Mục lục bài viết
Quy trình nghiệp vụ là gì? Làm thế nào để xây dựng quy trình nghiệp vụ?
Việc đào tạo, xây dựng, quản lý và cải tiến quy trình nghiệp vụ luôn được xem như một thách thức vô cùng lớn của doanh nghiệp nhưng cũng đồng thời là nền móng vững chắc để đảm bảo doanh nghiệp có thể vận hành một cách hiệu quả và có nền tảng để phát triển. Vậy quy trình nghiệp vụ là gì?
Quy trình nghiệp vụ là gì?
Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các công việc theo thứ tự nhất định cần được thực hiện để đạt được những mục tiêu kinh doanh. Việc triển khai công việc theo quy trình nghiệp vụ sẽ đảm bảo các mục tiêu lớn nhỏ của doanh nghiệp được đáp ứng và không bị bỏ sót.
Quy trình nghiệp vụ cũng thể hiện các thành phần chính quan trọng của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Để trực quan và dễ tiếp cận, ta có thể minh họa quy trình nghiệp vụ thành sơ đồ quy trình (còn được gọi là lưu đồ hay Flowchart). Flowchart bao gồm các bước, các điều kiện có thể làm thay đổi kết quả, bộ phận phụ trách từng bước,…
Các loại quy trình nghiệp vụ cần đào tạo
Quy trình nghiệp vụ có thể được phân thành 3 loại chính như sau:
Quy trình chính: Gồm các quy trình cơ bản với mục đích chính là cung cấp cho khách hàng sản phẩm cuối cùng. Các nhiệm vụ trong quy trình này đều hướng tới việc tăng thêm giá trị cho đợt chào bán sản phẩm cuối cùng.
Quy trình hỗ trợ: Gồm các quy trình không trực tiếp tăng thêm giá trị cho sản phẩm cuối cùng nhưng sẽ tạo ra các điều kiện cần thiết giúp các quy trình chính có thể hoạt động hiệu quả. Các quy trình này hướng tới việc hỗ trợ cho các hoạt động của tổ chức.
Quy trình quản lý: Gồm các quy trình chi phối các hoạt động, công tác quản trị và quản lý chiến lược tại doanh nghiệp. Các quy trình quản lý sẽ giúp đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn hành lang để đảm bảo hiệu quản của quy trình chính và quy trình hỗ trợ được áp dụng. Quy trình quản lý được sử dụng để lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát các quy trình khác thông qua hoạt định chiến lược lâu dài, chiến thuật hành động và lên kế hoạch hành động.
Lợi ích của quy trình nghiệp vụ
Những lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả:
Cung cấp tài liệu giúp đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả, giải quyết công việc một cách nhanh chóng, tránh tắc nghẽn và thuận lợi hơn với người mới.
Đảm bảo năng suất lao động, tiến độ công việc và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Giảm các rủi ro nhân viên nghỉ việc đột xuất, thuyên chuyển công tác.
Giúp các cấp quản lý nhanh chóng nhận ra những tắc nghẽn để kịp thời cung cấp giải pháp phù hợp.
Giải phóng các cấp lãnh đạo. Giờ đây các cấp lãnh đạo không còn khổ sở giải quyết những vấn đề lập đi lập lại hằng ngày.
Tạo tính chuyên nghiệp và thống nhất trong doanh nghiệp.
Với quy trình nghiệp vụ được xây dựng một cách cẩn trọng và tỉ mỉ thì trách nhiệm công việc sẽ được phân chia ngay từ đầu, tạo điều kiện giúp việc giải trình trách nhiệm minh bạch hơn.
Giúp các cấp quản lý và lãnh đạo có thể triển khai công việc một cách nhanh chóng và đưa ra quyết định thuận lợi hơn.
Giảm các lỗi xuất phát từ con người khi điều phối công việc cho đúng những người có chuyên môn.
Tạo điều kiện để phát triển và áp dụng các công nghệ mới.
Các bước quản lý quy trình nghiệp vụ
Quản lý quy trình nghiệp vụ gồm 5 bước như sau và cần được thực hiện liên tục và không ngừng tìm kiếm những hướng đi mới để có thể cải thiện quy trình.
