ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN QUẢN LÝ KPI HIỆU QUẢ

KPI là gì?

KPI có tên tiếng anh cụ thể là Key Performance Indicator, có thể hiểu nôm na là chỉ số hiệu suất làm việc hay hoạt động của một cá nhân, một bộ phận hay một doanh nghiệp.

KPI còn được biết đến với tên gọi khác như: Chỉ số kinh doanh hoặc tỷ lệ thực hiện. 

Lợi ích đào tạo nhân viên và áp dụng KPI trong công việc

KPI sẽ được đánh giá tùy thuộc vào hệ thống quản trị tổng thể của công ty theo quy mô đơn giản hay phức tạp, cùng với đó là mỗi bộ phận, dựa vào những nhiệm vụ được đề ra ngay từ đầu, để có chỉ số KPI khác nhau cho mỗi thành viên trong một tập thể. Dựa trên thực tiễn, KPI đem đến vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp: 

• Đo lường được chất lượng làm việc của mỗi cá nhân, tổ chức, phòng ban, doanh nghiệp, nhất là đối với các quản lý, dựa vào KPI có thể đánh giá được công việc của các cấp nhân viên mà không cần phải theo sát nhân viên từng ngày. 
• KPI tạo động lực cho nhân viên cố gắng nhiều hơn, vì khi đạt hoặc vượt KPI do công ty đề ra, mỗi nhân viên hay cả một tập thể sẽ nhận được những phần thưởng hay phúc lợi nhằm khích lệ tinh thần. 
• KPI giúp công ty định hình được mục tiêu và tầm nhìn phát triển quy m ô, tổ chức trong tương lai gần và xa. 

Đào tạo cấp quản lý các loại KPI để sử dụng hợp lý 

Dựa vào mục đích cũng như mục tiêu doanh thu công ty, mà ban lãnh đạo hay các cấp quản lý sẽ đề ra cũng như theo dõi KPI theo những mô hình và yếu tố khác nhau, việc xây dựng KPI ngay thời điểm ban đầu là điều nên làm, như vậy sẽ đạt hiệu quả tối ưu nhất cho hoạt động của doanh nghiệp, mỗi phòng ban cũng sẽ có cho riêng mình những thước đo KPI khác nhau.   

KPI kinh doanh 

KPI kinh doanh nhằm đo lường khả năng đạt được những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn dựa theo các  chỉ số kinh doanh, sau đó định hướng lại quy trình kinh doanh với những yếu tố trọng điểm quan trọng và xác định giai đoạn đang gặp vấn đề.  

KPI tài chính

KPI tài chính là những chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động như thế nào cũng như khía cạnh tạo ra doanh thu ra sao. Loại KPI này là dạng KPI “cấp cao”,  thường được quan tâm, xem xét và quản lý bởi bộ phận tài chính và ban lãnh đạo.     

KPI bán sản phẩm

KPI bán sản phẩm được xem là thước đo năng lực áp dụng cho đội ngũ bán hàng nhằm theo dõi khả năng đạt được mục tiêu từ việc bán hàng của các nhân ciên, KPI cũng sẽ theo dõi được số liệu bán hàng, theo dõi kết quả hàng tháng để nắm được tốc độ tăng trưởng để có thể tiếp cận doanh thu một cách bền vững.    

KPI quản lý dự án 

Đối với KPI quản lý dự án, để theo dõi tiến độ của các dự án cũng như phần trăm đạt được những mục tiêu đã đề ra, các công ty sẽ dựa vào số liệu thực tiễn để xác định mỗi dự án có tỷ lệ thành công như thế nào hay khả năng có thể đáp ứng được yêu cầu trong các thời điểm quan trọng.

Cần đào tạo để phân biệt KPI cấp cao và cấp thấp 

KPI cấp cao thể hiện hiệu suất tổng thể của công ty, chẳng hạn của một KPI cấp cao cho việc bán hàng như sau: Mức độ tăng trưởng định kỳ, doanh thu hàng tháng, hàng quý, hàng năm cũng như mặt bằng chung về thị phần phân bổ khách hàng ở mỗi giai đoạn. 

Đối với KPI cấp cao, các cá nhân, đơn vị bán lẻ không bị ảnh hưởng nhiều vì số liệu này khá tổng quan, đó cũng là kết quả phân tích được đưa ra của một hay nhiều tập thể dựa trên nhiều ban ngành của doanh nghiệp.        

