Tiết lộ phương pháp cải thiện quy trình tuyển dụng cho doanh nghiệp

Tuyển dụng nhân tài mới là một phần không thể thiếu trong việc tổ chức cơ cấu một doanh nghiệp. Tuyển dụng không chỉ đơn giản là xem xét hồ sơ và thực hiện các cuộc phỏng vấn. Những sai lầm trong tuyển dụng, chẳng hạn như bản mô tả công việc được soạn thảo kém hoặc thiếu thông tin liên lạc về đơn xin việc, có thể ngăn cản một ứng viên đủ tiêu chuẩn tìm kiếm việc làm với bạn. Tuy nhiên, với quy trình tuyển dụng và giới thiệu phù hợp được áp dụng, bạn sẽ sớm có thể tuyển dụng và thuê những ứng viên tốt nhất.

Một quy trình tuyển dụng phù hợp có thể giúp bạn thu hút và giữ chân nhân viên chất lượng cao. Cải thiện quy trình thu hút nhân tài của bạn bằng công nghệ, quản lý danh tiếng và mô tả công việc chính xác. 

Quy trình tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng là một phương pháp từng bước để tìm kiếm, tuyển dụng và thuê nhân viên mới. Một quy trình tuyển dụng tốt sẽ giúp bạn thu hút và giữ chân những nhân viên chất lượng và phù hợp, đi theo cùng sự phát triển doanh nghiệp. Các yếu tố cụ thể của quy trình tuyển dụng được đồng nhất trong một công ty, nhưng vẫn sẽ có một vài khía cạnh bên ngoài mà mọi doanh nghiệp có thể tuân theo, nhằm thu hút và thuê các ứng viên đủ tiêu chuẩn.  

Những bước trong quy trình tuyển dụng 

Mặc dù các bước cụ thể trong quy trình tuyển dụng đối với công ty của mỗi bước của các doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau, nhưng nhìn chung vẫn sẽ bao gồm 10 bước cơ bản.

Mô tả công việc chính xác nhu cầu tuyển dụng

Mô tả công việc là một trong những tương tác đầu tiên mà người xin việc có với tổ chức của bạn. Đảm bảo rằng bạn đang viết mô tả công việc có đầy đủ nhưng thông tin phản ánh chính xác thương hiệu cùng với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng. 

Khi bạn thực hiện bản mô tả công việc tốt và cụ thể, bạn sẽ giảm bớt thời gian những ứng viên không phù hợp ứng tuyển, giúp bạn tạo thành một nhóm hồ sơ tập trung hơn để đánh giá.

Quảng cáo và tuyển dụng cho vị trí mở

Sau khi bạn có bản mô tả công việc, bước tiếp theo là thiết lập các nội dung quảng cáo và tuyển dụng cho vị trí còn trống. Đăng nó ở nhiều vị trí như trên các trang tuyển dụng, các bảng tuyển dụng việc làm, hội chợ việc làm và nền tảng truyền thông xã hội khác.

Tất nhiên, bạn phải hiểu được những người ứng tuyển vị trí mà bạn đang cần tuyển dụng sẽ thường tìm kiếm thông tin tuyển dụng ở đâu. Đẩy mạnh nội dung tiếp cận đối với mạng lưới đó.

Phân tích các thông tin ứng viên gửi đến

Khi các CV của ứng viên bắt đầu được đẩy vào, đây là lúc bạncần đưa ra một quy trình để xem xét và sàng lọc. Bạn có thể phân bổ một hoặc nhiều người để xem thông tin và thu hẹp các ứng viên đạt yêu cầu về chuyên môn cũng như phù hợp với nhu cầu văn hóa doanh nghiệp. 

