ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN VĂN HÓA TRAO ĐỔI DANH THIẾP CỦA NHẬT BẢN

Tìm hiểu về văn hóa trao đổi danh thiếp trong các doanh nghiệp Nhật Bản.

Nếu nói về văn hóa làm việc của các doanh nghiệp Nhật Bản, một trong những hình thức được quan tâm nhiều nhất không thể không nhắc đến việc đào tạo nhân viên trao đổi danh thiếp. Vậy danh thiếp là gì? Văn hoa này được thực hiện như thế nào? Cách trao đổi như thế nào để nhận được đánh giá cao?

Hãy cùng GOEN tìm hiểu qua khóa đào tạo nhân viên về cách nhận danh thiếp nhé!

Đào tạo nhân viên Danh thiếp là gì? Nguồn gốc của danh thiếp.

Danh thiếp hay name card là phương tiện nhằm giới thiệu bản thân, cung cấp những thông tin cơ bản và cần thiết mà bạn muốn cho người khác biết.

Vì vậy, một tấm danh thiếp nên được thiết kế một cách trang nhã, lịch sự và thể hiện được phong cách cá nhân trong công việc của mình. Tất nhiên bạn đừng làm một chiếc danh thiếp với hình ảnh thiết kế quá cầu kỳ, nhưng vẫn phải truyền tải những thông tin cơ bản nhất đến người nhận.

Những thông tin trên tấm danh thiếp vừa phải đầy đủ và dễ đọc, không thừa không thiếu.

Đào tạo những thông tin cần có trong tấm danh thiếp.

Trên danh thiếp, cần phải có những thông tin cốt lõi và thể hiện được vị trí và thông tin liên lạc của bạn. Bao gồm họ tên, địa chỉ công ty làm việc, chức vụ và thông tin liên lạc như số điện thoại và email.

Tùy vào từng kiểu thiết kế của danh thiếp mà bố cục thông tin sẽ được sắp xếp mặt trước hay mặt sau của danh thiếp khác nhau. Có thể, danh thiếp chỉ in một mặt nên mặt sau sẽ để trống. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các danh thiếp đều được in thông tin trên cả hai mặt.

Ví dụ nếu là danh thiếp của người Nhật, mặt trước sẽ là thông tin bằng tiếng Nhật, mặt sau là tiếng Anh nếu họ đang làm việc tại một công ty nước ngoài, hoặc cũng có thể là tiếng Việt nếu họ đang làm việc tại Việt Nam. 

Bên cạnh thông tin cá nhân, một số danh thiếp khác có hình ảnh bản đồ chỉ dẫn đến công ty, hoặc sơ đồ các lĩnh vực kinh doanh của công ty ở mặt sau,… 

Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của danh thiếp trong văn hóa doanh nghiệp.

Nhật Bản là đất nước đánh giá cao vai trò của tấm danh thiếp cũng như văn hóa sử dụng danh thiếp. Đặc biệt, quá trình trao đổi danh thiếp của người Nhật đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cũng như hình thức trao và nhận danh thiếp sẽ trang trọng hơn rất nhiều so với các quốc gia phương Tây. 

Văn hóa trao đổi danh thiếp đối với các doanh nghiệp Nhật Bản là cực kỳ quan trọng, điều này được thể hiện qua việc rất nhiều doanh nghiệp dành riêng một khoảng thời gian chỉ để đào tạo nhân viên mới cách trao đổi danh thiếp sao cho đúng, tránh mắc những sai lầm trong cách ứng xử và gây ấn tượng tốt với đối tác. 

Tại sao người Nhật lại coi trọng việc trao đổi danh thiếp như vậy? 

Hiện nay với sự phát triển vượt bậc mỗi ngày của công nghệ, chúng ta đã không còn gặp khó khăn gì trong việc trao đổi, kết nối liên lạc với với bất kỳ ai. Thế nhưng việc văn hóa trao đổi danh thiếp đối với phong cách làm việc trong doanh nghiệp Nhật Bản vẫn được rất coi trọng. Đây vốn dĩ đã trở thành “luật bất thành văn” để người Nhật mở đầu câu chuyện bất kỳ mọi cuộc họp, cuộc trao đổi, hay các buổi giao dịch kinh doanh với đối tác trong lần gặp đầu. 

Một cách vĩ mô hơn, danh thiếp còn là đại diện cho toàn thể một tổ chức hay một doanh nghiệp. Chính vì vậy, bạn có thể thấy ở mọi cuộc họp, người Nhật thường trao đổi danh thiếp với thái độ trân trọng với đối tác của mình. Không những thế, người Nhật luôn giữ danh thiếp cẩn thận, cho dù không thường xuyên hợp tác. 

Đào tạo các nguyên tắc chung của cách trao đổi danh thiếp trong văn hóa giao tiếp của người Nhật.

