ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN PHƯƠNG PHÁP KAIZEN

Nếu như bạn là người làm từng làm việc trong các doanh nghiệp Nhật, ắt hẳn bạn sẽ khá quen thuộc với các thuật ngữ đào tạo trong văn hóa Nhật Bản. Trong đó phải kể đến phương pháp làm việc Kaizen, được xem là một trong cách làm việc nổi bật và được đánh giá cao bởi xứ hoa anh đào. 

Cùng GOEN tìm hiểu xem, phương pháp Kaizen này có gì đặc biệt để có thể thúc đẩy quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như thế nhé! 

Trước khi đào tạo, làm rõ phương pháp Kaizen là gì?

Kaizen là một trong những công cụ trong quản lý công việc của nhân sự, được áp dụng để thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục, không chỉ một phần nhân sự trong doanh nghiệp, mà tất cả mọi người đều sẽ quan tâm đến việc cải thiện môi trường làm việc không ngừng nghỉ, kể cả áp dụng cho bên ngoài cuộc sống mỗi cá nhân và gia đình.

Phương pháp Kaizen bao gồm nhiều bước thực hiện như tìm kiếm và phân tích các vấn đề, đề xuất các giải pháp, triển khai các giải pháp đó và đánh giá kết quả. Nó cũng đòi hỏi sự tham gia chủ động của toàn bộ nhân viên, để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng cách và đạt được hiệu quả tối đa.

Kaizen đã được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới trong các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ và quản lý để giúp các tổ chức tăng cường năng suất, tối ưu hóa chất lượng và giảm chi phí sản xuất. 

Thực hiện Kaizen ít tốn kém về vả nhiều khía cạnh, nhưng lại mang hiệu quả cao trong quá trình  nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như các chi phí hoạt động. 

Hiểu rõ nguồn gốc của Kaizen

Kể từ năm 1986, để nhắc đến khái niệm cơ bản của thuật ngữ Kaizen, cuốn sách “Kaizen chìa khoá của sự thành công” cũng chính là ấn phẩm đầu tiên được xuất bản và nói về khái niệm này. 

Kaizen là một phương pháp quản lý chất lượng, được phát triển tại Nhật Bản. Nó được định nghĩa là sự cải tiến liên tục trong mọi hoạt động và quá trình của một tổ chức.

Từ “Kaizen” được tạo ra bằng cách kết hợp hai chữ “kai” có nghĩa là “thay đổi” và “zen” có nghĩa là “tốt hơn”. Do đó, phương pháp Kaizen nhấn mạnh vào việc cải thiện liên tục để đạt được sự hoàn thiện và tối ưu hóa quá trình sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của một tổ chức.

Đặc điểm của Kaizen 

Một số đặc điểm cơ bản của Kaizen có thể nhắc đến như sau:

• Phương pháp Kaizen coi trọng việc cải thiện hay cải tiến liên tục trong mọi hoạt động và quá trình của một phòng ban, tổ chức hay một doanh nghiệp.
• Nhân viên chính là tài sản quan trọng của một tổ chức, luôn tạo động lực để họ chủ động tham gia trong quá trình cải tiến và phát triển doanh nghiệp.
• Yêu cầu sự chủ động và tính cam kết đến từ tất cả các cấp độ của tổ chức.
• Tập trung vào khách hàng: Kaizen đặt khách hàng là trung tâm và tập trung vào cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Sự kết hợp giữa hiệu quả và động lực: Kaizen không chỉ tập trung vào việc cải thiện hiệu quả mà còn tạo động lực cho nhân viên để tham gia vào quá trình cải tiến.
• Kaizen yêu cầu sự đồng thuận và hợp tác giữa tất cả các bộ phận trong tổ chức để đạt được mục tiêu cải tiến chung.
• Kaizen đưa ra các chỉ tiêu và phương pháp để đo lường, đánh giá kết quả của quá trình cải tiến, từ đó tạo ra những phương án cải tiến tiếp theo.

Sự khác nhau giữa khái niệm Kaizen và Đổi mới (Innovation)

Kaizen và đổi mới (innovation) là hai khái niệm khác nhau trong quản lý tổ chức, với hai mục đích khác nhau.