Tiến hành phỏng vấn qua điện thoại 

Sau khi thu hẹp nhóm ứng viên xin việc, hãy tiến hành phỏng vấn qua điện thoại với từng ứng viên. Phỏng vấn qua điện thoại là một cuộc sàng lọc sơ bộ ngắn kéo dài khoảng 15 đến 30 phút. Đặt một số câu hỏi cơ bản để tìm hiểu thông tin về ứng viên, cũng như các câu hỏi về kỹ năng và kinh nghiệm, cũng như sự quan tâm của họ đối với công ty và vị trí mà họ ứng tuyển. Cuộc phỏng vấn này sẽ cho bạn biết người đó là ai và họ sở hữu những kỹ năng mềm nào. 

Thực hiện phỏng vấn trực tiếp

Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại sẽ thu hẹp số lượng ứng viên. Tiến hành phỏng vấn trực tiếp với các ứng viên còn lại. Những cuộc phỏng vấn này sẽ đào sâu thông tin hơn, giúp bạn chọn ra những ứng viên hàng đầu của mình. Yêu cầu nhiều người tham gia vào các cuộc phỏng vấn này để có được bức tranh toàn cảnh hơn về mức độ phù hợp của từng ứng viên trong tổ chức cũng như vai trò của họ.

Yêu cầu ứng viên thực hiện đánh giá phù hợp

Tùy thuộc vào vị trí của bạn đang tuyển dụng, bạn có thể muốn người xin việc thực hiện các đánh giá phù hợp. Ví dụ: Nếu bạn đang tuyển dụng cho vị trí biên tập, bạn có thể yêu cầu ứng viên thực hiện bài test, nếu tuyển dụng cho vị trí bán hàng có thể yêu cầu ứng viên gọi một cuộc điện thoại mẫu dựa trên thông tin của một sản phẩm cụ thể mà doanh nghiệp đang kinh doanh.  

Tất nhiên, đánh giá năng lực không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng việc đánh giá có thể kiểm tra được ứng viên có đủ khả năng để đáp ứng vị trí này hay không. Bước đánh giá này có thể được thực hiện trước, trong hoặc sau cuộc phỏng vấn chính thức.

Kiểm tra lý lịch 

Liên hệ với người giới thiệu và tiến hành kiểm tra lý lịch trước khi tuyển dụng, đây được xem là một phần quan trọng của quy trình tuyển dụng, thường là bước cuối cùng. Mục đích kiểm tra lý lịch cũng phần nào tìm hiểu ứng viên của mình tuân thủ pháp luật hay không, cũng như họ có phù hợp về mặt pháp lý cho vị trí này. 

Đưa ra quyết định tuyển dụng

Sử dụng kiến ​​thức bạn có được về các ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng, để đưa ra quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng ai. Tham khảo ý kiến ​​của tất cả các bên đã từng nói chuyện với ứng viên để đưa ra quyết định dễ dàng và khách quan hơn. Xem xét trình độ và sự phù hợp về văn hóa doanh nghiệp, đặc biệt lưu ý không đưa ra quyết định dựa trên thành kiến ​​hoặc phân biệt đối xử cá nhân. 

Gia hạn lời mời làm việc

Các ứng viên có trình độ cao thường không có mặt trên thị trường lâu dài, vì vậy hãy nhanh chóng gia hạn lời mời làm việc sau khi bạn đã quyết định thuê ai. Đó bao gồm những thông tin liên quan đến tiền lương và phúc lợi cũng như chuẩn bị cho một số kịch bản đàm phán trong thời gian này.

Tiếp nhận nhân sự mới 

Quy trình giới thiệu nhân viên của bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn về mức độ thành công của việc tuyển dụng mới trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đầu tiên mà các nhân sự cần phải làm đó là gửi các thủ tục giấy tờ cần thiết cho ứng viên để họ ký, sau đó mới thực hiện những bước khác trong quy trình tiếp nhận. 