Trong quan niệm của những nhân sự trong doanh nghiệp Nhật Bản, cách mà bạn đối xử với tấm danh thiếp cũng sẽ là cách bạn cư xử với chủ nhân của nó. Vì vậy, việc đào tạo nhân viên cách chuẩn bị chiếc danh thiếp và cách trao, nhận là một điều vô cùng quan trọng.

Trước tiên, bạn cần kiểm tra tấm danh thiếp có bị cong, rách, bẩn hay có nếp gấp không,… nếu có phải thay thế bằng một tấm danh thiếp mới. 

Bạn cũng cần chủ động kiểm tra số danh thiếp trước khi bước vào cuộc họp, cuộc thương lượng, đàm phán. Bạn cũng cần mang danh thiếp nhiều hơn số người gặp mặt dự kiến để đề phòng việc phát sinh hay có thêm đối tác tham gia trong buổi gặp. 

Vẫn có những trường hợp số lượng danh thiếp bạn mang theo không đủ so với đối tác có mặt, bạn có thể gửi danh thiếp sau và nhớ nó lời xin lỗi với những người chưa nhận được danh thiếp của mình để tránh thất lễ nhé.

Trước khi trao danh thiếp, bạn hãy để danh thiếp ra ngoài, có thể là trong bóp hay hộp chuyên được dùng để đựng card, danh thiếp cho thuận tiện.

1. Đào tạo các lưu ý về cấp bậc khi trao đổi danh thiếp.

Trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, họ rất coi trọng về vị trí cấp bậc, thứ tự cao thấp trong xã hội, từ đó giao tiếp cũng được áp dụng các quy tắc lễ nghi, thái độ tôn kính khắt khe.

Vì thế trong nguyên tắc giao tiếp và hợp tác cùng người Nhật, bạn cần đặc biệt quan tâm đến đến chức vụ được in trong danh thiếp của đối tác để có cách xưng hô phù hợp nhất.

Trong các cuộc thương lượng, đàm phán người có cấp bậc thấp hơn sẽ thường không chủ động (hay nói đúng hơn là không có quyền hoặc tư cách) để đề nghị trao đổi danh thiếp với người cấp trên. 

2. Đào tạo các lưu ý về bối cảnh trao đổi danh thiếp.

Dù việc trao đổi danh thiếp quan trọng là vậy, tuy nhiên phải tùy thuộc vào hoàn cảnh đúng, người Nhật hay doanh nhân Nhật Bản trao đổi danh thiếp nếu đã được giới thiệu cũng như đã nói chuyện gián tiếp và biết trước về đối tác giao dịch. 

3. Gọi tên đối tác chính xác được ghi trên danh thiếp.

Để gọi chính xác tên của đối phương được in trong danh thiếp tuy nghe đơn giản, nhưng ở Nhật đó lại một việc khá phức tạp, vì Nhật Bản có đến hơn 100.000 họ khác nhau. Trên thực tế, có rất nhiều người thấy việc này đôi lúc đã làm khó họ khi tiến hành mở đầu cuộc hợp tác với các đại diện doanh nghiệp Nhật trong lần gặp đầu tiên. 

Nếu như lúc nhận được danh thiếp của đối tác, bạn nhìn tấm danh thiếp và không nắm rõ được cách đọc tên chính xác, cách tốt nhất bạn nên xác nhận lại tên của họ, vị trí công tác, công ty họ đang làm việc nhằm thể hiện sự quan tâm, tôn trọng từ phía mình. Nếu không được đào tạo cụ thể, việc đọc sai tên sẽ gây ảnh hưởng rất lớn, gây ra cảm giác thiếu tôn trọng đối phương.

Đào tạo nhân viên quy trình trao và nhận danh thiếp của người Nhật.

1. Đào tạo nhân viên trình tự trao danh thiếp.

Nếu đó là cuộc gặp của bạn và đối tác là 1-1, bạn không cần phải chú ý đến trình tự trao danh thiếp.

Nhưng nếu bạn đến gặp gỡ nhiều người, bạn phải nắm được trình tự trao đổi danh thiếp, để cuộc trò chuyện chưa kịp bắt đầu đã trở nên “hỗn loạn”. Một nét đặc trưng trong văn hóa làm việc của nước Nhật chính là họ cực kỳ coi trọng thứ bậc khi giao tiếp.

Điều này cũng được thể hiện rõ nét nhất trong quá trình trao đổi danh thiếp ở nơi công sở. 

Văn hóa trao đổi danh thiếp của Nhật có sự khác biệt so với một số quốc gia khác, quá trình trao đổi danh thiếp thường được bắt đầu từ người có cấp bậc cao nhất. 

