Mục lục bài viết
Tiết lộ quy trình và kỹ năng giám sát công việc của cấp quản lý
Công việc chính của một cấp quản lý cấp Trung phải kể đến việc giám sát tiến độ làm việc của nhân viên để hỗ trợ. Vậy tại sao cần phải đào tạo kỹ năng giám sát cho các quản lý cấp trung.
Kỹ năng giám sát công việc là gì?
Kỹ năng giám sát công việc gắn liền với các nhà quản lý, cấp lãnh đạo đó là thực hiện theo dõi, giám sát, điều phối các công việc cho cấp dưới nhằm tiến đến mục tiêu chung của doanh nghiệp bao gồm: tối đa lợi nhuận cùng chất lượng sản phẩm dịch vụ, ngăn ngừa các sai sót, bảo đảm đạt được mục tiêu, tuân thủ quy định, quy tắc riêng của doanh nghiệp.
Vì sao cần có kỹ năng giám sát công việc?
Doanh nghiệp hoạt động đúng quy trình, hiệu quả hay không phụ thuộc vào cách thức người lãnh đạo giao việc. Cấp quản lý sau khi giao việc cần kiểm soát, chỉ dẫn, điều phối, giám sát các công việc đã giao cho nhân viên. Trường hợp bất lợi xảy ra thì người đứng đầu kịp thời nắm bắt, xoay chuyển tình thế, đảm bảo công việc thực hiện đúng quy trình, tiến độ và hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Hiện nay rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn cần nhà lãnh đạo, nhà giám sát, quản lý có kỹ năng giám sát công việc bởi vì những lý do sau đây.
Giám sát giúp hạn chế các sai sót
Trong quá trình làm việc, sản xuất sẽ có các sự cố phát sinh vì thế yêu cầu người quản lý, giám sát cần có mặt kịp thời để xử lý tình huống và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp. Vì thế, người quản lý, giám sát giỏi rất quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Tăng năng suất và hiệu quả công việc khi giám sát đúng cách
Hiệu quả công việc, sản xuất tốt phụ thuộc vào chất lượng lập kế hoạch làm việc và phân chia công việc. Cấp quản lý phân chia công việc phù hợp với khả năng của nhân viên, môi trường làm việc thoải mái có tác động đến năng suất và hiệu quả công việc thực hiện. Cho thấy, kỹ năng giám sát công việc ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động của cả doanh nghiệp.
Xây dựng động lực làm việc
Xây dựng động lực làm việc là một yếu tố quan trọng trong công tác quản lý nhân sự nhằm khuyến khích mọi người cống hiến hiệu suất tốt nhất và giúp đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Khi tạo ra động lực tích cực mạnh mẽ sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên trong khi động lực tiêu cực sẽ làm giảm hiệu suất của họ. Do vậy, việc tạo lập, xây dựng động lực làm việc cho cán bộ nhân viên tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là vấn đề cần chú trọng trong quá trình giám sát công việc.
Làm thế nào để giám sát công việc hiệu quả?
Hãy là người bạn đồng hành của nhân viên
Kỹ năng quản lý công việc không chỉ là ngồi một chỗ giao việc, chỉ đạo nhân viên. Kỹ năng này cần sự phối hợp, cùng nhau sát cánh giữa lãnh đạo, nhân viên để cùng giải quyết những vấn đề trong công việc, có như thế tiến độ công việc nhanh hơn và đạt hiệu quả cao.
Diễn giả Brian Tracy đã phát biểu rằng: “Nhà lãnh đạo giỏi nhất có một khả năng tuyệt vời khi thực sự quan tâm đến đội ngũ của mình”. Tuy không được làm việc chung cùng nhà lãnh đạo hàng ngày, nhưng hãy cho cán bộ nhân viên thấy rằng bạn luôn ở bên khi cần. Điều này giúp cho nhân viên luôn cảm thấy được gần gũi, quan tâm và có chỗ dựa vững chắc trong công việc.
Minh bạch, rõ ràng về vấn đề lương/thưởng của nhân viên
Khi nhân viên hoàn thành các mục tiêu thì doanh nghiệp cần có các mức khen thưởng xứng đáng. Bởi vì nhân viên là người đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Vì vậy, khoản khen thưởng là món quà khích lệ tinh thần, giúp nhân viên có thêm động lực phấn đấu, tận tâm trong công việc và tạo ra sự hào hứng để công việc luôn luôn đạt kết quả cao.
Nói lên kỳ vọng của bạn với nhân viên
Nhân viên không có khả năng đọc suy nghĩ của nhà lãnh đạo. Vì thế, nhà lãnh đạo bằng cách sử dụng kỹ năng giao tiếp hãy nói lên kỳ vọng: bạn cần gì ở họ, nêu ra những điều mà bạn muốn nhân viên khắc phục, cởi mở với nhân viên để họ cảm thấy gần gũi và hiểu bạn hơn.
