Mục lục bài viết
- Tại sao cấp trên luôn bận và cấp dưới thiếu chủ động?
- Cách đào tạo nhân viên báo cáo liên lạc hiệu quả của ông H – đến từ công ty thức uống mảng F&B
- Cần đào tạo nhân viên phân biệt và hiểu rõ cách báo cáo liên lạc của từng “Vị trí” trong tổ chức.
- Cấp trên luôn bận và cấp dưới thiếu chủ động là chưa đào tạo nhân viên về cách báo cáo dẫn đến lệch vị trí.
- Hiện tại anh chị đang đào tạo nhân viên báo cáo liên lạc bằng phương pháp nào?
Tại sao cấp trên luôn bận và cấp dưới thiếu chủ động?
Cấp trên bận rộn và cảm thấy quá tải là do đâu? Cấp dưới thiếu chủ động và báo cáo sai là do chưa được đào tạo đúng? hay do tính chất công việc? Anh chị có đang gặp phải tình trạng như vậy không?
Câu chuyện hôm nay chúng tôi chia sẻ được trích từ một buổi trao đổi kinh nghiệm đào tạo nhân viên và kinh nghiệm báo cáo liên lạc.
Buổi trao đổi này được tổ chức định kỳ tại một công ty thức uống mảng F & B. Công ty này hiện tại có mặt trên 40 quốc gia, có tốc độ phát triển nhanh và thành công tại thị trường Việt Nam.
Buổi trao đổi đó xoay quanh rất nhiều câu chuyện thành công của các cấp quản lý.
Trong đó câu chuyện thành công của ông H. dưới đây là câu chuyện chi nhánh có kết quả đạt mục tiêu và vận hành ổn định nhất trong tất cả các khu vực, chia sẻ của ông làm ai cũng ngạc nhiên: “Tôi không làm gì nhiều cả”.
Cách đào tạo nhân viên báo cáo liên lạc hiệu quả của ông H – đến từ công ty thức uống mảng F&B
Cách quản lý để giảm tải công việc cho cấp quản lý của Ông H – giám đốc chi nhánh công ty thức uống mảng F&B liên quan đến chìa khóa trong đào tạo nhân viên.
Khi được hỏi “Ông có thể chia sẻ ngắn gọn bí quyết đạt mục tiêu liên tục của chi nhánh là gì?”
Câu trả lời là “Tôi không làm gì nhiều cả. Tôi chỉ đào tạo nhân viên hiểu đúng vị trí của mình nên báo cáo liên lạc với cấp trên như thế nào thôi.”
Khi nghe xong câu trả lời của ông H, tất cả anh chị tham dự rất ngạc nhiên và nhờ ông chia sẻ cụ thể cách đào tạo nhân viên mới này và ông trả lời như sau:
“Trước đây tôi luôn bận rộn và rất đau đầu trong việc đào tạo nhân viên giống như các cấp quản lý khác.”
Và ông ngừng lại, nhờ chúng tôi đặt câu hỏi: “Theo anh chị lý do là gì?” cho tất cả cấp quản lý tham dự.
Rất nhiều câu trả lời được đưa ra. Câu trả lời nhận được nhiều nhất là: “Vì quản lý vừa làm việc chuyên môn vừa chịu trách nhiệm quản lý và đào tạo nhân viên.”
Ông H. chưa vội đưa ra câu trả lời mà tiếp tục đặt ra 1 tình huống rằng:
“Nếu anh chị đang quản lý 1 chi nhánh, có cấp dưới Leader và nhân viên. Và nếu một ngày nhân viên tuyến xe tải giao hàng bị hư xe, liên lạc điện thoại trực tiếp cho anh chị báo cáo thì anh chị sẽ xử lý tình huống này như thế nào?”
“Vâng, anh chị sẽ chỉ đạo xử lý luôn đúng không?”. Ông tiếp lời và tất cả đều đồng tình với cách giải quyết này.
