Có nhiều loại công việc bận rộn khác nhau, mỗi loại được truyền cảm hứng từ những thông tin sai lệch hoặc rối loạn chức năng khác nhau trong một doanh nghiệp. Công việc bận rộn khiến nhân viên bực bội, giảm năng suất và thường làm giảm xếp hạng dịch vụ khách hàng tích cực. Chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp nên xem xét chiến lược tốt nhất để giải quyết loại công việc bận rộn mà công ty của họ đang tham gia.
Với đời sống vội vàng như hiện tại khiến công việc của chúng ta ngày một bận rộn hơn. Chính vì vậy, bạn cần có cách để quản lý và giảm tải bớt những công việc không cần thiết, vậy làm thế nào để công việc của bạn bớt bận rộn hơn. Hãy cùng GOEN tìm hiểu nhé!
Mục lục bài viết
Công việc bận rộn là gì?
Trước khi bạn có thể hiểu làm thế nào để giảm bớt công việc bận rộn, điều cần thiết là đảm bảo rằng bạn hiểu chính xác nó là gì.
Công việc bận rộn được định nghĩa là những nhiệm vụ mà các thành viên trong nhóm thực hiện không mang lại giá trị ngay lập tức cho công ty. Tuy nhiên, có một số nhiệm vụ có vẻ như là công việc bận rộn, chẳng hạn như nhập dữ liệu, thực sự mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.
Nói cách khác, không phải tất cả công việc bận rộn đều có thể gây bất lợi cho công việc kinh doanh của bạn. Một số hoạt động tẻ nhạt rất quan trọng đối với hoạt động của bạn và cần được thực hiện bất kể. Nhưng công việc bận rộn mà bạn muốn giảm bớt lại là loại không mang lại lợi ích cho công ty của bạn và còn xa rời việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.
Một số kiểu công việc bận rộn
Bikeshedding
Bikeshedding đề cập đến việc tập trung nhiều vào các nhiệm vụ có giá trị thấp trong khi bản thân lại bỏ qua những nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung ngay lập tức của bạn và quan trọng hơn nhiều. Ví dụ: một chủ doanh nghiệp dành hàng giờ cố gắng sửa máy in của họ để in danh thiếp thay vì dành thời gian để chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để trả lương. Vào cuối ngày, có đủ dòng tiền để trả lương cho nhân viên của bạn là một nhiệm vụ quan trọng hơn là tạo danh thiếp, nhưng chủ doanh nghiệp bị cuốn vào công việc bận rộn.
Đưa ra các quy tắc
Đây là khi mọi người bị ám ảnh bởi những kỳ vọng và truyền thống đến mức họ mất tập trung vào những gì thực sự quan trọng hoặc lãng phí thời gian vào các hoạt động vô nghĩa. Ví dụ, một nhân viên tin rằng việc rời khỏi công việc trước 6 giờ chiều là không phù hợp. Vì vậy, trong giờ cuối cùng của ngày làm việc, họ cố tỏ ra bận rộn bằng cách loay hoay với những công việc lặt vặt thay vì sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan hơn. Họ đã tham gia vào công việc bận rộn chỉ để hỗ trợ một tiêu chuẩn được nhận thức.
Cho phép nhiệm vụ leo thang
Điều này xảy ra khi các kế hoạch cho một tổ chức hoặc một dự án cụ thể mở rộng ra ngoài mục đích ban đầu một cách không cần thiết và chuyển sự chú ý của nhân viên ra khỏi những điều cốt lõi cần hoàn thành để hoàn thành mục tiêu chính. Một ví dụ là khi một giám đốc điều hành buộc cấp dưới làm việc gì đó chỉ mang lại lợi ích cho giám đốc điều hành đó và khiến thành viên trong nhóm sao nhãng khỏi trách nhiệm chính của họ. Do đó, nhân viên có thể trở nên bực bội vì họ muốn sử dụng thời gian của mình tốt hơn nhưng không thể vì công việc bận rộn bắt buộc.
Làm thế nào để quản lý công việc bớt bận rộn?
Loại bỏ tâm lý “bận rộn” khỏi trí óc
Mọi người thích nói về lịch trình bận rộn của họ, nhưng đó không phải lúc nào cũng là điều đáng để khoe khoang.
Công việc bận rộn là sản phẩm của một nền văn hóa lỗi thời dựa trên hiệu suất dựa trên lượng thời gian bạn dành cho công việc hơn là chất lượng của công việc đó. “Bất cứ khi nào tôi nói chuyện với những người quản lý đang làm việc hơn 12 giờ một ngày, tôi luôn hỏi tại sao. Khi bạn tìm hiểu lịch trình và công việc của họ, bạn sẽ thường thấy bận rộn với công việc.”
