Mục lục bài viết
1. KPI là gì?
Đây là một câu hỏi thú vị mà tôi đã được nhiều học viên đặt ra. Phần lớn câu trả lời mà tôi nhận được đại loại như “Là theo dõi hoạt động kinh doanh bằng con số”, “Là quản lý rất nhiều con số”, hoặc “Là doanh thu và lợi nhuận”. Nhưng liệu có đúng không? Hãy cùng tôi khám phá câu chuyện dưới đây để tìm lời giải đáp.
2. Câu chuyện kinh nghiệm về thiết lập KPI sai lầm
Hãy cùng tìm hiểu qua câu chuyện của anh Minh, một Trưởng phòng Marketing của một công ty công nghệ.
Khi mới nhậm chức, anh được giao nhiệm vụ thiết lập và theo dõi các KPI cho phòng mình. Anh Minh bắt đầu bằng việc chọn ra những chỉ số mà anh nghĩ là quan trọng nhất: số lượng leads, tỉ lệ chuyển đổi và doanh thu. Anh thiết lập mục tiêu cụ thể: đạt 500 leads mỗi tháng, nâng tỉ lệ chuyển đổi lên 10%, và đạt doanh thu 2 tỷ đồng trong quý.
Ban đầu, mọi thứ có vẻ suôn sẻ. Nhưng sau ba tháng, anh Minh nhận thấy các con số không những không cải thiện mà còn xấu đi. Số lượng leads chỉ đạt 300 mỗi tháng, tỉ lệ chuyển đổi giảm xuống còn 5%, và doanh thu chỉ đạt 1,2 tỷ đồng.
Anh Minh bắt đầu cảm thấy lo lắng và cân nhắc các đối sách. Tuy nhiên, anh gặp khó khăn vì thời gian và nhân sự không đủ để triển khai những thay đổi lớn. Anh Minh quyết định họp lại với đội ngũ để xem xét lại các KPI. Qua buổi họp, anh nhận ra rằng những KPI mà anh chọn không phản ánh đúng thực trạng và mục tiêu của công ty. Anh đã quá tập trung vào các chỉ số kết quả mà quên đi các chỉ số hoạt động. Điều này dẫn đến việc không theo dõi được quá trình và các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Vậy nguyên nhân là do đâu?
3. Nguyên nhân và giải pháp khi thiết lập KPI không hiệu quả
Nguyên nhân chính dẫn đến sai lầm của ông Minh khi thiết lập KPI là do thiếu sự hiểu biết sâu sắc về các chỉ số cần thiết và cách chúng liên quan đến mục tiêu tổng thể của công ty. Ông Minh đã chọn các KPI phổ biến, nhưng chúng không phù hợp với tình hình cụ thể của công ty ông.
3.1. Hiểu lầm về quản lý KPI
Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng rằng quản lý KPI chỉ đơn giản là theo dõi một loạt các con số khác nhau. Tuy nhiên, quản lý KPI đúng nghĩa là xác định quá trình yếu nhất, còn gọi là Yếu tố thành công then chốt (CSF), có vai trò quan trọng trong việc đạt được Chỉ số mục tiêu chính (KGI). Khi đã xác định được, CSF này cần được định lượng thành một KPI. Đội ngũ sau đó nên tập trung tài nguyên vào việc cải thiện KPI này. Khi quá trình này được củng cố, cần tiếp tục xác định và giải quyết yếu tố yếu nhất tiếp theo. Chu kỳ này của việc xác định, đo lường và cải thiện CSF là cách thực sự để củng cố doanh nghiệp.
Trước khi đi sâu vào CSF, chúng ta cần hiểu rõ về quản lý KPI. Quản lý KPI bao gồm ba thành phần chính: KGI, CSF và KPI. KGI là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến, trong khi CSF là những yếu tố then chốt giúp đạt được KGI. Khi CSF được định lượng thành các chỉ tiêu cụ thể, chúng trở thành KPI, tức là các chỉ số đo lường hiệu suất.
3.2. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất chính. Ở đây, “Performance” đề cập đến KGI, tức là hiệu suất liên quan đến mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được. “Key” trong KPI chính là CSF – yếu tố quyết định thành công. Khi CSF được định lượng thành một con số cụ thể, nó trở thành KPI, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá mức độ tiến triển trong việc đạt được KGI.
3.3. Tại sao CSF được xem là “điểm yếu nhất” trong quá trình quản lý KPI?
Trong quá trình quản lý KPI, CSF thường được coi là “điểm yếu nhất” bởi vì nó chính là nút thắt cổ chai (bottleneck) trong quy trình. Nói cách khác, CSF là yếu tố quyết định tốc độ hoặc khả năng đạt được KGI. Nếu không xác định và cải thiện CSF – chính là điểm yếu nhất trong hệ thống – thì việc đạt được KGI sẽ trở nên khó khăn hoặc không thể thực hiện được. Đây là lý do tại sao việc tập trung vào CSF là cực kỳ quan trọng trong quá trình quản lý hiệu suất và đạt được mục tiêu cuối cùng.