Kaizen là một phương pháp cải tiến liên tục trong hoạt động sản xuất và quản lý tổ chức, nhằm tăng cường năng suất và chất lượng, giảm chi phí sản xuất và tối ưu hóa quy trình. Nó tập trung vào việc tìm kiếm và đề xuất các giải pháp cải tiến nhỏ nhất và liên tục để nâng cao quy trình sản xuất. Kaizen không yêu cầu một sự thay đổi lớn, thay vào đó là các cải tiến nhỏ và liên tục trong quá trình sản xuất và quản lý tổ chức.

Trong khi đó, đổi mới là sự thay đổi hoàn toàn mới trong sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình kinh doanh của tổ chức, nhằm tạo ra giá trị mới và khác biệt so với các sản phẩm hoặc dịch vụ truyền thống đã có. Đổi mới đòi hỏi một sự thay đổi lớn trong cách tiếp cận kinh doanh, công nghệ, phát triển sản phẩm, dịch vụ và cách thức tiếp cận thị trường.

Đào tạo các nguyên tắc của Kaizen 

Nguyên tắc kaizen: Không ngừng cải tiến 

Có 10 nguyên tắc không ngừng cải tiến của Kaizen, được phát triển bởi nhà quản lý Nhật Bản Masaaki Imai như sau:

1. Tập trung vào khách hàng: Tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2. Giám sát quy trình: Theo dõi và đánh giá quy trình sản xuất để tìm ra các vấn đề và cơ hội cải tiến.
3. Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hoạt động cải tiến.
4. Khuyến khích mọi người liên tục đề xuất và triển khai các cải tiến nhỏ.
5. Triển khai các giải pháp cải tiến một cách nhanh chóng.
6. Lấy các sự kiện thực tế làm cơ sở để đưa ra các giải pháp cải tiến.
7. Phân tích và tìm nguyên nhân thực sự và cốt lõi khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra.
8. Giải quyết vấn đề ngay tại chỗ khi vấn đề xảy ra.
9. Tìm kiếm và giữ chân nhân viên có năng lực và khả năng Kaizen tốt.
10. Khuyến khích các hoạt động cải tiến và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. 

Nguyên tắc kaizen: Tập trung vào khách hàng

Nguyên tắc lấy khách hàng làm trung tâm của Kaizen là một trong những phương pháp được xem là quan trọng nhất. Nguyên tắc này tập trung vào việc đưa khách hàng vào trung tâm quá trình cải tiến, đảm bảo rằng mọi hoạt động và quyết định đều được định hướng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, luôn cung cấp sự phản hồi nhanh chóng và chính xác cho khách hàng, nhằm cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp cũng như tạo niềm tin cho khách.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đưa ra được giải pháp, dựa trên ý kiến và phản hồi của khách hàng để cải tiến và tạo ra sản phẩm, dịch vụ tốt hơn trong quá trình cải tiến sản xuất.

Nguyên tắc kaizen:Thúc đẩy văn hóa mở 

Thúc đẩy văn hóa mở trong Kaizen là một trong những cách để tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người được khuyến khích để chia sẻ ý tưởng, góp ý và học hỏi lẫn nhau, tạo nên sự đổi mới và liên tục phát triển, cải thiện sự hiệu quả của quy trình sản xuất và dịch vụ, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự tương tác và tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên trong tổ chức. 

Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp luôn có quyền đóng góp ý tưởng, đưa ra góp ý để cải thiện quy trình sản xuất, doanh nghiệp cũng cần tạo ra một môi trường làm việc an toàn và tin tưởng, không sợ bị cấp trên trách móc hay phê bình. Như vậy, bản thân mỗi người nhân viên cũng được học hỏi từ những sai sót hay những ưu điểm của bản thân lẫn đồng nghiệp. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần sử dụng công nghệ để tạo ra một môi trường làm việc mở và kết nối giữa các nhân viên.  

Nguyên tắc kaizen: Xây dựng văn hóa không đổ lỗi

Xây dựng văn hóa làm việc không đổ lỗi trong Kaizen là rất quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích đổi mới và cải tiến liên tục, khi có lỗi sai, lập tức nhận thấy được trách nhiệm từ bản thân.

Tất cả nhân viên trong tổ chức nên được đào tạo và thực hiện công việc của mình một cách nghiêm túc và có trách nhiệm.

Các doanh nghiệp đi theo triết lý Kaizen thường tổ chức thiết lập quy trình để phát hiện và khắc phục lỗi trong quy trình sản xuất và dịch vụ, điều này giúp ngăn chặn sự cố xảy ra và giảm thiểu tối đa những lỗi tiềm ẩn, sau đó thay vì chỉ xử lý những lỗi thấy ngay trước mắt, nên tìm hiểu nguyên nhân thực sự và tìm cách khắc phục nó. Điều này ngăn chặn sự cố tái diễn cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. 

