Mục lục bài viết
Xác định vấn đề cấp trên đang quan tâm và viết đề xuất giải quyết
Làm thế nào để viết được đề án, đề xuất (proposal) thành công? Làm sao biết được đề xuất của mình phù hợp hay không? Khi đề án hay rồi thì trình bày ra sao để thuyết phục cấp trên?
Những câu hỏi trên chắc chắn các anh chị quản lý đã từng trải qua khi viết đề xuất hay đề án trình cho cấp trên.
Công việc hàng ngày có rất nhiều hoạt động liên quan đến kế hoạch, dự trù kinh phí… phải thực hiện và cần đề xuất như là một hành động bắt buộc để có sự đồng thuận từ cấp trên, khách hàng, đối tác….Và không phải rằng có một đề xuất tâm đắc rồi khi trình bày sẽ đầy sức thuyết phục với họ. Câu chuyện tuần này sẽ là chia sẻ về “Kỹ năng đề xuất” tại cuộc họp của công ty sản xuất linh kiện vừa và nhỏ.
Nhận diện và phân tích các lỗi thường gặp trong viết đề xuất.
Trong buổi họp cuối tháng cấp quản lý công ty sản xuất linh kiện vừa và nhỏ, anh H. (Quản lý Nhân sự) chia sẻ kinh nghiệm về việc nhận diện và phân tích các lỗi thường gặp trong viết đề xuất chương trình đào tạo.
Chị K. (Marketing): “Nghe nói anh viết đề xuất là sếp duyệt. Gần đây nhất là được duyệt đề xuất chương trình đào tạo mà năm ngoái đã bị từ chối. Anh có thể chia sẻ bí quyết như lỗi thường gặp mà anh đã nhận diện và cách khắc phục không?”
Anh H. (Nhân sự): “Tất nhiên rồi. Trước đây, đề xuất của tôi thường bị từ chối. Sau nhiều lần xem lại và điều chỉnh, tôi nhận ra ba lỗi chính:
- Một là không giải quyết vấn đề cấp trên quan tâm. Vì tôi thường đề xuất những gì tôi thích hơn là những gì sếp cần.
- Hai là viết không rõ ràng, không trọng tâm.
- Ba là trình bày dài dòng. Tôi không biết cách làm nổi bật điểm quan trọng một cách ngắn gọn
Anh Q (Sản xuất): “Anh đã khắc phục những lỗi này như thế nào?”
Anh H.: “Tôi đã thực hiện ba bước để cải thiện:
- Thứ nhất: Xác định vấn đề sếp quan tâm. Bằng cách tham gia nhiều cuộc họp, ghi chép kỹ lưỡng và hiểu rõ yêu cầu, KPI của sếp.
- Thứ hai: Phân tích và đề xuất giải pháp. Tập trung vào các mục tiêu cụ thể mà sếp đã nhấn mạnh, ví dụ như kỹ năng bán hàng.
- Thứ ba: Trình bày ngắn gọn và dễ hiểu. Viết đề xuất súc tích, tập trung vào lợi ích cụ thể và rõ ràng.
Chị A. (Tài chính): “Điều này có hiệu quả không?”.
Anh H.: “Rất hiệu quả. Tỉ lệ duyệt đề xuất của tôi đã tăng lên đáng kể. Ví dụ, đề xuất chương trình đào tạo kỹ năng bán hàng của tôi đã được phê duyệt nhanh chóng.”
Anh D. (Kinh doanh): “Tuyệt vời quá. Cảm ơn anh đã chia sẻ. Tôi sẽ thử áp dụng phương pháp này.”
Anh Hoàng: “Không có gì. Chúc mọi người may mắn!”
Bản đề xuất là cách giải quyết cho vấn đề người đọc quan tâm.
Qua câu chuyện của anh H. Quản lý Nhân sự, chúng ta học được những bài học quan trọng về cách viết đề xuất hiệu quả:
1. Hiểu rõ mối quan tâm của người đọc
Trước khi viết đề xuất, hãy dành thời gian để tìm hiểu kỹ lưỡng về những mối quan tâm và mục tiêu chính của người đọc, đặc biệt là cấp trên. Thông tin có được từ việc tham dự các cuộc họp quan trọng, xem xét các báo cáo chiến lược và hiểu rõ các chỉ số hiệu quả công việc (KPI).
