Mục lục bài viết
- Đặc trưng về quản lý công việc của người Nhật và có nên đào tạo nhân viên cách quản lý công việc này?
- Xây dựng một phương pháp làm việc phù hợp.
- Đào tạo nhân viên để giúp xây dựng thái độ làm việc tích cực.
- Đào tạo nhân viên luôn cầu thị và học hỏi.
- Đào tạo nhân viên để họ luôn đúng giờ.
- Đề cao và tôn trọng văn hóa công ty.
- Đào tạo nhân viên luôn có ranh giới rõ ràng giữa công việc và đời sống cá nhân.
- Đào tạo nhân viên luôn có những câu khẩu hiệu vực dậy tinh thần.
- Đào tạo nhân viên luôn biết nói lời cảm ơn.
- Duy trì những mối quan hệ bền vững.
- Kết luận.
Đặc trưng về quản lý công việc của người Nhật và có nên đào tạo nhân viên cách quản lý công việc này?
Đến thời điểm hiện tại, các công ty, doanh nghiệp vẫn hay gặp những vấn đề trong quy trình quản lý công việc và không biết làm thế nào để đào tạo nhân viên cách quản lý công việc tại các công ty mà mình đang gắn bó, chính vì vậy mà hiệu suất công việc của họ bị giảm thiểu đáng kể.
Nói về một trong những quốc gia có tác phong làm việc chuyên nghiệp, không thể không nhắc đến người Nhật, họ luôn đạt năng suất công việc cực cao và luôn được rất nhiều các quốc gia trên thế giới ngưỡng mộ và học hỏi. Vậy nghệ thuật quản lý công việc của họ có gì? Và cách họ đào tạo nhân viên quản lý công việc như thế nào
Hãy cùng GOEN tìm hiểu rõ hơn.
Xây dựng một phương pháp làm việc phù hợp.
Khi bắt đầu một công việc gì, chúng ta cũng đều cần có phương pháp làm việc hiệu quả để đạt được chất lượng công việc tốt nhất.
Và đương nhiên, người Nhật cũng vậy. Họ luôn có kế hoạch cho công việc, với nhiều cách khác nhau, tất yếu phải phù hợp với tính cách và cách làm việc của họ. Cùng điểm qua một số phương pháp hay được người Nhật đào tạo nhân viên của họ và cũng như thường áp dụng trong công việc dưới đây.
Đào tạo nhân viên phương pháp quản lý bằng bảng KANBAN.
Phương pháp này từng rất nổi tiếng khi được ông M.OHNO đến từ thương hiệu Toyota Motor áp dụng cho doanh nghiệp.
Đây là một phương pháp làm việc đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả. Những công việc mà bạn cần làm sẽ được chia thành 3 cột:
- Cột kế hoạch (To do): Đầu tiên cần lập kế hoạch làm việc trong ngày hoặc trong tuần, sau đó được đặt trạng thái “To do”. Nhờ lập kế hoạch từ đầu, công việc của bạn sẽ có quy trình và được giải quyết theo thứ tự một cách rõ ràng
- Cột đang thực hiện (Doing): Khi bắt đầu vào giải quyết mỗi đầu việc, bạn sẽ đổi công việc từ trạng thái To do sang Doing, ghi thời gian dự kiến sẽ hoàn thành công việc, để đảm bảo mỗi đầu việc được xếp thời gian hợp lý và hoàn thành đúng hạn.
- Cột đã hoàn thành (Done): Khi đã hoàn tất tất cả những đầu việc, bạn có thể chuyển công việc sang cột Done, ghi chú ngày hoàn thành, với cột done sẽ hỗ trợ bạn làm báo cáo gọn gàng và chi tiết, thấy được thành quả công việc mà đạt được cũng như thúc đẩy những đầu việc tiếp theo được hoàn thiện nhanh chóng.
Đào tạo nhân viên phương pháp quản lý công việc HORENSO.