Đối với KPI cấp thấp, sẽ cho thấy những con số hiệu suất cụ thể hơn, đây là kết quả phân tích của mỗi phòng ban hay một cá nhân cụ thể và có tác động trực tiếp đối với tốc độ thúc đẩy bán hàng và mua hàng của các đơn vị bán lẻ.   

Cách sử dụng KPI  

KPI có thể được sử dụng không chỉ để giám sát các chỉ số hiệu suất làm việc của công ty đối với tất cả các phòng ban, mà khi doanh nghiệp sử dụng bảng KPI sẽ thấy được một tầm nhìn tổng quan cũng như những mốc và mục tiêu kinh doanh quan trọng trong một giai đoạn rộng mở của doanh nghiệp.

KPI còn được xem là công cụ hữu ích để có thể báo cáo thời gian thực tế của việc thu thập, phân tích, chứng minh và lập ra các chỉ số quan trọng trong mỗi lĩnh vực, khía cạnh cần thiết của công ty, tất nhiên đối với mỗi mục tiêu ở mỗi chuyên ngành khác nhau, bạn có thể xây dựng, theo dõi thành tích của mỗi mục tiêu một cách khác nhau.     

Bạn đừng quá lo lắng về những chỉ số hiệu suất nằm trong bảng KPI phức tạp, bởi đối với công nghệ 4.0 phát triển như hiện nay, luôn có sẵn những công cụ quản lý, tính toán chỉ số KPI tích hợp cùng các phần mềm quản lý công việc, dự án một cách tối ưu nhất để thực hiện.    

Giá trị lớn nhất mà một KPI dựa trên các phần mềm, công cụ hiện đại mang đến đó là khả năng cung cấp thông tin theo thời gian thực tế về hiệu suất kinh doanh của một công ty, dựa vào kết quả này mà các nhà lãnh đạo cũng như đội ngũ quản lý có thể dễ dàng đưa ra các quyết định hơn dựa trên dữ liệu thực tế, có căn cứ để phân tích cũng như đưa ra kết quả sáng tạo và chiến lược, thay vì chỉ dựa vào trải nghiệm và cảm giác của một cá nhân hay khảo sát từ một tập thể thiếu tính khách quan. 

Một bảng KPI dựa trên số liệu và thời gian thực tế toàn diện cũng sẽ giúp các quản lý, ban lãnh đạo nhận ra khu vực nào đang có vấn đề, tiếp đến sẽ tìm ra giải pháp để xử lý những việc quan trọng trong mô hình KPI nhằm đạt đến mục tiêu của doanh nghiệp một cách sâu sát nhất.

Đào tạo quy trình xây dựng hệ thống có chỉ số KPI 

Phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh của mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án mà sẽ có những quy trình hay phương xây dựng KPI khác nhau, điều quan trọng là mục đích và cách xây dựng của từng cá nhân, tổ chức cũng như tổng thể mục tiêu của một doanh nghiệp.

Tất nhiên, nhìn chung vẫn sẽ có một quy chuẩn về quy trình hay các yếu tố để xây dựng hệ thống chỉ số KPI như sau: 

Xác định được đối tượng, chủ thể cho KPI

Các bộ phận tự xây dựng hệ thống KPIs: Bảng KPI có thể do các bộ phận, tập thể hay các cấp quản lý trực tiếp xây dựng cho mỗi vị trí trong bộ phận, phòng ban, hoặc mỗi cá nhân cũng có thể tự đặt ra KPI cho mình dựa trên sự hướng dẫn, hỗ trợ của người có chuyên môn hay các cấp quản lý.

Người xây dựng hay giám sát và điều chỉnh KPIs của mỗi cá nhân trong một phòng ban thường là Trưởng bộ phận, cấp quản lý trục tiếp, đây được xem là người nắm rõ năng lực và theo sát những nhiệm vụ, yêu cầu của mỗi nhân sự thuộc cấp.

Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, tất nhiên KPI của một số cá nhân sẽ do ban lãnh đạo xây dựng và điều chỉnh, hoặc KPI của mỗi nhân viên tự xây dựng sẽ đi theo mục tiêu chung cũng như chiến lược ngắn và dài hạn của doanh nghiệp

Ưu điểm 

Những chỉ số KPIs do ban lãnh đạo hay các cấp quản lý tự xây dựng sẽ có tính khả thi cao, điều này thể hiện được rõ trong số liệu tổng quan chung của doanh nghiệp, chỉ số cũng thể hiện rõ nét được chức năng, nhiệm vụ riêng biệt của từng bộ phận.   

Nhược điểm 

Đối với các cấp quản lý, việc tự xây dựng KPI cho mỗi cá nhân tuy có thể theo sát được mục tiêu doanh nghiệp nhưng vẫn có một vài hạn chế thiếu đi sự khách quan trong việc xây dựng hệ thống chỉ số KPIs, chẳng hạn như ban lãnh đạo đặt mục tiêu quá thấp hay quá cao cho nhân viên nếu như không hiểu được khả năng của mỗi người.

Giải pháp

Nếu xây dựng KPIs theo hình thức dựa theo đối tượng hay chủ thể, doanh nghiệp cần có một hội đồng hay những cá nhân có chuyên môn cho mỗi lĩnh vực để thẩm định, đánh giá công việc của bộ phận, phòng ban và đưa ra hiệu suất làm việc cho mỗi người. 

Xác định rõ quyền hạn và nhiệm vụ của các bộ phận

Ngoài xây dựng KPI tổng quan để hướng đến mục tiêu tổng thể dài hạn của doanh nghiệp, cần xác định rõ những việc cần làm của mỗi bộ phận, phòng ban cho từng dự án.

Bởi mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có những chức năng cũng như nhiệm vụ khác nhau, nên phải đúng tính chất công việc thực tế của mỗi đội ngũ để có thể giao nhiệm vụ KPI cho đúng. 

Xác định rõ quyền hạn nhiệm vụ của mỗi bộ phận trước khi thiết lập KPI

Ngoài KPI cho các bộ phận, mỗi cấp quản lý sẽ đề ra KPIs cho mỗi cá nhân trong từng bộ phận, gồm những thông tin mô tả công việc và nhiệm vụ một cách rõ ràng, gắn liền với trách nhiệm của từng vị trí nhân sự. Đây sẽ chính là yếu tố quan trọng để ban lãnh đạo hay doanh nghiệp có thể dựa vào để xây dựng được hệ thống chỉ số KPI hợp lý. Mỗi cá nhân trong từng bộ phận sẽ đều tuân thủ thực hiện đúng với khả năng và những trách nhiệm của mình để đạt được mục tiêu đã được cấp trên đề ra.

Xác định chỉ số hiệu suất 

Các chỉ số hiệu suất cốt lõi của bảng KPI sẽ phân chia theo những tiêu chí căn bản sau:

Chỉ số KPIs của bộ phận 

Dựa vào chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận. Người chịu trách nhiệm hệ thống KPIs sẽ xây dựng các chỉ số đặc trưng chung cho toàn bộ phận. Đây cũng là cơ sở để xây dựng KPIs cho mỗi nhân viên.

Chỉ số KPIs cho từng nhân viên

Tầm nhìn và trách nhiệm của cấp quản lý khi xây dựng chỉ số KPIs cho nhân viên thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Vì vậy, các chỉ số KPIs thường được tạo nên dựa vào trọng trách của mỗi nhân viên ở các vị trí khác nhay, sau đó sẽ nên những chỉ số KPIs của mỗi bộ phận.

Xác định sườn thành tích cho mỗi điểm kết quả của KPI

Tùy thuộc vào mức độ hoàn thành và sự hiệu quả của công việc để có thể xác định được điểm thành tích khác nhau.

Nếu các điểm hoàn thành càng được chia nhỏ, cấp trên đánh giá công việc cho nhân viên sẽ dễ dàng và khách quan hơn. Thế nhưng, bên cạnh ưu điểm vừa nhắc đến, vẫn có nhược điểm của việc chia điểm các mức điểm quá nhỏ, sẽ tạo nên những khó khăn nhất định trong quy trình xây dựng KPI, nhất là vấn đề sai sót về thời gian.  

Mục đích cuối cùng của việc tồn tại của chỉ số KPI không phải là đo lường cái gì và đo lường như thế nào mà là đạt được mục tiêu kinh doanh chung được đề ra của doanh nghiệp từ chiến lược được xây dựng trước đó.