Bước 1. Xác định các công việc cần thực hiện
Việc xác định các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh cần được triển khai liên tục để giúp doanh nghiệp tìm ra những hướng đi mới để cải thiện quy trình hiện tại đang được áp dụng. Bên cạnh đó, cũng cần xác định công việc này sẽ do bộ phận nào đảm nhận, do ai phụ trách.
Bước 2. Sắp xếp lưu đồ
Trình bày quy trình một cách trực quan thông qua lưu đồ một cách trực quan. Tinh chỉnh các điều kiện, sự kiện và luồng dữ liệu.
Bước 3. Triển khai
Triển khai thử nghiệm quy trình với một nhóm hoặc quy mô nhỏ, nếu thành công và hiệu quả thì có thể áp dụng cho phạm vi lớn hơn. Trong quá trình triển khai thử nghiệm cần đảm bảo rằng đã hạn chế quyền truy cập vào các thông tin nhạy cảm.
Bước 4. Theo dõi
Cần thường xuyên theo dõi quy trình kể cả khi đã hoàn tất thử nghiệm trên 1 nhóm nhỏ. Cần đánh giá được tiến độ thực thi, hiệu quả công việc, những sai sót, lỗ hổng và những vị trí thường xảy ra tắc nghẽn.
Bước 5. Tối ưu quy trình
Dựa vào những đánh giá và ghi nhận ở bước 4, người quản lý quy trình nghiệp vụ có thể cải tiến quy trình để khắc phục những nhược điểm và đem lại hiệu quả cao hơn khi áp dụng.
Nên xây dựng quy trình phức tạp hay đơn giản?
Quy trình phức tạp thường trải qua nhiều phòng ban, được thẩm định cẩn thận, được kiểm tra bởi các bộ phận liên quan tới pháp lý, tài chính và thậm chí là an ninh. Các quy trình này thường vô cùng chặt chẽ, được đánh giá kiểm tra nhiều lần trước khi được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Một quy trình phức tạp có thể giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và các tiêu chuẩn nội bộ của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có yêu cầu cao về chất lượng và an toàn như dược phẩm, hàng không, và tài chính.
Tuy nhiên, nhược điểm của quy trình phức tạp là mất nhiều thời gian để triển khai và duy trì. Việc điều phối giữa các phòng ban có thể gây ra sự chậm trễ, làm giảm hiệu quả và tăng chi phí hoạt động. Đồng thời, quy trình quá phức tạp có thể khiến nhân viên cảm thấy bị quá tải và mất động lực làm việc.
Ngược lại, quy trình đơn giản thường dễ hiểu, dễ triển khai và linh hoạt hơn. Quy trình đơn giản giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tính sáng tạo và tự chủ. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích nghi với các thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và tốc độ thay đổi nhanh chóng hiện nay, sự linh hoạt là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Tuy nhiên, quy trình đơn giản cũng có những hạn chế nhất định. Sự đơn giản hóa quá mức có thể dẫn đến việc bỏ sót các khía cạnh quan trọng, thiếu sự kiểm tra và giám sát, từ đó tăng nguy cơ mắc sai lầm và vi phạm quy định. Đối với những doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt, quy trình đơn giản có thể không đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu bắt buộc.
Tóm lại, việc lựa chọn quy trình phức tạp hay đơn giản phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mục tiêu kinh doanh, ngành nghề hoạt động, văn hóa doanh nghiệp và định hướng từ lãnh đạo. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để xây dựng một quy trình phù hợp, kết hợp giữa sự chặt chẽ và tính linh hoạt để đạt được hiệu quả cao nhất.
Kết luận
Trên đây là khái quát nội dung của đào tạo quy trình. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích các bạn trong việc xây dựng quy trình công việc hằng ngày và phát triển bản thân.
Để xây dựng được quy trình hiệu quả, GOEN cũng có các khóa học GLC để hỗ trợ các cấp quản lý thực hiện dễ dàng và tạo động lực cho nhân viên đấy nhé !
Hãy đón chờ những tin tức mới nhất từ GOEN hoặc đăng ký trao đổi MIỄN PHÍ ngay hôm nay để GOEN có cơ hội tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn đào tạo nhân viên. Hơn thế nữa, nếu bạn nhanh tay đăng ký trao đổi, bạn sẽ được miễn phí 5 suất đánh giá năng lực nhân sự bởi hệ thống đánh giá hàng đầu từ GOEN. Nhanh chóng liên hệ cùng chúng tôi nhé !