Hạn chế giám sát nhân viên chặt chẽ
Nhà giám sát, cấp quản lý chỉ dừng lại ở việc theo dõi tiến độ công việc thông qua bảng báo cáo công việc. Hãy đặt niềm tin vào nhân viên mà mình đã tuyển chọn. Doanh nghiệp hãy dành cho họ khoảng không gian riêng để làm việc. Nếu cấp lãnh đạo giám sát quá chặt chẽ khiến cho nhân viên mất tự do, không thoải mái khi làm việc, hiệu suất công việc giảm, tệ hơn là nhân viên cảm thấy chán nản và thôi việc.
Quản lý công việc bằng ứng dụng công nghệ
Trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, mọi việc đều có thể được giám sát và xử lý thông qua các thiết bị di động. Tận dụng điều này, doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên từ xa mà không cần phải giám sát trực tiếp.
Việc doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý sẽ dễ dàng theo dõi công việc hằng ngày, hiệu suất làm việc, chấm công nhân viên,… Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, tiền bạc, linh hoạt hơn và tăng năng suất làm việc.
Quy trình giao việc và giám sát công việc
Nghiên cứu và trả lời các câu hỏi cần thiết trước khi giao việc
Giao việc hiệu quả là quá trình đem lại lợi ích cho cả nhà quản lý và nhân viên. Vì thế, trước khi giao việc, quản lý cần nghiên cứu và trả lời một số câu hỏi cần thiết sau đây để tìm được ứng viên phù hợp nhất: Ai là người có đủ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ? Nhiệm vụ này có giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ không? Phong cách làm việc của nhân viên có phù hợp với công việc này không? Bạn có thời gian và nguồn lực để đào tạo khi cần thiết? Khối lượng công việc hiện tại của người này có thể nhận thêm công việc hay không?…
Trình bày rõ mục tiêu và kết quả mong muốn
Tạo sự thấu hiểu và đồng tình giữa hai bên trước khi bắt tay vào thực hiện công việc là một bước rất quan trọng nhưng lại thường bị bỏ sót. Để giao việc cho nhân viên hiệu quả, người quản lý cần nêu rõ nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả mà bạn mong muốn trong công việc này một cách thật rõ ràng, cụ thể. Từ đó, giúp nhân viên có những định hướng căn bản trước khi bắt tay vào công việc.
Thống nhất thời hạn hoàn thành công việc
Phân chia công việc rõ ràng, thống nhất deadline cụ thể là nguyên tắc mà quản lý nên áp dụng nhằm tạo dựng thói quen làm việc khoa học, chuyên nghiệp. Một số công cụ theo dõi tiến độ dự án hiệu quả mà quản lý nên sử dụng như: Wework, Asana, Trello, ACheckin,…
Phân quyền hợp lý và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết
Hãy luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giúp đỡ và cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên để giúp họ hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, bạn có thể phân quyền cho nhân viên của mình, ví dụ như được đề xuất ngân sách, được huy động người hỗ trợ, được truy cập vào các dữ liệu quan trọng,… Tuy nhiên, người quản lý cũng cần xác định rõ đâu là việc mà nhân viên được phép tự quyết định và đâu là việc họ cần thông qua bạn, từ đó giúp tránh khỏi những sai sót không đáng có.
Tránh giao việc ngược
Nếu có một vấn đề hay sai sót xảy ra, bạn không nên để nhân viên đùn đẩy trách nhiệm trở lại tay của mình. Hãy gợi ý các giải pháp và hỗ trợ để họ tự mình tiếp tục thực hiện.
Xây dựng động lực cho nhân viên
Xây dựng động lực và mối quan hệ tốt với nhân viên là điều mà các nhà quản lý nên làm. Chỉ với những việc rất đơn giản như hỏi thăm, trò chuyện,… để hai bên có thể hiểu nhau, cởi mở và làm việc ăn ý hơn.
Thiết lập quy trình giám sát công việc chuyên nghiệp
Xây dựng quy trình giám sát công việc ngay từ đầu. Quản lý có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án, giao việc online,… để dễ dàng theo dõi dù ở bất cứ đâu.
Thường xuyên kiểm tra và giám sát công việc liên tục.
Thiếp lập lịch trình các buổi họp, báo cáo theo tuần, theo tháng để nắm rõ tiến độ và kịp thời sửa chữa các sai sót, sự cố bất ngờ.
Thực hiện điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm sau mỗi dự án.
Một nhà quản lý giỏi là người tìm ra sự cân bằng giữa việc tạo đủ cơ hội để nhân viên phát triển, nhưng cũng đủ chặt chẽ để kiểm soát và đưa ra sự hỗ trợ phù hợp nhất.
Nếu các anh chị có mong muốn đào tạo đội ngũ quản lý của công ty mình hoặc tìm kiếm, tham khảo một chương trình đào tạo phù hợp. Hãy tìm hiểu thêm về các Tình huống của các công ty khác, hoặc ĐĂNG KÝ LIÊN HỆ với GOEN để được tư vấn Miến Phí từ chuyên gia.
Số lượng có hạn, đăng ký ngay bây giờ để nhận ƯU ĐÃI 5 bài đánh giá năng lực Miễn phí cho doanh nghiệp của mình.
