ĐÀO TẠO XÂY DỰNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHO QUẢN LÝ (BLOG 45)

Tiết lộ quy trình làm việc căn bản cho một quản lý cấp Trung

Quy trình làm việc luôn là yếu tố căn bản khi bắt đầu thực hiện dự án hay điều phối công việc cho nhân sự cấp dưới. Vì thế một nhà quản lý cấp trung cần có kiến thức chuyên môn và kỹ năng để hoàn thành công việc một làm việc hợp lý, tối ưu và chuyên nghiệp.      

Vậy làm thế nào để có một quy trình làm việc căn bản? Hãy cùng GOEN tìm hiểu nhé!

Đào tạo cách xây dựng kế hoạch làm việc

Việc đầu tiên, đó là lập bản kế hoạch cụ thể khi bắt đầu định hướng công việc mình sẽ làm, bản kế hoạch càng chi tiết, sẽ càng giúp đội ngũ của bạn không bị khó khăn trong quá trình thực hiện, phải “ngụp lặn” trong việc mình sẽ phải làm gì trước tiên, nếu bản kế hoạch càng chi tiết, họ sẽ dễ dàng hoàn thành KPI mà bạn đã đề ra nói riêng và doanh nghiệp đề ra nói chung.

Tuy nhiên, để không gây thêm áp lực cho đội ngũ nhân sự, các quản lý phải đảm bảo được kế hoạch của bạn sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp, đồng thời phù hợp thị trường và định hướng của công ty. 

Nếu bạn chưa biết sẽ phải xây dựng kế hoạch như thế nào, có thể dựa theo 3 bước sau:

1. Xác định mục tiêu của doanh nghiệp theo từng giai đoạn, có thể tham khảo mô hình OKR hoặc mô hình SMART để xác định mục tiêu.

2. Lên danh sách các công việc cần làm (Có thể sử dụng công cụ To Do List để hỗ trợ)

3. Xác định mức độ ưu tiên của công việc để có quy trình thực hiện từng đầu việc một cách hợp lý.

Thiết lập mục tiêu theo ngày/tuần/tháng/năm

Để có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ của doanh nghiệp, các quản lý cấp trung phải đề ra thời gian làm việc và thời hạn rõ ràng.

Tốt nhất, bạn nên chia cho nhân viên theo những công việc nhỏ cần hoàn thành trong ngày, những công việc cần thời gian hoàn thành trong tháng hoặc quý cũng cần được đề ra thời gian cụ thể. Bên cạnh đó, bạn phải đảm bảo đội ngũ nhân sự của mình có cam kết và thực hành theo đúng những giai đoạn đã đề ra.  

Dựa theo mô hình SMART, bạn có thể thiết lập mục tiêu thành 5 bước theo quy trình làm việc như sau:

• Mục tiêu có tính cụ thể
• Có các chỉ số để đo lường tiến độ
• Xem xét mục tiêu phải có tính khả thi
• Từng mức độ phải phù hợp với chiến lược doanh nghiệp
• Thời gian thực hiện 

Triển khai hoặc cải tiến quy trình công việc 

Nền kinh tế xã hội luôn theo đổi từng ngày, vì thế việc yêu cầu các nhà quản lý luôn phải đổi mới cách điều hành đội ngũ nhân sự cũng như cải tiến trong công việc. Vì chỉ khi triển khai công việc hiệu quả mới có thể giúp các nhà quản lý công việc đạt được kết quả một cách bền vững.

Khi cải tiến công việc, bạn phải để đảm bảo được kế hoạch ban đầu tuy có thể thích ứng với sự biến động của thị trường những vẫn đang được bám sát.

Phân chia công việc đúng người và thời điểm

Để phân chia công việc đúng người, tưởng chừng đơn giản những bạn cần có kỹ năng, không phải bạn cứ phân chia công việc cho các nhân viên một cách bừa bãi và phó thác theo quy chế độc tài, sẽ rất khó để các bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn. 

Để giao việc đúng người, đúng thời điểm và đúng hạn, bạn có thể đặt ra một số câu hỏi và bản thân bạn phải có câu trả lời như sau:

• Nhân viên có đủ kỹ năng phù hợp với công việc bạn sắp giao không?
• Nhân viên có thái độ sẵn sàng để nhận công việc này hay không?
• Công việc của nhân viên hiện nay có đang bị quá tải để có thể nhận thêm công việc khác hay không?
• Nhân viên có mong muốn vượt lên chính mình, có mục tiêu phát triển và thăng tiến hơn với công việc hay không?

