ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN QUẢN LÝ MBO

Quản trị mục tiêu là gì? Tại sao cần đào tạo nhân viên quản trị mục tiêu?

Trong rất nhiều cuộc khảo sát được thực hiện đã chứng minh rằng, đa số các nhân viên sẽ hoạt động tốt hơn, tốc độ hoàn thành nhiệm vụ cao hơn nếu họ được tham gia quá trình đào tạo thiết lập mục tiêu, hiểu được kỳ vọng về vị trí của mình cũng như nhìn nhận được những tác động đến sự phát triển của một doanh nghiệp.

Thiết lập mục tiêu cũng chính là yếu tố cốt lõi trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO nhằm giám sát & đánh giá các kết quả hoạt động cũng như nhìn nhận sự tiến bộ của mỗi nhân viên với các mục tiêu đã đề ra. 

MBO là gì?

MBO là phương pháp quản trị theo mục tiêu, đây là tên viết tắt của Management by Objectives. 

Thuật ngữ này xuất hiện lần đầu vào năm 1954, được nằm trong tác phẩm Thực hành quản trị của tác giả Peter Drucker. Ngoài ra MBO còn được xuất hiện trong nhiều cuốn sách khác và vẫn đang được phân tích và tái bản liên tục, mọi người có thể tìm kiếm tại các nhà sách hoặc trên các trang bán hàng trực tuyến để mua và tìm hiểu một cách tường tận nhất có thể.

Đây là phương pháp với mục đích để các thành viên trong doanh nghiệp tiếp cận chiến lược, điều này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động trong một tổ chức.

Trong quá trình phát triển hiện nay, phương pháp này cũng sẽ có sự thay đổi và cải tiến dựa theo 4 yếu tố cơ bản sau:

• Sự cam kết của các cấp quản lý đối với hệ thống quản trị mục tiêu
• Sự cộng tác, xây dựng của các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp
• Sự tự giác, trách nhiệm cùng tinh thần tự quản từ nhân viên đến cấp quản lý để thi hành kế hoạch.
• Kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch

Đào tạo quy trình quản trị mục tiêu MBO

Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Bước đầu tiên để quản lý theo phương pháp MBO tất nhiên phải xác định mục tiêu của tổ chức. Bên cạnh mục tiêu dài hạn thường được nhắc đến như: Tầm nhìn của tổ chức, sứ mệnh, chiến lược phát triển doanh nghiệp thì các mục tiêu do người lãnh đạo đặt ra và giám sát chỉ mang tính tạm thời, vì mục tiêu này thiết lập dựa trên sự quan sát & đánh giá những gì công ty có thể  và đôi khi là phải đạt được trong một thời gian nhất định. 

Xác định mục tiêu của nhân viên

Sau khi xác định được một kế hoạch tổng thể để đi đến mục tiêu doanh nghiệp, tiếp đến nhân viên sẽ được nhận thông báo về bảng hoặc văn bản tóm tắt các kế hoạch, bao gồm chiến lược và mục tiêu chung cần hướng đến. Sau đó các cấp quản lý sẽ bắt đầu làm việc với cấp dưới, nhằm xây dựng mục tiêu cá nhân cho từng nhân sự. 

Với hình thức xây dựng mục tiêu cho nhân viên thông qua kế hoạch và mục tiêu mở rộng, đó thường sẽ là những cuộc trò chuyện, chia sẻ về những gì nhân viên của bạn có khả năng làm được trong một khoảng thời gian cụ thể, đồng thời họ cũng có thể tham gia vào quá trình đóng góp ý bằng cách đưa ra mục tiêu những mục tiêu khả thi để có thể hỗ trợ cho bộ phận nói riêng và cho doanh nghiệp nói chung.

Sau mục tiêu sẽ là kiểm soát quá trình

Để mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp phát triển đúng hướng, trước hết mỗi cá nhân sẽ cần làm tốt công việc của cá nhân họ. Đó là lý do vì các quản lý cần theo sát tiến độ, cũng như đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ & nhìn nhận sự tiến bộ của nhân viên mình, đây được xem là một trong những bước vô cùng quan trọng. 

Để có thể giám sát tiến độ một cách cụ thể từng mục tiêu cũng như nhiệm vụ nào được gắn với mỗi nhân viên một cách phù hợp, các quản lý có thể tham khảo các công cụ hỗ trợ công việc để có thể giảm bớt thời gian và công sức, chẳng hạn như các công cụ có chức năng: Lên danh sách công việc, quản lý tiến độ dự án và đánh giá chất lượng dự án. 