Nguyên tắc kaizen: Đề cao tinh thần làm việc nhóm

Phương pháp Kaizen rất ủng hộ việc giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nhóm, điều này là rất quan trọng để đạt được kết quả tốt nhất. Tạo ra một môi trường làm việc tương trợ lẫn nhau. Đó cũng là lý do mà các doanh nghiệp luôn cố gắng tạo ra một môi trường làm việc tích cực, bao gồm khía cạnh đào tạo, trang bị công cụ và thiết bị cần thiết, cùng các nguồn tài nguyên khác để giúp các nhóm làm việc thực hiện dự án của họ hiệu quả nhất.

Quá trình làm việc nhóm cũng nên được giám sát để đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm, tiến hành các bước làm việc rõ ràng để doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu.

Nguyên tắc kaizen:Triển khai quy trình liên hệ giữa các phòng ban

Dựa vào nguyên tắc Kaizen, các nguồn nhân sự với mục đích hoàn thành dự án cần có cách tổ chức, bố trí, chọn lọc từ doanh nghiệp. Ví dụ như các chuyên ngành, phòng ban hay bộ phận, thậm chí khi cần thiết, các doanh nghiệp có thể tuyển dụng thêm nguồn nhân lực outsource (hay còn gọi là nguồn nhân lực ngoại ban, nguồn nhân lực bên ngoài), điều này tạo nên sự liên kết bộ phận cực kỳ cao. 

Nguyên tắc kaizen: Rèn luyện kỷ luật, ý thức tự giác 

Trong văn hóa Nhật Bản, tính cách kỷ luật và tự giác của mỗi người Nhật đã được hình thành từ rất lâu ngay trong gia đình, giáo dục hay các tổ chức xã hội. Trong doanh nghiệp, nhân sự cũng có được sự thích nghi về các quy tắc tác phong này theo cách tự nguyện, họ luôn tuân theo nội quy công ty đề ra một cách nghiêm túc. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có những khóa học đào tạo nội bộ để có thể đồng nhất giữa lợi ích cá nhân và tầm nhìn, sứ mệnh cũng giá trị cốt lõi doanh nghiệp.  

Nguyên tắc kaizen: Tạo lập mối quan hệ hữu nghị

Những vấn đề trong mối quan hệ công sở là khó tránh khỏi, tuy nhiên không phải vì thế mà doanh nghiệp không khuyến khích tình đồng nghiệp tích cực được hình thành, không đối đầu, gây hấn hay gây hiềm khích lẫn nhau, luôn coi trọng lợi ích của tập thể hơn lợi ích cá nhân.

Đó cũng là lý do mà các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho các cấp nhân sự, không kể cấp cao hay cấp thấp đều rất được chú trọng trong các doanh nghiệp Nhật, nhằm đảm bảo quá trình truyền đạt thông tin trong nội bộ hiệu quả. Chính điều này cũng sẽ giúp tạo dựng niềm tin, sự đoàn kết và trung thành của nhân viên. 

Nguyên tắc kaizen: Thường xuyên chia sẻ thông tin đến nhân viên

Luôn duy trì việc chia sẻ thông tin một cách minh bạch và liên tục đến toàn thể nhân viên, vì nếu không hiểu được tình hình hay thực trạng hiện tại của doanh nghiệp nhân viên sẽ không thể đạt được kết quả tốt nhất trong công việc. Một nhân viên xuất sắc khi và chỉ khi họ thấu hiểu được nhiệm vụ, trách nhiệm và giá trị công việc mà họ đang đảm nhiệm. Cũng là cách để họ có thể san sẻ khó khăn của các cộng sự trong một tập thể.

Nguyên tắc kaizen: Khuyến khích gia tăng năng suất

Đào tạo kỹ năng nhân viên cũng là cách để họ có thể đề cao trách nhiệm của không chỉ cá nhân, mà còn là một tập thể trong công việc, các quản lý có thể phân chia quyền hạn cụ thể theo từng cấp bậc.  