Bên cạnh đó, bạn có thể giao việc cho đội nhóm dựa theo điểm mạnh cũng như sở thích của họ. Tuy nhiên, phải đảm bảo được công việc đó thuộc phận sự và trách nhiệm của nhân viên, không giao những công việc nằm ngoài chuyên môn hoặc vượt ngoài khả năng của họ, như vậy rất dễ khiến nhân viên bất mãn.

Theo dõi công việc nhân viên để hỗ trợ kịp thời

Với xu thế quản lý hiện tại, các nhân viên được trao quyền để trực tiếp tiến hành và quyết định công việc của mình thay vì bị kiểm soát và chỉ điểm chặt chẽ trong mỗi công việc họ làm, như vậy vừa mất thời gian của cấp quản lý, vừa mất đi sự thoải mái trong cách họ định hướng và hoàn thành công việc của mình. Đây cũng là phương pháp để một đội ngũ không mang cảm giác bị khống chế và cũng như thỏa sức sáng tạo trong công việc của họ.

Tuy nhiên, bạn vẫn phải theo dõi tiến độ theo giai đoạn đã đề ra và tổ chức các cuộc họp để kịp thời hỗ trợ khi cần thiết, cũng như để họ hiểu rằng, dù được trao quyền những công việc của họ vẫn phải hoàn thành trong khuôn khổ mà cấp quản lý đã đề ra.

Rèn luyện kỹ năng lắng nghe và chia sẻ với nhân viên trong suốt quy trình làm việc

Về phía các cấp quản lý, để nhân sự có thể bên cạnh nghe theo chỉ đạo và duy trì một cách bền vững, người quản lý ấy không phải chỉ biết đưa ra mệnh lệnh, mà phải biến mình thành một người đồng hành cùng nhân viên.

Điều này khiến một người quản lý cần có kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu, không chỉ trong công việc mà còn là những vấn đề ngoài đời sống, đây cũng sẽ là chìa khóa giúp bạn chinh phục đội nhóm và cùng nhau hướng đến mục tiêu cùng phát triển. 

Tuy nhiên, lắng nghe không phải chỉ là một giác quan, bạn cần học cách thấu hiểu câu chuyện của họ, chia sẻ hoặc hỗ trợ, giúp đỡ nếu nó nằm trong khả năng có liên quan đến bạn, chính điều đó sẽ khiến nhân viên thấy được bạn thật sự là một người đồng hành và là một cấp trên đáng tin cậy.

Có lập trường vững vàng và kỹ năng ra quyết định

Nếu bạn là một người quản lý có phong cách làm việc dễ thay đổi, chắc chắn bạn sẽ dễ dàng làm mất đi sự tin tưởng của nhân viên, điều này sẽ khiến nhân viên không nghe theo chỉ thị của bạn.

Có 3 nguyên nhân cốt lõi khiến bạn là một người quản lý không có chính kiến, đó là:

• Bạn là người sợ sai.
• Bạn sợ phải chịu trách nhiệm, vì thế khi cấp trên yêu cầu thay đổi, mặc dù biết phương án đó không phù hợp với kế hoạch đề ra nhưng bạn vẫn nghe theo.
• Bạn không có tầm nhìn hướng đến mục tiêu lớn và lâu dài.

Nếu bạn là một người như vậy và không có ý định thay đổi tính cách đó, chắc chắn bạn sẽ bị đào thải sớm. Một người quản lý cấp trung phải có tầm nhìn rõ ràng cũng như định hướng đội ngũ đi theo đúng kế hoạch dù trong giai đoạn thực hiện đôi khi có sự thay đổi và cải tiến, nhưng vẫn về đích đúng như những dự định ban đầu đã đề ra.

Kết luận

Trên đây chỉ là những yếu tố căn bản để tạo nên một quy trình làm việc cho một nhân viên cấp trung, nhằm giao việc, quản lý và ứng xử với nhân viên theo cách phù hợp và đúng đắn nhất.

Ngoài ra, nếu như doanh nghiệp bạn đang có một đội ngũ quản lý cần được hướng dẫn một cách bài bản về các kỹ năng để hoàn thiện bản thân, lấy đà cho quá trình thăng tiến, hãy tham gia khóa học GLC của GOEN để được đào tạo thêm kỹ năng cũng như tư duy giúp bám sát với thực tiễn công việc nhé!

Đăng ký bằng cách click vào đăng ký trao đổi MIỄN PHÍ ngay hôm nay để GOEN có cơ hội tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn đào tạo nhân viên. Hơn thế nữa, nếu bạn nhanh tay đăng ký trao đổi, bạn sẽ được miễn phí 5 suất đánh giá năng lực nhân sự bởi hệ thống đánh giá hàng đầu từ GOEN. Nhanh chóng liên hệ cùng chúng tôi nhé !