Thay vì tự hỏi mình có bận không (vì câu trả lời sẽ luôn là có), hãy hỏi bạn đang bận làm gì. Nếu bạn bận rộn với công việc không giúp ích gì cho lợi nhuận của mình, thì đó là công việc bận rộn và không đáng để bạn dành thời gian. Hiệu suất vượt trội không phải là lợi thế nếu nó đi kèm với chi phí hiệu quả.
Nhất quán quan điểm làm việc với cộng sự
Để nhóm của bạn hoạt động hiệu quả nhất có thể, mọi người cần phải đồng quan điểm với các mục tiêu của công ty.
Tập trung vào kết quả và chú ý chặt chẽ đến việc tổ chức công việc đều là những yếu tố chính. Các mục tiêu được xác định rõ ràng giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng tập trung hơn vào những gì thực sự quan trọng và xác định nhiệm vụ nào không hướng tới các mục tiêu đã xác định.
Xem xét danh sách việc cần làm để công việc không bị trùng lặp và mỗi nhóm đều hướng tới một mục tiêu. Tất cả nhân viên cũng cần phải có các mục tiêu chính được xác định rõ ràng. Sau đó, họ nên sắp xếp tất cả các hành động của mình để đạt được những mục tiêu đó thay vì dành thời gian cho công việc bận rộn. Mỗi người đều cần xem công việc của mình bận
Liệt kê và xem xét trách nhiệm và nhiệm vụ của bạn
Bắt đầu mỗi ngày làm việc với danh sách việc cần làm trong ngày của bạn. Danh sách này chỉ nên bao gồm các mục trong nhiệm vụ cốt lõi của bạn đối với tổ chức. Sẽ rất hữu ích nếu bạn chuẩn bị danh sách này trước ít nhất một ngày hoặc từ rất sớm vào buổi sáng.
Viết ra trách nhiệm của bạn và xem xét từng nhiệm vụ, đồng thời hướng dẫn người quản lý và nhân viên của bạn thực hiện tương tự.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Trong khi các nhà lãnh đạo công ty nên cố gắng loại bỏ công việc bận rộn, một số hoạt động có vẻ như bận rộn là không thể tránh khỏi. Các nhà quản lý nên phân bổ công việc này một cách đồng đều giữa các nhân viên để không ai cảm thấy bị đánh giá thấp và để đảm bảo khối lượng công việc được cân bằng.
Phần mềm quản lý dự án, chẳng hạn như Basecamp và Trello, cho phép bạn xem những dự án mà nhân viên đang làm, nếu một nhân viên nào đó đang làm việc quá nhiều, không có đủ việc để làm hoặc đang lãng phí thời gian quý báu.
Dành thời gian nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng tập trung
Cố gắng làm quá nhiều việc có thể làm cạn kiệt năng lượng của bạn và khiến bạn làm việc kém hiệu quả hơn. Không có lý do gì để làm việc chỉ vì lợi ích của công việc. Điều quan trọng hơn là dành thời gian rời khỏi bàn làm việc và thư giãn. Sử dụng thời gian này để xác định những gì bạn muốn đạt được với thời gian còn lại trong ngày làm việc của bạn.
Sau khi thoát khỏi sự áp lực hoặc kiệt sức, họ có thể trở lại nơi làm việc một cách sảng khoái. Các thành viên trong nhóm có ý thức mạnh mẽ về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống sẽ dễ dàng làm việc hiệu quả hơn với các nhiệm vụ có ý nghĩa khi làm việc đúng giờ.
Chiến lược giảm thiểu công việc bận rộn nào tốt nhất?
Công việc bận rộn có thể là một vấn đề phổ biến gây khó chịu cho hầu hết các ngành công nghiệp và công ty. Nhưng giải pháp để giảm thiểu nó có lẽ cũng độc đáo như con người, sản phẩm và địa điểm liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Điều đó có nghĩa là, không có giải pháp chung cho tất cả. Chiến lược phù hợp nhất với bạn hoặc một nhân viên cụ thể có thể không phải là chiến lược tổng thể.
Để giải quyết vấn đề, hãy bắt đầu bằng cách xác định loại công việc bận rộn mà bạn hoặc nhân viên của bạn đang làm hàng ngày. Tiếp theo, hãy xem xét lý do tại sao những thói quen làm việc bận rộn đó lại bén rễ ngay từ đầu. Sau đó, xem lại các chiến lược ở trên và chọn những chiến lược có ý nghĩa nhất đối với vấn đề bạn đang cố gắng khắc phục. Là chủ sở hữu của công ty, bạn có vị trí tốt nhất để giảm bớt công việc bận rộn và đưa nhóm của bạn trở lại đúng hướng, cùng nhau làm việc để đạt được các mục tiêu của hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn.
Kết luận