Horenso trong tiếng Nhật có nghĩa là “”rau bina”. Tuy nhiên trong triết lý kinh doanh, Horenso còn mang hàm ý cao hơn.
Horenso đại diện cho 3 từ viết tắt: “Ho, “Ren” và “So”
- “Ho” trong Hokodu, mang ý nghĩa là thông báo hoặc báo cáo (Report)
- “Ren” trong Renraku mang ý nghĩa là liên hệ hoặc cập nhật (Contact)
- “So” trong Sodan mang ý nghĩa của việc thảo luận và tham khảo (Consult)
Bạn chỉ cần nhớ đây là quy trình: Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận.
Đây là quy trình làm việc mà khi một vấn đề xảy ra, văn hóa làm việc của người Nhật khuyến khích họ báo cáo với cấp quản lý của mình để cùng giải quyết theo tập thể, thay vì giữ khó khăn cho riêng mình, họ có thể nhận lời khuyên hoặc lời chỉ đạo nhiều bên để cân nhắc và giải quyết vấn đề một cách tối ưu nhất.
Đào tạo nhân viên triết lý Kaizen.
Đây là một trong những triết lý kinh doanh tâm đắc của người Nhật, đã được áp dụng và đào tạo nhân viên trong một thời gian rất dài bởi các công ty, doanh nghiệp rộng khắp trên toàn thế giới. Thuật ngữ Kaizen được được ghép từ 2 từ:
- Kai có nghĩa là liên tục
- Zen có nghĩa là cải tiến.
Một số doanh nghiệp Nhật có tiếng và quy mô toàn cầu đã rất thành công nhờ vào triết lý này như: Honda, Toyota, Canon,… Chính vì thế triết lý Kaizen hiện nay đã được vô số doanh nghiệp thế giới áp dụng trong quá trình làm việc cũng như trong quy trình đào tạo nhân viên doanh nghiệp.
Trong triết lý Kaizen, có 10 nguyên tắc được tuân theo để đạt được lợi ích kinh doanh hiệu quả nhất xung quanh triết lý cốt lõi là: Không ngừng cải tiến
- Luôn rèn luyện tính tự giác và kỷ luật
- Luôn chú tâm vào lợi ích khách hàng
- Không ngừng cải tiến
- Văn hóa “Không đổ lỗi”
- Thúc đẩy một nền văn hóa doanh nghiệp mở
- Đẩy mạnh tinh thần teamwork
- Có sự liên kết của các bộ phận trong từng dự án
- Để nhân viên hiểu về tình hình hiện tại của doanh nghiệp
- Thúc đẩy năng suất làm việc
- Thiết lập những mối quan hệ tích cực
Đào tạo nhân viên phương pháp 5s.
Phương pháp 5s được xem là một phương pháp sắp xếp và quản lý công việc đề cao sự tự giác của nhân viên. Đây là phương pháp mang lại kết quả khá trực quan, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng và đào tạo cho nhân viên của mình.
5s được bắt đầu từ 5 chữ cái:
- Seiri – Sort – Sàng lọc
- Seiton – Straighten – Sắp xếp
- Seiso – Shine – Sạch sẽ
- Seiketsu – Standardize – Săn sóc
- Shitsuke – Sustain – Sẵn sàng
Phương pháp 5S mang hàm ý về một niềm tin về sức mạnh con người là không có giới hạn, mọi sự phát triển và cải tiến đều bắt đầu từ những vấn đề nhỏ bé nhất.
Đào tạo nhân viên chu trình PDCA.
Chu trình PDCA cũng là một trong những quy trình quản lý công việc cải tiến được chất lượng công việc, cái tên PDCA được viết tắt theo 4 giai đoạn: Plan – Do – Check – Act với:
- “Plan”: Tạo lập kế hoạch, xác định được mục tiêu công việc, thống kê và đánh giá nguồn nhân lực, thời gian thực thi và hoàn thành những mục tiêu đã đề ra.
- “Do”: Thực hiện đầu công viên đã lập kế hoạch đầy đủ và chi tiết.
