Mục lục bài viết
Việc thiết lập một quy trình để tìm ra điểm yếu nhất (CSF) sau đó cải thiện KPI là yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong việc đạt GOAL (KGI) của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một sai lầm tưởng chừng đơn giản nhưng rất phổ biến mà rất nhiều doanh nghiệp mắc phải, đó là việc thiết lập và phân chia KGI (số hóa của GOAL) chưa hợp lý. Điều này khiến việc đo lường hiệu suất khó khăn và khiến KPI rất khó được xác định.
Vậy thiết lập KGI thế nào là hợp lý và phân chia thế nào để dễ dàng cho từng bộ phận? Hãy cùng tôi khám phá quy trình thiết lập KGI trong bài viết này.
1. Sai Lầm Khi Không Xác Định KGI: Bài Học Từ Công Ty Sản Xuất
Trong quá trình tư vấn đào tạo cho hàng trăm doanh nghiệp Nhật Bản ở 9 quốc gia, tôi thường thấy một sai lầm nghiêm trọng: việc đặt ra KGI tổng thể mà không rõ ràng thông tin và không phân chia cụ thể cho các bộ phận.
Trong cuộc họp, Giám Đốc đặt ra KGI trong năm 2024 là doanh thu tăng 30%.
Sau đó mỗi Manager khi quay về đội nhóm đều cố gắng tăng năng suất của đội nhóm của mình:
– Phòng nhân sự thì tìm cách tổ chức đào tạo.
– Phòng kế hoạch sản xuất thì xây kế hoạch tăng ca.
– Phòng tổng vụ tìm cách cắt giảm chi phí.
Nhưng kết quả vẫn không như mong đợi.
Và nguyên do chính là vì GOAL đặt ra chưa rõ ràng.
2. Nhận Ra Vấn Đề: Khi KPI Không Thể Thay Thế KGI
Từ kinh nghiệm trên, tôi nhận ra rằng việc không phân chia KGI là nguyên nhân chính dẫn đến việc quản lý KPI không hiệu quả.
Khi GOAL khi được thiết lập phải đảm bảo đầy đủ 3 yếu tố: Thời gian, đối tượng, nội dung và KGI là số hóa của GOAL. Và nếu có một KGI chung thì phải tính toán để chia ra KGI nhỏ hơn cho từng bộ phận.
Có như vậy, mỗi bộ phận mới định hướng rõ được KGI của bộ phận, từ đó tính toán các số liệu phù hợp cho quy trình và quản lý điểm yếu nhất của quy trình một cách hiệu quả.
Vậy với trường hợp vừa nêu trên, một GOAL đúng sẽ là một GOAL như thế nào?
3. Quản lý KPI phải có 4 yếu tố GOAL, KGI, CSF và KPI
Như đã chia sẻ ở trên, việc quản lý KPI phải có 4 yếu tố GOAL, KGI, CSF và KPI. Và trong GOAL sẽ gồm 3 yếu tố.
Cấp trên cần đưa ra một GOAL đầy đủ là
– Thời gian: đến tháng 12 năm 2024
– Nội dung: Tăng doanh thu -> KGI = 30%
– Đối tượng: 3 phòng ban nhân sự, tổng vụ, sản xuất.
Sau đó đưa ra con số KGI nhỏ hơn cho từng bộ phận.
Ví dụ: Để đặt được KGI 30% thì phòng HR cần đào tạo để tăng năng lực của nhân sự lên 15%, phòng sản xuất cần tăng sản lượng 10% và phòng tổng vụ cần giảm chi phí 5%.
Dựa vào đó, GOAL được quy định rõ ràng, mỗi phòng ban cũng sẽ biết được KGI chính của mình là gì. Từ đó, việc quản lý KPI trở nên dễ dàng hơn.
Tóm lại, việc đưa ra GOAL rõ ràng và phân chia KGI thành các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận là một bước đi thiết yếu trong việc quản lý KPI hiệu quả. Khi KGI được xác định rõ ràng, các phòng ban sẽ có có thể tính toán các số liệu ý tưởng cho từng bước trong quy trình, từ đó xác định các yếu tố thành công quan trọng (CSF), và thiết lập các chỉ số hiệu suất then chốt (KPI) một cách rõ ràng, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất và điều chỉnh chiến lược một cách linh hoạt.
Cuối cùng, quy trình này sẽ dẫn đến việc đạt được KGI một cách hiệu quả, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thành công trong thị trường cạnh tranh hiện nay. Điều này không chỉ đúng với Cấp bậc giám đốc mà đối với các trưởng phòng hoặc trường nhóm khi giao các task xuống cho nhân sự mình đang quản lý, giúp họ dễ dàng quản lý KPI, đạt được mục tiêu và tăng động lực từ bên trong. Nhắc đến Động lực, GOEN cũng sẽ có những bài viết hữu ích khác giúp các bạn tăng được động lực làm việc cho nhân viên.
Còn với bài viết về việc xác định đúng GOAL và KGI lần này sẽ xin phép tạm dừng tại đây. Nếu bạn muốn nhân viên, các leader hoặc manager trong công ty biết được cách thiết lập và quản lý KPI một cách hiệu quả nhất, hãy LIÊN HỆ với người hỗ trợ của GOEN, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hàng tá công cụ hữu ích hỗ trợ cho việc quản lý KPI của bạn. Ưu đãi tham gia buổi tư vấn: 100% nhận được ưu đãi thực hiện bài đánh giá năng lực miễn phí cho 05 nhân sự trong công ty.
Tất cả buổi tư vấn đều MIỄN PHÍ ! Hãy đăng ký ngay để giải quyết vấn đề trong doanh nghiệp của bạn nhé !