Đánh giá hiệu quả quản lý mục tiêu

Với những hình thức đánh giá hoạt động nằm trong khuôn khổ MBO sẽ được thực hiện liên tục, người đánh giá sẽ là các cấp quản lý chịu trách nhiệm hoặc có liên quan đến dự án.

Cung cấp phản hồi về mục tiêu

Bên cạnh việc giám sát tiến độ thực hiện của nhân viên, việc phản hồi liên tục về kết quả của mục tiêu cũng là một bước cần thiết, để nhân viên hình dung được rõ ràng hơn chân dung của quy trình dự án, hơn hết còn nhìn thấy điểm mạnh và thiếu sót của bản thân để có điều chỉnh kế hoạch cá nhân một cách đúng đắn nhất. 

Hình thức phản hồi liên tục có thể được thực hiện theo thời gian biểu, dựa vào các cuộc họp, thảo luận, đánh giá định kỳ theo tuần hoặc theo tháng, cuộc họp này không chỉ có sự phản hồi từ cấp trên xuống, mà cấp dưới cùng thảo luận về tiến độ, đưa ra những thắc mắc trong quá trình thực hiện, như vậy có thể mở rộng cách triển khai kế hoạch. 

Ghi nhận kết quả và mục tiêu đạt được

Đây được xem bước cuối cùng của dự án, các cấp quản lý sẽ ghi nhận và đánh giá mức độ thành công của dự án được thực hiện theo kế hoạch quản trị mục tiêu MBO. Khi đã đi đến giai đoạn này, ngoài việc xem xét kết quả công việc, các quản lý nên xây dựng những chính sách, các hoạt động khen thưởng nhân sự để đạt được mục tiêu công việc, nhằm động viên và thúc đẩy tinh thần thực hiện kế hoạch theo phương thức MBO.  

Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp quản trị mục tiêu MBO

Ưu điểm của phương pháp quản trị mục tiêu MBO

• Quản lý theo mục tiêu MBO có sự đề cao về vai trò và trách nhiệm của mỗi nhân sự. 
• Mục tiêu cốt lõi được xác định cho từng nhân viên một cách cụ thể, dựa vào trình độ học vấn, chuyên môn của họ. 
• Củng cố được khả năng giao tiếp, tiếp cận cũng như sự kết nối giữa các thành viên khi làm việc nhóm với nhau, làm gia tăng tính hiệu quả trong công việc. 
• Cho nhân viên thấy được sự kỳ vọng rõ ràng từ phía công ty đối với họ, cũng như để họ thấy được sức ảnh hưởng của họ đối với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Mục tiêu của cá nhân luôn có một mối quan hệ chặt chẽ với mục tiêu của tổ chức.

Nhược điểm của phương pháp quản trị mục tiêu MBO

• Việc quản lý theo mục tiêu MBO thường sẽ làm bỏ qua các đặc tính cũng như điều kiện làm việc đang hiện hữu tại tổ chức, doanh nghiệp.
• Nhân viên luôn cảm thấy áp lực trước những kỳ vọng mà các cấp quản lý áp đặt, đôi khi họ đòi hỏi còn quá cao so với năng lực cũng như nguồn lực hiện có. 
• Thời gian thực hiện dự án theo phương pháp triển khai MBO rất dài, có những dự án còn kéo dài tử 3 – 5 năm mới  có thể thực hiện một chương trình MBO hiệu quả và đúng cách.
• Nhiều nhà quản lý có xu hướng coi quản trị theo mục tiêu là một hệ thống tổng thể, nhằm xử lý tất cả các vấn đề của doanh nghiệp sau khi được thiết lập. Sự phụ thuộc quá mức này có thể dẫn đến những tác động ngoài mong muốn của doanh nghiệp và các cấp tổ chức.

Kết luận

Hy vọng rằng thông qua những bài viết trên, bạn đã hiểu hơn về phương pháp quản trị MBO trong doanh nghiệp. Trên thực tế, có rất nhiều phương pháp quản trị khác nhau, phụ thuộc vào hình thức, quy mô doanh nghiệp, nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm những phương pháp quản lý khác, hãy đón đọc tại GOEN nhé!