Bên cạnh đó, đồng thời khuyến khích nhân viên, phát huy tính chủ động và sáng tạo, đưa ra những phản hồi và đóng góp ý kiến, công nhận và khen thưởng kịp thời những nỗ lực và đóng góp của cá nhân của nhân viên   

Lợi ích Kaizen

Lợi ích hữu hình

Nhờ vào việc tích lũy những cải tiến nhỏ nhưng lại hình thành được những kết quả to lớn trong thời gian dài, giảm được lãng phí, tăng năng suất trong quá trình sản xuất và vận hành. Chẳng hạn như: Gia giảm hàng tồn kho, những mặt hàng không đạt tiêu chuẩn hay thời gian tìm kiếm hàng hóa, các khâu vận chuyển và kể cả việc trau dồi kỹ năng nhân viên.

Với những điều trên nhìn chung sẽ giúp cải tiến và đồng bộ hệ thống vận hành doanh nghiệp (kể cả ngắn hạn và dài hạn) cũng như trong quá trình vận hành sản xuất.   

Lợi ích vô hình

Phương pháp Kaizen cũng chính là cách gián tiếp tạo động lực bên trong cho nhân viên, vì khi nâng cao năng suất và tinh thần làm việc, nhân viên sẽ nhận thức được vấn đề của họ một cách cẩn thận hơn.

Kaizen cũng là tạo cơ hội cho mỗi cá nhân có quyền đưa ra những đề xuất cải thiện, được lắng nghe và ghi nhận ý kiến. Góp phần xây dựng nền văn hoá, thói quen tự giác và kỷ luật trong doanh nghiệp, thúc đẩy  được tinh thần làm việc tập thể và tăng tính đoàn kết nội bộ. 

Quy trình áp dụng Kaizen 

Các bước áp dụng   

Nhìn chung để thực hiện Kaizen, đó là một kế hoạch được xây dựng bài bản, tuy nhiên để ngắn gọn hơn, GOEN sẽ đưa ra 8 bước dưới đây, bạn có thể xem thêm và thực hiện một cách chi tiết hơn cho doanh nghiệp của mình. 

• Bước 1: Lựa chọn chủ đề hoặc khía cạnh mà doanh nghiệp cần Kaizen.
• Bước 2: Tìm hiểu thực trạng của khía cạnh ấy và xác định được mục tiêu Kaizen.
• Bước 3: Tìm hiểu kỹ lưỡng nguyên nhân gốc rễ của thực trạng.
• Bước 4: Xác định giải pháp tối ưu nhất. 
• Bước 5: Thực hiện giải pháp để Kaizen. 
• Bước 6: Phân tích kết quả.
• Bước 7: Tiếp tục tối ưu và chuẩn hóa giải pháp.
• Bước 8: Lặp lại quy trình Kaizen đã được chuẩn hóa giải pháp.

Thời điểm áp dụng 

Thật ra bất cứ khi nào cũng có thể áp dụng phương thức Kaizen, bởi tất cả mọi người và cũng ở tất cả mọi địa điểm. Nhưng điều đặc biệt của Kaizen chính là phương thức đổi mới được thực hiện liên tục, cho dù không phải lần cải tiến nào cũng thành công, nhưng sau lần ‘thất bại’ ấy vẫn được xem là giải pháp không thích hợp để quay trở lại từ những điều cơ bản, mục đích của cuối cùng của Kaizen vẫn là để duy trì động lực, giúp cải tiến hơn nữa và ngăn chặn sự tự thỏa mãn và trì hoãn sau khi đạt được thành công.

Kết luận

Hy vọng rằng qua những thông tin trên, các bạn đã hiểu tường tận về phương pháp Kaizen, cũng như có thể áp dụng cho doanh nghiệp hay đội ngũ của mình, để cho mỗi thành viên trong đội ngũ đều có thể phát triển từng chút một và vượt trội theo thời gian. Đã có rất nhiều doanh nghiệp Nhật Bản có tầm ảnh hưởng toàn cầu khi thực hiện phương pháp cải tiến này, chính vì vậy hãy áp dụng ngay từ bây giờ nếu có thể nhé!

Hãy đón chờ những tin tức mới nhất từ GOEN hoặc đăng ký trao đổi MIỄN PHÍ ngay hôm nay để GOEN có cơ hội tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn đào tạo nhân viên. Hơn thế nữa, nếu bạn nhanh tay đăng ký trao đổi, bạn sẽ được miễn phí 5 suất đánh giá năng lực nhân sự bởi hệ thống đánh giá hàng đầu từ GOEN. Nhanh chóng liên hệ cùng chúng tôi nhé !