- “Check”: Xem lại kết quả công việc đã làm, so với những mục tiêu đã đề ra sau đó kiểm tra và xem lại kết quả mình đã thự hiện tốt hay chưa, còn bổ sung hay sửa đổi như thế nào.
- “Act”: Thông qua những kết quả đã được kiểm tra lại, tiến hành sửa đổi và bổ sung những đầu công việc hoặc tác động phù hợp để điều chỉnh một chu trình mới một cách tốt hơn.
Đào tạo nhân viên – Kaizen, 5S, PDCA cũng là một phần quan trọng trong Quản lý công việc
Đào tạo nhân viên để giúp xây dựng thái độ làm việc tích cực.
Thái độ làm việc luôn là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng của những người đi làm. Vì thế mới có một câu nói trong văn hóa doanh nghiệp của Việt Nam thường hay nói. Đó là “Thái độ hơn trình độ”. Văn hóa làm việc này cũng đã được các doanh nghiệp áp dụng từ lâu, đây cũng chính là yếu tố to lớn khiến cho người Nhật thành công.
Đào tạo nhân viên luôn cầu thị và học hỏi.
Tính cầu thị luôn được người Nhật Bản đưa lên hàng đầu, điều này thể hiện rất rõ nét khi họ gặp một ai đó thường cúi người chào nhau, thể hiện một sự tôn trọng tuyệt đối đối với đối phương.
Họ cũng tin chắc rằng, mỗi người họ gặp đều sẽ mang đến những trải nghiệm quý giá để họ có thể học hỏi một điều gì đó, đem lại những lợi ích tốt đẹp cho bản thân. Đây được xem là một trong những tính cách tốt đẹp của người Nhật.
Vì vậy, để công ty phát triển thì cá nhân phải phải triển, và để cá nhân phát triển phải đào tạo họ thái độ cầu thị và học hỏi.
Đào tạo nhân viên để họ luôn đúng giờ.
Có một nguyên tắc làm việc bất di bất dịch của người Nhật, đó là họ không bao giờ sai hẹn. Đối với họ vấn đề thời gian luôn cần được tôn trọng tuyệt đối. Đối với họ, đúng giờ là một trong những khía cạnh quan trọng, thể hiện bộ mặt và danh dự của họ, vì thế trong mỗi cuộc hẹn, họ luôn đến đúng giờ hoặc sẽ đến sớm hơn so với lịch hẹn.
Đối với việc tuân thủ giờ giấc, đó là một thói quen trong cách quản lý công việc giúp họ trở thành một nhân viên, một người sếp có sự tôn trọng khách hàng, đối tác cũng như những người đồng nghiệp của mình, nhờ điều đó mà họ đem lại những kết quả tốt, không chỉ riêng đối với công việc, mà còn trong những vấn đề đời sống hằng ngày của họ.
GOEN sẽ có thể hỗ trợ đào tạo để nhân sự của anh chị biết cách quản lý thời gian hợp lý và tăng năng suất công việc.
Đề cao và tôn trọng văn hóa công ty.
Có một văn hóa làm việc của người Nhật mà hầu như không phải doanh nghiệp nước nào cũng làm được và cũng đào tạo nhân viên thành công, đó là họ luôn xem công ty như ngôi nhà thứ hai của mình. Nơi họ sẽ cống hiến, xây dựng và hoàn thiện bản thân hơn mỗi ngày.
Mỗi một công ty đều chắc chắn được bồi đắp một nền văn hóa cũng những quy tắc, nghệ thuật quản lý công việc và chuẩn mực riêng để nhân viên có thể tuân thủ. Và tất nhiên, mọi người sẽ luôn thực hiện đúng các quy định của công ty, tôn trọng cấp trên và luôn thể hiện sự tôn trọng của mình bằng cách cúi đầu chào hỏi.
Đào tạo nhân viên luôn có ranh giới rõ ràng giữa công việc và đời sống cá nhân.
