ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN 8 THUẬT NGỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN

Đào tạo nhân viên 8 thuật ngữ mô tả văn hóa doanh nghiệp ở Nhật Bản.

Nhật Bản là một nước có đa dạng những từ ngữ và khi đào tạo nhân viên, học hỏi hay tìm tòi, chúng ta phải thực hiện cắt nghĩa mới có thể hiểu được đầy đủ ý hàm ý của một từ trong tiếng Nhật.

Và hôm nay GOEN xin được giới thiệu đến bạn 8 thuật ngữ mô tả văn hóa doanh nghiệp ở Nhật Bản, tuy quen mà lạ với những ai mới lần đầu tiếp xúc đến phong cách làm việc của người Nhật.

Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Đào tạo nhân viên thuật ngữ Horenso.

Đây là thuật ngữ được viết tắt từ 3 từ, đó là:

• Ho trong hokoku – 報告:  Báo cáo
• Ren trong renraku – 連絡: Liên lạc
• So trong soudan – 相談: Thảo luận, bàn bạc 

Horenso là một trong những thuật ngữ cơ bản thường xuyên được áp dụng trong đào tạo nhân viên và trong quy trình làm việc ở Nhật. Ý nghĩa của thuật ngữ này được hiểu là trong mỗi giai đoạn nhỏ của công việc, các nhân viên phải liên tục báo cáo tiến độ, liên lạc và thảo luận để giám sát được những thay đổi hay sự cố xảy ra công việc, dự án mà bạn đang phụ trách.

Horenso cũng thể hiện rõ cách thức làm việc xem trọng quá trình và tính liên kết của một tập thể của người Nhật. 

Vì sao GOEN lại nói thuật ngữ này cực kỳ quen thuộc đối với các công ty Nhật. Bởi ngay từ khi sinh viên mới ra trường và nhận vào làm tại các công ty, đều sẽ được nghe giảng về “quy tắc” này trong các buổi đào tạo nhân viên, để các bạn trẻ có thể áp dụng được ngay vào trong công việc hàng ngày.

Lợi ích của “Horenso” giúp tất cả những ai có liên quan đều có được những thông tin nằm trong tiến độ làm việc và thông tin cũng kịp thời được chia sẻ rộng rãi, cấp trên nắm được tiến độ làm việc của cấp dưới và kịp thời nắm bắt cũng như giải quyết được những vấn đề có thể bất trắc xảy ra trong tầm kiểm soát. 

Việc báo cáo tiến độ của từng giai đoạn sẽ giúp cả cấp nhân viên và quản lý cùng thảo luận giải pháp khi có vấn đề, đây cũng là cách để tiết kiệm thời gian sửa sai nhằm nâng cao được hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, Horenso còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tính kết nối giữa các nhân viên trong cùng một tập thể nói chung.

Thế nhưng, ngoài những ưu điểm các doanh nghiệp ở Nhật Bản có thể nhìn thấy rõ rệt từ Horenso, phương pháp này vẫn có những nhược điểm nhất định. Việc thường xuyên Horenso đôi khi sẽ làm tốn kha khá thời gian, thỉnh thoảng khiến các nhân viên mất tập trung và giảm năng suất làm việc. 

Chính vì điều này, việc cần đào tạo nhân viên thực hiện Horensou như thế nào là hiệu quả rất quan trọng. GOEN đã đào tạo nhân viên của rất nhiều doanh nghiệp lớn về nội dung này và đạt hiệu quả rất tốt trong công việc.

2. Đào tạo nhân viên thuật ngữ Kaizen.

Kaizen  là một từ ghép bởi hai chữ Hán: 

• 改: kai có ý nghĩa là “Cải” trong thay đổi 
• 善: zen có ý nghĩa là tốt hơn

Keizen mang theo tầng ý nghĩa thay đổi để tốt hơn và liên tục cải tiến.

Thuật ngữ này khi được áp dụng vào văn hóa làm việc của doanh nghiệp ở Nhật Bản nhằm chỉ điểm những cải tiến được đưa ra từ mọi cấp bậc một cách liên tục, Kaizen không chỉ áp dụng cho các cấp nhân viên mà còn bao gồm tất cả các ban ngành, từ ban giám đốc, cấp quản lý cho đến cấp dưới. 

Kaizen thường được nằm trong bộ quy tắc quản lý của doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp nổi tiếng của người Nhật như Toyota, Honda đã áp dụng thành công, quy tắc này cũng ngày càng được phổ biến tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới.

Về lợi ích của Kaizen, việc thường xuyên đưa ra những phương pháp cải tiến giúp làm tăng tiến độ cũng như hiệu quả công việc. Không những vậy, phương pháp này còn khuyến khích các cá nhân liên tục đưa ra những ý tưởng mới, đồng thời nâng cao tinh thần làm việc tập thể của một công ty.  