Cách để cái thiện quá trình tuyển dụng

Xây dựng thương hiệu doanh nghiệp

Hơn 75% chuyên gia là những ứng viên thụ động, họ không chủ động tìm kiếm việc làm dù nhưng sẵn sàng đón nhận những cơ hội mới. Để có thể mời được họ về làm việc cho mình. Doanh nghiệp phải xây dựng được thương hiệu cá nhân đủ vững mạnh, khi doanh nghiệp có thương hiệu, không chỉ làm giảm khả năng nghỉ việc của nhân sự mà còn thu hút những ứng viên thụ động đến với công ty của bạn. 

Trả lời câu hỏi thường gặp của ứng viên

Một chiến lược tuyển dụng tuyệt vời khác, đó là tạo nên một trang trên website của bạn để trả lời những câu hỏi mà ứng viên thường hỏi. Nhiều ứng viên có thể miễn cưỡng nộp đơn xin việc, vì họ cần có câu trả lời cho một số câu hỏi trước khi nộp đơn. 

Bạn có thể liệt kê những câu hỏi cụ thể mà ứng viên thường hỏi, hoặc khảo sát những nhân viên hiện tại, xem họ đã có những câu hỏi gì trước khi được tuyển dụng. Điều này sẽ giúp bạn tạo một trang bao gồm các mối quan tâm mà ứng viên có thể có, tiết kiệm thời gian cho bạn và ứng viên của bạn đồng thời giúp ứng viên biết được công việc đòi hỏi những gì.  

Đưa ra quyết định kịp lúc 

Khi bạn biết mình quan tâm đến một ứng viên cụ thể, hãy hành động nhanh chóng. Đặc biệt là khi bạn chưa đưa ra quyết định, hãy thường xuyên theo dõi ứng viên, thảo luận thêm chi tiết về vị trí để đảm bảo rằng ứng viên đang biết họ đang nằm ở vòng trong. Trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc của họ nhanh chóng trong suốt quá trình ứng tuyển.   

JD đáp ứng nhu cầu hấp dẫn 

Hầu hết mọi người muốn làm việc cho các công ty bắt kịp xu hướng công nghệ mới nhất. Giống như hầu hết các nhà tuyển dụng, bạn sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch tiêu chuẩn trước khi tuyển dụng đối với ứng viên, nhưng hồ sơ mạng xã hội của ứng viên có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về cá nhân với tư cách là một người và một nhân viên, tốt hơn hoặc xấu hơn. 

Mặc dù việc cho phép hoạt động truyền thông xã hội của ứng viên ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng của bạn là rủi ro về mặt pháp lý, vì điều đó có thể dẫn đến sự thiên vị hoặc phân biệt đối xử vô thức, nhưng nó có thể cho bạn hình dung tốt hơn về ứng viên mà bạn muốn tuyển dụng. 

Nắm bắt xu hướng

Hầu hết mọi người muốn làm việc cho các công ty bắt kịp xu hướng công nghệ mới nhất. Một phần của việc nắm bắt thời đại kỹ thuật số có nghĩa là sử dụng hồ sơ mạng xã hội công khai để nghiên cứu ứng viên. Giống như hầu hết các nhà tuyển dụng, có thể bạn sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch tiêu chuẩn trước khi tuyển dụng đối với ứng viên, nhưng hồ sơ mạng xã hội của ứng viên có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về cá nhân với tư cách là một người và một nhân viên, tốt hơn hoặc xấu hơn.

Mặc dù việc cho phép hoạt động truyền thông xã hội của ứng viên ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng của bạn là rủi ro về mặt pháp lý, vì điều đó có thể dẫn đến sự thiên vị hoặc phân biệt đối xử một cách vô thức, nhưng nó có thể cho bạn hình dung tốt hơn về ứng viên mà bạn muốn tuyển dụng. 

Tận dụng mạng xã hội để tuyển dụng

Tuyển dụng thông qua các nền tảng xã hội là một chiến lược tuyệt vời để đảm bảo bạn tiếp cận đúng đối tượng và thu hút nhân tài.