Có một cách quản lý công việc mà chỉ người Nhật làm được nhưng đối với những nhân sự ở các doang nghiệp, tại các Quốc gia khác chưa hình thành được thói quen này. Đó là người Nhật luôn hết mình trong công việc, họ thật sự sẽ dành 100% tinh thần của họ khi đang ở công ty mà không để bản thân bị ảnh hưởng hay xao lãng những vấn đề cá nhân của họ.
Chỉ khi nào công việc kết thúc, họ mới bắt đầu thể hiện cảm xúc cá nhân và tâm tình những câu chuyện ngoài lề cuộc sống.
Đến khi trở lại với công việc, mọi vấn đề xung quanh bản thân đề được họ cất lại ngăn nắp và tiếp tục dồn hết tâm trí cho công việc, đây chính là một thói quen, một nếp sống mà bất kỳ ai cũng nên học hỏi.
Nếu nhân viên được đào tạo kỹ năng này, hiệu suất làm việc chắc chắn sẽ tăng cao.
Đào tạo nhân viên luôn có những câu khẩu hiệu vực dậy tinh thần.
Tác phong làm việc của người Nhật luôn chủ động và nhanh nhẹn, họ cũng cực kỳ biết suy nghĩ và quan sát những người đồng nghiệp của mình. Chính vì thế, nếu như họ thấy mọi người xuống tinh thần, họ sẽ ”tái khởi động” cơ thể bằng cách hô vang khẩu hiệu.
Có một dấu ấn đặc biệt khác trong văn hóa làm việc của người Nhật, đó là họ sẽ dành thời gian vào mỗi buổi sáng, có một buổi gặp gỡ ngắn với nhau, kể những câu chuyện tâm sự nho nhỏ, những lời khen ngợi, động viên, hay cả nhắc nhở để mỗi cộng sự được tiếp thêm một phần năng lượng.
Việc đào tạo nhân viên quản lý có các kỹ năng này sẽ giúp họ tạo được đồng lực cho cấp dưới vượt qua các áp lực công việc.
Đào tạo nhân viên luôn biết nói lời cảm ơn.
Người Nhật luôn nói lời cảm ơn dù trong bất bất kỳ tình huống hay câu chuyện nhỏ nhất. Chỉ cần ai cho họ một chiếc bánh, một món đồ hay giúp đỡ họ dù chỉ là một việc gì đó, họ đề sẽ nở nụ cười với lời cảm ơn trên môi.
Duy trì những mối quan hệ bền vững.
Một đặc điểm cực kỳ nổi trội khác trong phong cách làm việc của người Nhật, đó là luôn đặc biệt tôn trọng đối tác, họ cực kỳ xem trọng những mối quan hệ hợp tác một cách lâu dài cũng như tôn trọng đối tác của mình.
Điều này được thể hiện qua cách họ nhận danh thiếp từ một người một cách trang trọng, họ cũng ưu tiên việc gặp mặt trực tiếp nhiều hơn là việc trao đổi công việc qua điện thoại hay email, điều này cho thấy mỗi mối quan hệ họ đều cực kỳ giữ gìn và xem trọng dài lâu.
Kết luận.
Ngoài những phương pháp đào tạo nhân viên quản lý công việc của người Nhật được GOEN đề cập đến, thái độ làm việc của người Nhật vẫn luôn là một điểm mấu chốt cực kỳ quan trọng khiến họ làm việc và kết hợp cùng tập thể một cách chặt chẽ, không gặp quá nhiều vấn đề trong một quá trình vận hành công việc.
Đây cũng là những yếu tố mà công ty có thể tiến hành đào tạo nhân viên và những người đi làm có thể học hỏi và áp dụng để hiệu suất công việc của bạn đạt hiệu suất tốt hơn. Vì thế ngoài nghệ thuật sắp xếp công việc, hãy đào tạo nhân viên và giúp họ học cả thái độ làm việc của người Nhật nữa nhé!