Tùy vào từng công ty mà phương pháp cải tiến được áp dụng theo những cách khác nhau. Phương pháp cải tiến thực chất khá đa dạng, vì Kaizen không chỉ áp dụng cho mục đích về mặt công việc, mà còn cải tiến tầm nhìn, chiến lược cũng như môi trường làm việc công sở.

Một trong những phương pháp Kaizen cải tiến thường xuyên được áp dụng rộng rãi vào đào tạo nhân viên ở Nhật chính là Kaizen 5S* – Mô hình này được vận dụng với mục đích  tạo ra một môi trường khoa học, nâng cao năng suất làm việc của tổng thể nhân sự doanh nghiệp. 

3. Đào tạo nhân viên thuật ngữ Ringi Seido.

Một trong những quy tắc làm việc khác, bên cạnh Horenso thường được nhắc đến trong văn hóa doanh nghiệp ở Nhật Bản, đó là Ringi Seido.   

Đây là thuật ngữ nhằm mô tả hệ thống phê duyệt truyền thống của các công ty Nhật.

Ringi Seido thực chất muốn nói đến quy trình bắt đầu từ việc các cá nhân trước thực hiện một đầu việc, cần phải xin được quyết định của cấp trên.  

Để đề xuất hay giải quyết những vấn đề được thông qua, nhân viên phải xin lần lượt từng cấp, từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất. Đến khi người cuối cùng ở vị trí cao nhất phê duyệt,  vấn đề hay đề xuất mới được thông qua. 

Tưởng chừng một quy trình phức tạp này sẽ ít được áp dụng. Thế nhưng, hệ thống phê duyệt Ringi Seido lại rất phổ biến trong các doanh nghiệp Nhật Bản, nhất là khi được các công ty cần đưa ra những quyết định quan trọng. 

Ưu điểm của hệ thống này ý kiến của bạn là có thể được thông qua của mọi cấp bậc cũng như các bên liên quan, chỉ cần bằng văn bản mà không cần phải trịnh trọng tổ chức những buổi họp mặt rườm rà. Bên cạnh đó, khi xin ý kiến cấp trên có thể trình bày rõ ràng và dễ hiểu bằng văn bản, thay vì phải gặp và giải thích bằng lời, đôi khi quá nhiều việc khiến các cấp sẽ bị quên và bỏ lỡ những thông tin mà bạn đã trình bày và đề xuất, như vậy dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. 

Điểm tốt nhất của Ringi Seido phải kể đến việc thông qua quá trình này, tất cả các bộ phận liên quan đều đang nắm rõ những vấn đề nội bộ mà bạn đang giải quyết. 

Nhược điểm thứ nhất của hệ thống này tất nhiên nhìn vào đã thấy, quy trình cực kỳ mất thời gian vì cầ có sự đồng ý của nhiều người, nếu những vấn đề cần được quyết định nhanh chóng sẽ gây ảnh hưởng khá lớn nếu giải quyết theo quy trình Ringi Seido. 

Nhược điểm thứ hai của hệ thống này thuộc về cơ cấu doanh nghiệp, khi việc quyết định phụ thuộc phần lớn vào người có cấp bậc cao nhất, điều này dễ dẫn đến tình trạng quan liêu, không làm rõ được trách nhiệm của từng người nếu có những vấn đề không may phát sinh. 

Mặc dù Ringi Seido là hệ thống đặc trưng của các doanh nghiệp Nhật Bản từ xa xưa, nhưng với xu hướng phát triển 4.0 như hiện nay Ringi Seido cũng đã được nâng cấp nhằm đẩy nhanh tiến độ phê duyệt hơn, hạn chế được những nhược điểm của hệ thống này.

4. Đào tạo nhân viên thuật ngữ Hoshin Kanri.

Trong tiếng Nhật,

• Hoshin – 方針: Phương hướng, chính sách
• Kanri –  管理: Quản lý

Thuật ngữ Hoshin Kanri được tạo ra và phát triển bởi giáo sư Nhật Bản có tên là Yoji Akao vào những năm 1950 và đã thành công áp dụng tại các doanh nghiệp hàng đầu như: UNIQLO, Toyota, …

Được xem là cách thức vận hành, quản lý công việc để đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. 

Đầu tiên, các doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch của năm dựa trên những mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và cuối cùng là dài hạn. Tương ứng với mỗi mục tiêu, ban lãnh đạo sẽ xây dựng kế hoạch hành động để hoàn thành. Các mục tiêu và chính sách này sẽ được phân nhỏ xuống cho từng cấp, vị trí nhằm xác định nhiệm vụ của từng phòng ban, trưởng phòng, sau đó quản lý, trưởng phòng sẽ phân loại công việc đến cho từng nhân viên,…

Hoshin Kanri nhằm đảm bảo được các mục tiêu chiến lược và cách thức quản lý này đang được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp quy mô lớn ở Nhật Bản, đây cũng được xem kim chỉ nam nhằm thúc đẩy các hoạt động của mỗi phòng ban và mỗi cá nhân. 