Bạn cũng có thể dựa vào các mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp rộng rãi của nhân viên, nhờ họ truyền tải thông tin tuyển dụng, thông qua phương tiện truyền thông xã hội cũng như bạn bè và người quen, như một cơ hội vàng tiềm năng để tìm kiếm ứng viên tài năng.   

Tận dụng sự giới thiệu của nhân viên 

Một trong những cách tốt nhất để thuê ứng viên chất lượng là thông qua giới thiệu từ nhân viên hiện tại hoặc những người nằm trong mối quan hệ của bạn.

Giới thiệu là một cách để sàng lọc các ứng viên tiềm năng trước khi phỏng vấn. Nếu nhân viên đáng tin cậy của bạn giới thiệu một đồng nghiệp trước đây hoặc một người bạn có kinh nghiệm làm việc mà họ biết rõ, điều đó mang lại cho bạn mức độ an toàn khi biết ứng viên mới này có thể làm tốt công việc. Khi thuê một người lạ, sẽ ít chắc chắn hơn về đạo đức làm việc cũng như khả năng phù hợp với một đội ngũ nhân sự.  

Tất nhiên bạn nên sáng suốt và không có bất kỳ sự ưu ái nào so với những ứng viên có cùng khả năng giống nhau. Một cách để làm tăng động lực từ nhân viên đó là chính sách thưởng bonus cho người giới thiệu. Nếu một nhân viên giới thiệu một người nộp đơn và người nộp đơn đó cuối cùng được tuyển dụng chính thức, thì nhân viên đã giới thiệu người thuê mới có thể nhận được một số khoản bồi thường bằng tiền mặt. 

Lựa chọn ứng viên có tính cách phù hợp với công việc

Mặc dù bộ kỹ năng phù hợp mới là yếu tố quan trọng nhất quyết định một ứng viên có phù hợp với công việc hay không, nhưng sự thật là kỹ năng có thể trau dồi được nhưng tính cách thì không. 

Trong quá trình lựa chọn, hãy xem xét các đặc điểm tính cách của ứng viên như thế nào và thích nhi được với các nhiệm vụ hàng ngày.

Một người tuyệt vời với tất cả các loại kỹ năng có thể phù hợp với người này và không phù hợp với người khác, chỉ đơn giản dựa trên loại tính cách của họ.

Cải thiện cuộc phỏng vấn 

Những thất bại mà nhân viên mới thể hiện, có thể là kết quả của quá trình phỏng vấn thiếu sót. Những người phỏng vấn quá tập trung vào các yếu tố khác, quá áp lực về thời gian hoặc thiếu tự tin vào khả năng phỏng vấn của họ.

Điều này do quá trình phỏng vấn xin việc bị tập trung vào việc đảm bảo những người được tuyển dụng mới có năng lực về mặt chuyên môn hay kỹ thuật, trong khi các yếu tố khác cũng quan trọng đối với sự thành công của nhân viên – như khả năng huấn luyện, trí tuệ cảm xúc, tính khí và động lực – thường bị bỏ qua.  

Phỏng vấn ứng viên

Một cách để cải thiện quá trình phỏng vấn là tăng gấp đôi số lượng người phỏng vấn. Nhiều người phỏng vấn trong phòng cùng một lúc có thể có một số lợi ích:

• Rút ngắn quá trình phỏng vấn.
• Làm giảm tải công việc của các nhà quản lý tuyển dụng.

Đó là một quá trình trung thực hơn nhiều so với việc nói lời cảm ơn của bạn và sau đó từ chối ai đó qua email hoặc thông qua nhà tuyển dụng. Ngay cả những ứng viên đã thông qua cũng nhận xét về quy trình mới mẻ như thế nào và yêu cầu giữ liên lạc.