Giả sử KGI của ông Minh là đạt được 2 tỷ VND trong một quý. Tuy nhiên, ông Minh đã đặt quá nhiều KPI cho đội ngũ của mình, chẳng hạn như tăng số lượng cuộc gọi bán hàng, tăng số lượng email marketing, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi, và nhiều mục tiêu khác. Vì có quá nhiều mục tiêu cùng lúc, nhóm của ông không thể tập trung vào bất kỳ một KPI nào, dẫn đến việc không đạt được kết quả mong muốn.
Thay vào đó, ông Minh nên xác định CSF, tức là yếu tố yếu nhất cần được cải thiện để đạt được KGI. Ví dụ, sau khi xem xét, ông nhận ra rằng “tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng chính thức quá thấp” là yếu tố yếu nhất, hay còn gọi là “nút thắt cổ chai” trong quy trình bán hàng. Đây chính là CSF cần được ưu tiên cải thiện. Sau khi xác định được CSF này, ông Minh có thể đặt một KPI cụ thể như “tăng tỷ lệ chuyển đổi từ 5% lên 10% trong vòng 3 tháng”. Điều này giúp nhóm của ông Minh tập trung vào một mục tiêu rõ ràng, từ đó cải thiện quy trình bán hàng và hỗ trợ khách hàng để đạt được KPI này. Khi đã cải thiện được tỷ lệ chuyển đổi, ông Minh có thể tiếp tục xác định và giải quyết yếu tố yếu nhất tiếp theo, từng bước tiến tới việc đạt được KGI 2 tỷ VND.
Việc tập trung vào CSF, đặc biệt là yếu tố yếu nhất, giúp đội ngũ của ông Minh không bị phân tán nguồn lực và thời gian, đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng tới việc giải quyết các vấn đề cốt lõi và đạt được mục tiêu cuối cùng.
4. Ba yếu tố then chốt trong quản lý hiệu quả: KPI, KGI và CSF
KPI (Key Performance Indicator), KGI (Key Goal Indicator) và CSF (Critical Success Factor) là các yếu tố then chốt trong quản lý hiệu quả. Khi thiết lập KPI, cần đảm bảo rằng chúng hỗ trợ và phản ánh đúng KGI và CSF của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng tới mục tiêu chung và các yếu tố quan trọng nhất được chú trọng đúng mức.
4.1. 4 bước thiết lập KPI hợp lý cho doanh nghiệp
– Xác định mục tiêu chiến lược: Trước khi thiết lập KPI, cần phải hiểu rõ mục tiêu chiến lược của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng KPI sẽ hỗ trợ và phản ánh đúng KGI (Key Goal Indicator) và CSF (Critical Success Factor).
– Lựa chọn chỉ số phù hợp: Chọn những chỉ số có thể đo lường được và phản ánh đúng các yếu tố then chốt ảnh hưởng đến thành công của mục tiêu đó. Đừng chỉ tập trung vào kết quả mà hãy theo dõi cả quá trình.
– Theo dõi và điều chỉnh: Sau khi thiết lập KPI, cần có sự linh hoạt để điều chỉnh khi cần thiết. Điều này đảm bảo rằng KPI luôn phản ánh đúng thực tế và giúp đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả.
– Đánh giá định kỳ: Thực hiện đánh giá định kỳ các KPI để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với mục tiêu và điều kiện hiện tại của doanh nghiệp.
Việc thiết lập và theo dõi KPI không chỉ đơn giản là lựa chọn một vài con số để theo dõi. Nó đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, các yếu tố then chốt ảnh hưởng đến thành công, và sự linh hoạt trong việc điều chỉnh và theo dõi các chỉ số.
Vậy làm thế nào để thiết lập KPI tốt? Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của tôi tại website để hiểu rõ hơn về công thức thiết lập nhé!
Còn nếu bạn đang mệt mỏi vì các chỉ số KPI không mang lại kết quả như mong đợi? Hãy tham khảo khóa Đào tạo nhân viên quản lý KPI hiệu quả hoặc gửi thông tin đến tôi, chúng tôi sẽ lắng nghe và hướng dẫn bạn cách xây dựng hệ thống KPI rõ ràng, đo lường được, giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc một cách chính xác. Tư vấn 1-1 tại đây!
Khi tham gia buổi tư vấn, bạn còn 100% nhận được ưu đãi thực hiện bài đánh giá năng lực miễn phí cho 05 nhân sự trong công ty. Tất cả buổi tư vấn đều MIỄN PHÍ ! Hãy đăng ký ngay để giải quyết vấn đề trong doanh nghiệp của bạn nhé !