Phương pháp Hoshin Kanri được thực hiện theo 7 bước như sau:

1. Thiết lập tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp và tổ chức.
2. Xác định những mục tiêu chung mang tính dài hạn và có tính quyết định sự thành công của một tổ chức, một doanh nghiệp trong tương lai.
3. Chia nhỏ mỗi một mục tiêu để phù hợp với cơ cấu tổ chức của từng đội ngũ, phòng ban,… tiếp tục xây dựng và cải tiến kế hoạch hàng năm.
4. Triển khai mục tiêu, phân cấp từ trên xuống dưới. 
5. Đánh giá số liệu, kết quả, sử dụng nhằm theo sát tiến độ.
6. Giải quyết những vấn đề làm cho mục tiêu đã không thể đạt được trong thời gian thực hiện.
7. Đưa ra chiến lược và kế hoạch cho mục tiêu mới từ việc rút kinh nghiệm. 

5. Đào tạo nhân viên thuật ngữ Burakku kigyo.

Burakku kigyo – ブラック企業: Doanh nghiệp đen

Đây là thuật ngữ ám chỉ những công ty có môi trường lao động bóc lột cũng như vi phạm những tiêu chuẩn về lao động. Chẳng hạn như: Ép buộc nhân viên làm việc quá giờ trong một thời gian dài, không trả lương, quấy rối, lạm dụng quyền,… 

Thuật ngữ này bắt đầu xuất hiện vào những năm 2000, tồn tại ở các công ty nằm trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Đến sau này, Burakku kigyo được sử dụng phổ biến hơn vào năm 2009 đối với các ngành nghề khác, xuất phát từ một bộ phim có tên là “A man on the verge at a black company”  – Giới hạn của chàng trai làm việc tại công ty đen. Diễn biến của bộ phim kể về cuộc sống không khác gì địa ngục của một nhân viên làm việc trong một doanh nghiệp đen, bộ phim này đã phản ánh thực trạng các công ty thường xuyên bóc lột sức lao động của người lao động cũng như vi phạm các tiêu chuẩn cơ bản về quyền lợi của người  lao động.

Nếu không may phải làm việc tại những doanh nghiệp đen, bạn sẽ phải chịu đựng một môi. Vì thế, khi đi xin việc làm tại Nhật Bản, bạn cần tìm hiểu để nhận ra Burakku kigyo đâu là nhằm tránh những rủi ro trong tương lai. 

6. Đào tạo nhân viên thuật ngữ Nominication.

Nominication được tạo nên từ một từ tiếng Nhật và một từ tiếng Anh ghép lại:

• Nomi – 飲 み: uống 
• Communication – Giao tiếp

Từ thế kỷ 20, các doanh nghiệp ở Nhật Bản bắt đầu khuyến khích cho nhân viên của mình tổ chức các buổi tụ tập ăn uống sau giờ làm, nhằm giúp các đồng nghiệp trong công ty thân thiết với nhau hơn. 

Trong quá trình làm việc, người Nhật thường có xu hướng chỉ tập trung cho công việc nên sẽ giữ khoảng cách, không thoải mái bộc lộ cảm xúc của bản thân hay chia sẻ những câu chuyện ngoài đời sống. 

Thế nên, nominication chính là cơ hội tuyệt vời để mọi người có thể trò chuyện cùng nhau, những buổi ăn uống này không chỉ có nhân viên cùng cấp với nhau, mà còn có cả tiền bối và cấp trên, hay các nhân viên khác bộ phận. 

Không những thế, mỗi năm, các công ty Nhật Bản thường tổ chức rất nhiều những bữa tiệc với nhiều sự kiện khác nhau như: Tiệc chào đón nhân viên mới, tiệc chia tay nhân viên cũ, tiệc cuối tháng, tiệc đầu năm hoặc tiệc cuối năm,… thông thường sẽ tại các quán nhậu có tên thuật ngữ tiếng Nhật là: izakaya. 

Ngoài ra, những buổi tiệc rượu này cũng giúp những người cộng sự có thể tâm sự, quan tâm đến nhau nhiều hơn, không chỉ về những vấn đề liên quan đến công việc,mà còn có thể lắng nghe những ý kiến thật lòng từ những người đồng nghiệp của mình. 