Để ứng viên phỏng vấn bạn

Cho phép các nhân viên tương lai phỏng vấn bạn bằng cách để ứng viên đặt câu hỏi, như vậy người ứng tuyển sẽ biết được điều gì là quan trọng đối với họ. Nó cũng cho phép họ xác định về quyết định sau cuộc phỏng vấn, có lựa chọn công ty nếu trúng tuyển hay không 

Cung cấp phúc lợi và đặc quyền cho nhân viên

Một lựa chọn toàn diện về lợi ích và đặc quyền của nhân viên có thể là một cách hay để thu hút nhóm ứng viên đa dạng và tài năng. Ngoài mức lương cạnh tranh và văn hóa công ty tốt, các công ty cung cấp sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hay các gói bảo hiểm sức khỏe toàn diện. Có rất nhiều lợi ích công việc truyền thống thu hút nhân tài hàng đầu và cũng không thiếu các lựa chọn đặc quyền khác thường và sáng tạo.

Các dịch vụ làm việc linh hoạt, chẳng hạn như khả năng làm việc từ xa đã trở nên rất phổ biến ngay từ khi đại dịch bùng nổ. Hãy thiết kế lịch trình và cung cấp công việc từ xa, không chỉ hấp dẫn lực lượng lao động ngày nay mà còn trở thành xu hướng để thu hút và giữ chân nhân viên.

Khi nêu bật những lợi ích của mình cho những nhân viên tương lai, bạn cũng có thể trình bày  những đặc điểm khác, chẳng hạn như những nỗ lực mà công ty của bạn thực hiện để tạo ra một nền văn hóa đa dạng và hòa nhập, cũng như những cơ hội thăng tiến dành cho nhân viên.

Sử dụng phần mềm tuyển dụng

Phần mềm được thiết kế để tự động hóa các bước căn bản trong quy trình tuyển dụng, làm được nhiều việc hơn những gì bạn có thể xử lý thủ công. Nó có thể dễ dàng  tùy chỉnh các loại tin tuyển dụng, gửi hàng loạt email từ chối hoặc chào mừng, đồng thời tự động chuyển ứng viên sang giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng, dựa trên các cấu hình đã cài đặt từ trước. Khi phần mềm tuyển dụng theo dõi từng bước ứng viên của bạn, bạn sẽ tiếp cận được những ứng viên tốt nhất và hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. 

Khả năng tự động hóa và theo dõi giúp tăng hiệu quả tuyển dụng của bạn, cho phép nhà tuyển dụng tập trung vào điều quan trọng, tương tác với những ứng viên tiềm năng. Điều này làm giảm thời gian tuyển dụng và tăng sự gắn kết, hài lòng của nhân viên. 

Một số phần mềm tuyển dụng còn có thể xử lý nhiều khía cạnh của quy trình giới thiệu cho bạn. Phần mềm tuyển dụng cung cấp số liệu phân tích, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tuyển dụng của mình đang hoạt động như thế nào và bạn có thể cải thiện ở điểm nào. 

Theo dõi đánh giá doanh nghiệp của bạn

Các nhân viên tiềm năng thường tìm kiếm thông tin nội bộ về công ty mà họ muốn làm việc, bao gồm ước tính lương, mẹo phỏng vấn và đánh giá của nhân viên hiện tại và nhân viên cũ từ các trang web. Những ứng viên hàng đầu thậm chí có thể không nộp đơn ngay từ đầu nếu họ không thích những gì họ nhìn thấy. Nhìn chung, người tìm việc cho biết họ sẽ không nhận công việc ở một công ty có tiếng xấu, kể cả khi được tăng lương. 

Hai hành động thu hút ứng viên bao gồm những tương tác tích cực trên các trang web đánh giá và đăng thông tin chính xác. Nếu bạn nhận được nhiều đánh giá tiêu cực từ các nhân viên cũ, có lẽ đã đến lúc bạn nên làm việc với văn hóa công ty trước khi cố gắng lấp đầy bất kỳ vị trí trống nào. 

Điều này có thể cải thiện khả năng giữ chân nhân viên của bạn và để có nhiều đánh giá tích cực hơn, thu hút được những nhân viên chất lượng. 

Kết luận