Mục lục bài viết
1. Giao tiếp là năng lực cốt lõi
Trong môi trường làm việc, kỹ năng chuyên môn giỏi là chưa đủ. Cách bạn nói, lắng nghe và phản hồi quyết định phần lớn hiệu quả công việc. Giao tiếp không chỉ là “nói đúng” mà là “nói để người khác hiểu và sẵn sàng hợp tác”.
2. Hiểu mục tiêu trước khi nói
Trước khi bắt đầu một cuộc trao đổi, hãy tự hỏi: “Tôi muốn người nghe hiểu gì, cảm gì, làm gì sau khi nghe?”. Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn chọn cách nói phù hợp – ví dụ, nói để báo cáo khác với nói để thuyết phục.
3. Lắng nghe chủ động (Active listening)
Nghe không phải chỉ là im lặng. Hãy thể hiện rằng bạn đang thực sự chú ý: nhìn vào người nói, gật nhẹ, đặt câu hỏi ngắn như “Anh/chị có thể nói rõ hơn phần này không?”. Khi người khác cảm thấy được lắng nghe, họ sẽ cởi mở hơn và dễ hợp tác hơn.
4. Giao tiếp ngắn gọn, có cấu trúc
Trong công việc, thời gian là quý. Hãy trình bày ý chính theo công thức 3 phần: Bối cảnh – Vấn đề – Đề xuất. Ví dụ:
“Dự án đang chậm 2 ngày (bối cảnh). Nguyên nhân do chờ xác nhận thiết kế (vấn đề). Tôi đề xuất tạm dùng bản draft để tiến hành bước tiếp theo (đề xuất).”
Cách nói rõ ràng này giúp người nghe nắm nhanh và ra quyết định dễ dàng hơn.
5. Ngôn ngữ tích cực và tôn trọng
Tránh dùng câu phủ định hoặc đổ lỗi như “Anh làm sai rồi”. Thay vào đó, thử nói: “Nếu mình làm theo hướng này, kết quả có thể tốt hơn”. Cách nói tích cực giúp giữ tinh thần hợp tác và giảm căng thẳng.
6. Mẹo nhỏ để cải thiện mỗi ngày
-
Chuẩn bị ý chính trước khi họp hoặc báo cáo.
-
Kiểm tra tông giọng: nói rõ, chậm, không cao giọng khi căng thẳng.
-
Sau mỗi cuộc họp, ghi lại 1 điều bạn có thể cải thiện trong lần sau.
-
Dành 5 phút mỗi ngày để luyện diễn đạt lại email hoặc tin nhắn sao cho dễ hiểu hơn.
Kết luận: Giao tiếp hiệu quả không phải bẩm sinh mà là kỹ năng rèn luyện mỗi ngày. Khi bạn nói rõ, nghe kỹ và tôn trọng người khác, bạn không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn xây dựng được niềm tin – nền tảng của mọi quan hệ trong công việc.