Lợi ích của nominication sẽ giúp mọi người trong cùng một đội ngũ có thể thấu hiểu, cải thiện việc giao tiếp giữa các nhân viên với nhau, hơn thế còn đồng thời đem tác động tích cực đến hiệu quả công việc một cách dài lâu. Thế nên, dù bạn có bận rộn thế nào, cũng nên sắp xếp thời gian để tham gia những buổi tụ tập, tiệc mừng cùng công ty nhé! 

7. Đào tạo nhân viên thuật ngữ Nemawashi.

Nemawashi – 根回し: Thống nhất quyết định

Với sự đề cao tính tập thể trong văn hóa doanh nghiệp ở Nhật Bản, một quyết định quan trước một buổi họp sẽ được doanh nghiệp, tổ chức sẽ để mọi người trong công ty cùng bàn bạc, đưa ra quan điểm riêng, sau đó sẽ cùng đi đến quyết định một vấn đề nào đó, sau đó sẽ được đưa ra một lần nữa và chính thức thống nhất quyết định và quyết định đó được gọi là Nemawashi. 

Đây được xem là một nghi thức nhằm nhấn mạnh lại về quyết định đã được banh lãnh đạo đưa ra và cùng những người cộng sự của mình thống nhất từ trước, trong buổi họp sẽ chỉ công bố quyết định và đưa ra câu trả lời liên quan đến vấn đề liên quan đến quyết định. 

Tuy quy trình hỏi ý kiến nhân viên sẽ mất nhiều thời gian, nhưng nếu đào tạo nhân viên đúng cách, điều đó sẽ giúp cho buổi họp diễn ra thuận lợi và suôn sẻ, đặc biệt tránh những cuộc tranh cãi căng thẳng và không cần thiết giữa nhân viên trong buổi học. 

8. Đào tạo nhân viên thuật ngữ Karoshi.

Xứ sở hoa anh đào nổi tiếng là một cường quốc kinh tế lớn mạnh, điều đó đồng nghĩa với việc cường độ làm việc của người Nhật cực kỳ cao. Đối với các doanh nghiệp Nhật Bản, việc làm thêm giờ là một chuyện rất hiển nhiên, đây này cũng trở thành văn hóa làm việc đặc trưng của thị trường lao động.

Nhưng chính lý do người Nhật đặt công việc lên hàng đầu khiến họ lao động quên thời gian, dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng về sức khỏe. Điều này thể hiện qua việc mỗi năm số lượng người đột tử do làm việc quá sức đã từng trở thành tâm điểm thế giới.

Hiện tượng này từng gây chấn động quốc gia này từ cuối thập niên 70, và nó vẫn là vấn nạn xã hội cho đến thời điểm hiện tại. Và Karoshi chính là thuật ngữ nhằm nói đến vấn đề nhức nhối này của nước Nhật. 

Để lý giải về vấn đề tại sao người Nhật lại làm việc quên ngày đêm như vậy, vẫn phải quay lại những năm 70 của thế kỷ trước, khi mức lương của những người làm việc tại Nhật khá thấp. Nếu muốn có được một mức lương cao hơn, họ thường xuyên phải làm tăng ca.

Thêm một giai đoạn nữa vào những năm 90, khi thời kỳ kinh tế bong bóng nổ ra, các công ty Nhật đã có xu hướng cắt giảm nhân sự nhằm mục đích tái cơ cấu và giảm ngân sách doanh nghiệp, để thể hiện năng lực và năng suất làm việc, người lao động thường làm việc ngoài giờ để tránh bị đưa vào danh sách có nguy cơ bị sa thải. 

Cho đến thời điểm hiện tại, “Làm việc hết mình” vẫn luôn là khẩu hiệu nhằm nâng cao năng suất cũng như tạo ra hiệu quả công việc tối đa của người Nhật. Nhưng “Karoshi” bắt đầu xuất hiện trong doanh nghiệp Nhật và cũng trở thành một thuật ngữ tiêu cực có tiếng đối với văn hóa Nhật ảnh hưởng đến toàn cầu về câu chuyện lịch sử hình thành nên vấn nạn “làm việc đến chết”.

Hiện nay, chính phủ Nhật Bản đang có những chính sách làm việc giúp giảm thiểu tình trạng này, cũng như cải thiện chất lượng đời sống cho người lao động trực thuộc Nhật Bản. 

Kết luận.

Hy vọng rằng, với 8 thuật ngữ được nhắc đến ở trên, bạn có thêm những kiến thức liên quan đến văn hóa doanh nghiệp ở Nhật Bản. Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm về những chương trình đào tạo nhân viên về văn hóa làm việc của người Nhật hay những kỹ năng bổ ích để hỗ trợ cho công việc của mình, hãy đón đọc những nội dung hoặc tìm hiểu các khóa đào tạo của GOEN nhé!