• Cấp trên trao trước cho cấp dưới: Bạn phải trao danh thiếp cho người có vị trí cao nhất trước, sau đó mới đến người có vị trí thấp hơn cho đến thấp nhất.
• Khách được mời đến thăm doanh nghiệp trao danh thiếp trước: Nếu bạn đi cùng sếp nhận được lời mời đến thăm doanh nghiệp đối tác, như vậy sếp của bạn sẽ là người trao danh thiếp trước cho sếp bên đối tác, và sau đó bạn sẽ trao danh thiếp sau.

2. Đào tạo nhân viên quá trình trao danh thiếp.

Thông thường bạn sẽ nghĩ việc trao đổi danh thiếp nghe có vẻ đơn giản, chỉ cần bắt tay và trao lấy là xong. Nhưng đối với văn hóa doanh nghiệp Nhật không đơn giản như vậy, có rất nhiều lưu ý cần đào tạo nhân viên trong quá trình trao đổi danh thiếp với đối tác..

Đầu tiên, về tư thế cúi đầu khi đưa danh thiếp. Nếu đang ngồi, bạn nên đứng dậy để thể hiện sự nghiêm túc và phép lịch sự đối với đối phương. 

Lúc trao danh thiếp, người của bạn hơi cúi về phía trước. Đặt cánh tay cao ngang ngực, khuỷu tay khép lịa sau đó trao danh thiếp cho đối phương bằng cả hai tay. 

Bạn nên chú ý hướng gương mặt về phía chính diện của danh thiếp về phía đối tác, trên phần thông tin danh thiếp, nên để phần họ tên thuận theo hướng nhìn phía người nhận, để họ có thể dễ dàng đọc được thông tin. Như vậy, một công đôi việc, bạn vừa có thể trao danh thiếp, vừa giới thiệu được họ tên, và những thông tin liên quan như chức vụ, thông tin doanh nghiệp của bạn. 

3. Đào tạo nhân viên cách nhận danh thiếp.

Không chỉ có hình thức trao danh thiếp cần được lưu tâm, mà kể cách trao danh thiếp như thế nào cho đúng, người Nhật cũng khá coi trọng điều này. 

Với tư cách là một người nhận danh thiếp, bạn nên ghi nhớ ít nhất là họ tên của đối phương. Khi danh thiếp đến tay của bạn, bạn nhẹ nhàng cúi đầu nhận lấy danh thiếp bằng hai tay. Giống như ở vị trí người trao, hãy để tay ở vị trí ngang ngực. 

Một điều bạn nên lưu ý khi cầm danh thiếp, đó là đừng để ngón tay của bạn che mất phần thông tin trên mặt danh thiếp.

Đây được xem là cách để bạn thể hiện sự tôn trọng cũng như phép lịch sự đối với người đối diện. 

Thông thường, khi nhận tấm danh thiếp của đối tác, người Nhật sẽ thường cúi đầu nói rằng “Tôi xin nhận”. Lúc này, nếu có thông tin nào chưa rõ, chẳng hạn như bạn chưa biết cách đọc tên của đối phương như thế nào cho đúng, bạn có thể đọc tên người trao danh thiếp cũng như tên chức vụ, tên doanh nghiệp và xác nhận lại đã đúng hay chưa nhé!

Đào tạo nhân viên cách bảo quản danh thiếp.

Bạn không nên cất danh thiếp ngay đi mà hãy đặt ngay ngắn trên hộp đựng danh thiếp trên bàn trong suốt buổi trò chuyện. 

Nếu bạn nhận được danh thiếp từ nhiều người, để dễ dàng ghi nhớ, sắp xếp chúng theo thứ tự chỗ ngồi của mỗi người trong buổi họp. 

Trong trường hợp diện tích bàn hay không gian phòng họp quá hẹp, không tiện để đặt hộp danh thiếp phía trên bàn. Bạn có thể xếp chồng số danh thiếp đã được nhận, nhưng một điểm lưu ý quan trọng, đó là hãy đặt danh thiếp của người có cấp bậc hoặc vị trí cao nhất lên trên cùng, sau đó xin phép đối tác mới cất vào hộp đựng.

Danh thiếp được xem là bộ mặt của một người, thế nên bạn cũng cần tránh để tài liệu hay giấy tờ đặt đè lên danh thiếp. 

Kết luận.

Trên đây là những thông tin về cách đào tạo nhân viên trao đổi danh thiếp trong văn hóa làm việc của người Nhật và doanh nghiệp Nhật Bản, hy vọng rằng với nội dung này, bạn đã có thêm kiến thức cũng như áp dụng kỹ năng trao danh thiếp sao cho lịch sự và phù hợp trong các cuộc gặp gỡ, thương lượng cùng đối tác nhé!

Để tìm hiểu thêm nhiều các chương trình đào tạo nhân viên hữu ích, hãy liên hệ ngay cho GOEN nhé.