc 

Trong công việc, dù theo phong cách làm việc thân thiện và gần gũi như thế nào, bạn cũng cần có được sự uy nghiêm của mình với cấp trên của nhân viên, nhưng yếu tố nào cũng vậy, cũng chỉ nên có giới hạn hoặc ở một mức độ vừa phải, đúng lúc và phù hợp với hoàn cảnh.

Chẳng hạn, trong những cuộc trò chuyện hằng ngày, bạn luôn giữ một thái độ dễ chịu và hài hước với nhân viên, nhưng khi nhân viên làm sai, cũng cần cảnh cáo, có thưởng có phạt để làm gương cho các nhân viên khác và giúp cấp dưới tránh phạm phải ở những lần sau. 

Thường xuyên giám sát công việc 

Để đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc kịp thời, cũng để nhân viên không lơ là trong quá trình xử lý, các quản lý có tâm sẽ luôn tạo cho nhân viên có cảm giác an tâm khi có một người luôn hỗ trợ phía sau, cũng như nhân viên không ỷ lại tư cách vượt quyền, bạn cần chú ý kiểm tra công việc.

Dù thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện đã giao, nhưng không nên hỏi nhân viên với một mật độ quá dày. Bạn chỉ nên hỏi nhân viên theo một thời gian biểu được nhắc nhất định, hoặc nếu công việc ngắn hạn, không quá quan trọng, có thể kiểm tra ở mốc 20%, 50% và 90% tiến độ hoàn thành công việc dự kiến. Các quản lý cũng cần khéo léo trong việc giám sát, không nên dùng các câu hỏi mang ý nghĩa ra lệnh mà chỉ hỏi trên tinh thần nắm được kết quả công việc và nhân viên cần giúp đỡ điều gì hay không.

Quan tâm đến đời sống nhân viên

Mặc dù điều này tưởng chừng không liên quan đến vấn đề giao việc, nhưng thực chất đây là một mẹo hay một phương pháp gián tiếp để nhân viên có thể nhận việc một cách hiệu quả.

Khi bạn quan tâm đến đời sống của nhân viên mình, họ không chỉ cảm thấy mình là một cộng sự đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt công việc, mà đôi khi họ còn xem bạn như một người anh chị hay một người bạn tin cậy ngoài công việc.

Vì thế, nếu như quan tâm và chủ động tạo dựng mối quan hệ tốt với cấp dưới, bạn sẽ rõ tính cách họ hơn và ngược lại, khi đó phương pháp giao việc của bạn dành cho họ cũng sẽ được vận hành hay thực hiện một cách trơn tru hơn.  

Kết luận

Với 6 phương pháp giao việc trên, GOEN mong rằng các cấp quản lý sẽ có thêm kiến thức và kỹ năng để giao phó công việc cho cấp dưới một cách hiệu quả, gia tăng hiệu suất công việc, thấu hiểu được mỗi người nhân viên của mình có năng lực và chuyên môn như thế nào để có thể giao việc và đề bạt một cách phù hợp và xứng đáng nhất nhé!  

Hãy đón chờ những tin tức mới nhất từ GOEN hoặc đăng ký trao đổi MIỄN PHÍ ngay hôm nay để GOEN có cơ hội tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn đào tạo nhân viên. Hơn thế nữa, nếu bạn nhanh tay đăng ký trao đổi, bạn sẽ được miễn phí 5 suất đánh giá năng lực nhân sự bởi hệ thống đánh giá hàng đầu từ GOEN. Nhanh chóng liên hệ cùng chúng tôi nhé !