Vì thế việc thu thập được những chỉ số hiệu suất phải “biết nói”, ít nhất mô hình KPI phải thể hiện rõ được mục đích mà doanh nghiệp muốn hướng đến. 

Khi xác định được sườn thành tích cần đạt được trong mỗi giai đoạn, cá nhân hay tập thể đấy sẽ thấy được khoảng cách từ thực tại đến mục tiêu kinh doanh có thể đạt được một cách rõ nét hơn.

Đo lường, tổng kết và điều chỉnh KPI 

Dựa trên các chỉ số thành tích, hay các khung điểm kể , cấp quản lý hay các trưởng bộ phận sẽ tổng kết và đưa ra những kết luận, góp ý cũng như điều chỉnh các yếu tố để phù hợp cho việc hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp.

Tất nhiên, vẫn sẽ phụ thuộc vào chuyên môn và năng lực của từng bộ phận, cá nhân để sự điều chỉnh này trở linh hoạt hơn.

Mô hình KPI nếu nói đó là mô hình đơn giản thì câu trả lời là không, nhất là đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn.

Chính vì vậy ban lãnh đạo có thể thuê chuyên gia tư vấn, thậm chí là cả một đội ngũ có chuyên môn, giàu kinh nghiệm, đào tạo nhân viên, kết hợp cùng bộ phận nhân sự và các cấp quản lấy trực tiếp trong công ty để có đánh giá và đưa ra mức KPI hay mức điều chỉnh KPI phù hợp cho mỗi bộ phận và cá nhân.

Cách để chọn đúng các yếu tố cấu thành KPI

Để tạo nên một bảng KPI với các chỉ số phù hợp, doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu kinh doanh trong từng giai đoạn, mỗi chỉ số KPI bạn theo dõi cần được đo lường và gắn liền với việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

Bạn nên chú trọng vào những chỉ số cốt lõi thay vì trải rộng nhiều số liệu nhưng lại không có quá nhiều sự liên quan, để dễ dàng hơn bạn có thể lựa chọn số liệu thông qua tiêu chí SMART:

KPI SMART được hiểu như sau:

• Specific – Cụ thể
• Measurable – Có thể đo được
• Attainable  – Có thể đạt được
• Relevant – Những yếu tố liên quan
• Time – Bound – Giới hạn thời gian 

Hãy nhớ là, các chỉ số KPI sẽ có sự khác nhau cho từng loại hình doanh nghiệp, mỗi cột mốc để đạt đượt mục tiêu cũng sẽ có sự khác biệt nhất định, tùy thuộc vào người đưa ra mô hình KPI như thế nào.

Bên cạnh đó, các mốc KPI cũng sẽ thay đổi khi quy mô công ty của bạn phát triển và mở rộng hơn, điều này được thể hiện nhằm phù hợp với các phòng ban nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

Những lưu ý đối với người nhận lương phụ thuộc KPI

Đối với một số vị trí, nhân viên sẽ được nhận thêm bonus hay còn gọi là “hoa hồng” phụ thuộc vào KPI mà họ đạt được. Đôi khi KPI mới chính là “mục đích sống”  của có những nhân viên mà đặc thù công việc của họ dựa vào việc “Sống nhờ lương, giàu nhờ thưởng”, đối với họ, mức lương căn bản chỉ là một phần rất nhỏ so với thu nhập mà họ có được nhờ vào các mốc KPI mà họ vượt qua được từ cấp trên.

KPI chính là thước đo nhằm đánh giá năng lực của bạn.

Chính vì thế, một lưu ý quan trọng ngay ngay từ đầu bạn phải xác định khả năng bạn đạt được KPI như thế nào để định hình được mức thu nhập mà mình sẽ nhận được mỗi tháng, mỗi quý hay mỗi năm. Như vậy bạn mới không bị ngợp hoặc quá áp lực với việc hoàn thành KPI của bản thân để đạt được mức lương mà mình mong muốn.

Để xác định được khả năng đạt được KPI của mình, bạn hãy hoạch định từng nhiệm vụ mà mình phải làm được mỗi ngày, để tạo ra được thành quả trong mỗi giai đoạn, như vậy mục tiêu sẽ không bị dồn dập vào cuối mỗi thời điểm mà bạn cần hoàn thành mục tiêu.