2. Viết đề xuất một cách rõ ràng và có trọng điểm
Đảm bảo rằng nội dung đề xuất trực tiếp giải quyết các vấn đề người đọc đang quan tâm. Tránh viết lan man và hãy tập trung vào các lợi ích cụ thể mà đề xuất mang lại.
3. Trình bày ngắn gọn và dễ hiểu
Một bản đề xuất hiệu quả không cần quá dài. Điều quan trọng là phải rõ ràng và dễ hiểu. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp và tránh dài dòng để làm nổi bật các điểm chính và lợi ích của đề xuất.
4. Đặt mình vào vị trí của người đọc
Hãy đặt mình vào vị trí của người đọc để tự hỏi liệu đề xuất có giải quyết được các vấn đề mà họ quan tâm hay không. Cách này giúp anh chị điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp và dễ dàng được chấp nhận hơn.
5. Học hỏi từ phản hồi và cải thiện liên tục
Mỗi lần đề xuất bị từ chối là một cơ hội để học hỏi. Hãy lắng nghe phản hồi và điều chỉnh các đề xuất tiếp theo dựa trên những bài học đó. Liên tục cải thiện là chìa khóa để nâng cao tỉ lệ thành công của các đề xuất.
Kết quả của việc áp dụng những nguyên tắc này sẽ giúp anh chị tăng đáng kể tỉ lệ duyệt đề xuất. Một đề xuất hiệu quả sẽ nhanh chóng được phê duyệt khi tập trung vào giải quyết các vấn đề cụ thể và quan trọng đối với người đọc.
Xác định “Vấn đề” và viết đề xuất bằng 3 bước.
Xác định được vấn đề mà người đọc quan tâm là chìa khóa để viết một đề xuất thành công. Quy trình này gồm 3 bước cụ thể. Dưới đây là ví dụ về việc đề xuất một phương án cải thiện tình trạng trễ deadline của nhóm A:
Bước 1 I= Ideal: Xác định lý tưởng và mục tiêu của người đọc
Dựa vào các yêu cầu của cấp trên, nội dung đã chia sẻ trong cuộc họp hoặc tiêu chí KPI của phòng ban. Ví dụ: Cấp trên yêu cầu các dự án phải đúng deadline cho từng nhóm, từng task.
Bước 2 P= Problem: Xác định vấn đề bằng sự chênh lệch giữa lý tưởng và hiện trạng Vấn đề là độ chênh giữa lý tưởng và hiện trạng hiện tại. Ví dụ: Lý tưởng là đúng 100% deadline, nhưng hiện trạng chỉ đạt 90%. Vấn đề là tỉ lệ trễ deadline của team là 10%.
Bước 3 Q= Question: Xác định câu hỏi của người đọc khi thấy vấn đề
Các câu hỏi là: Tại sao nhóm A lại trễ deadline 10%? Làm thế nào để không trễ deadline 10%?… Trong số các câu hỏi này, xác định câu hỏi mà người đọc đang quan tâm nhất tại thời điểm này để giải quyết bằng “đề xuất” của anh chị, tức là phương án giải quyết vấn đề. Ví dụ: Đề xuất sử dụng phần mềm “Theo dõi tiến độ từng task” để đúng deadline.
Khi trình bày đề xuất, cần lưu ý: Đối tượng người đọc, vấn đề họ quan tâm. Cách giải quyết vấn đề đó. Đồng thời, phần trình bày nên ngắn gọn, đi kèm lý do và dẫn chứng cụ thể khi đề xuất phương án. Bằng cách thực hiện tuần tự 3 bước này, tỉ lệ được duyệt đề xuất của anh chị sẽ tăng lên đáng kể.
Đối tượng là chìa khóa cần làm rõ khi đề xuất.
Để được phê duyệt đề xuất, đề xuất thành công hay phù hợp thì trước tiên đề xuất đó phải giải quyết vấn đề mà đối tượng duyệt đang quan tâm. Sau đó, nội dung hay cách trình bày mới có thể phát huy tác dụng.
Xác định “Vấn đề” của đối tượng và “Viết đề xuất” là hai từ khóa sẽ quyết định tỉ lệ duyệt của đề xuất.
Nếu anh chị quan tâm hoặc đang gặp vấn đề tương tự, hãy tham gia buổi trao đổi cùng chúng tôi TẠI ĐÂY hoặc liên lạc kết nối với chúng tôi.