Tới đây thì ông mới chậm rãi chia sẻ:
“Cấp trên luôn bận rộn, làm không hết việc là do thường làm luôn công việc của cấp dưới.
Có thể là vì thói quen hay vì đẩy nhanh tiến độ, cấp trên thường chỉ đạo trực tiếp cho nhân viên mà không thông qua quản lý trực tiếp là Leader của họ.
Ví dụ như trường hợp trên khi nhân viên tuyến xe tải giao hàng bị hư xe, liên lạc báo cáo với tôi và tôi cũng đã chỉ đạo nhân viên đó kiểm tra, sửa xe luôn giống như anh chị vậy.”
Nếu cứ tiếp tục xử lý theo cách này, cấp trên sẽ luôn luôn bận rộn. Và Leader cấp dưới sẽ mất nhiệm vụ với chính bản thân và với cả nhân viên cấp dưới của họ.
Lý do là vì cấp trên đã làm luôn nhiệm vụ mà cấp dưới phải làm đồng thời đã tước đi sự phát triển của cấp dưới ở vị trí đó.
Đây gọi là Lệch vị trí trong báo cáo liên lạc.
Một việc quan trọng cần đào tạo nhân viên tuân thủ ngay khi vào công ty.
Cần đào tạo nhân viên phân biệt và hiểu rõ cách báo cáo liên lạc của từng “Vị trí” trong tổ chức.
Vậy Vị trí là gì?
Là vị trí cấp bậc theo mô hình tổ chức Kim tự tháp.
Ví dụ, trong mô hình tổ chức kim tự tháp sẽ có các vị trí như nhân viên, Leader, quản lý. Mỗi vị trí trong tổ chức sẽ đi kèm với vai trò và trách nhiệm riêng.
Tuân thủ vị trí là gì?
Là đảm bảo thực hiện đúng vai trò và trách nhiệm của vị trí, cấp bậc.
Lệch vị trí là gì?
Là trạng thái mà nhân viên ở mỗi vị trí không thực hiện đúng vai trò và trách nhiệm được giao tại vị trí đảm nhiệm.
Như chia sẻ của ông H. trên đây, nhân viên cấp dưới đã liên lạc trực tiếp với cấp quản lý để báo cáo mà bỏ qua bước liên lạc, báo cáo với cấp trên trực tiếp của mình là Leader.
Đây được gọi là lệch “Từ dưới lên trên”.
Về cơ bản, người mà nhân viên này nên trực tiếp liên lạc là Leader trực tiếp chứ không phải quản lý.
Thế nhưng nhân viên này lại lầm tưởng rằng mình có thể liên lạc và báo cáo trực tiếp cho quản lý để nhanh chóng giải quyết, và có thể bỏ qua việc liên lạc Leader.
Điều này sẽ gây ra sự nhầm tưởng rằng vị trí của nhân viên đang cùng cấp với Leader.
Vậy để không bị Lệch ví trí khi liên lạc và báo cáo, anh chị nên làm thế nào?
Câu trả lời là anh chị nên thực hiện 03 điều sau:
Thứ nhất: Cấp quản lý phải tuân thủ và chia sẻ về cách báo cáo liên lạc cho tất cả nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng và thực hiện theo.
Thứ hai: Chỉnh sửa cách làm việc của nhân viên bằng đào tạo qua công việc hay tình huống thực tế là phải báo cáo trực tiếp cho cấp Leader.
Thứ ba: Đào tạo cấp quản lý là Leader về vai trò và trách nhiệm cũng như hiểu được tầm quan trọng của vị trí Leader trong tổ chức.
Tới đây tất cả những người tham gia đều thừa nhận rằng nếu ba điều này được tuân thủ triệt để và duy trì thì chẳng phải cấp trên vừa đào tạo được cấp dưới hiểu đúng vị trí của mình nên báo cáo liên lạc thế nào, bản thân quản lý có thể giảm tải được công việc phát sinh. Từ đó, tổ chức sẽ vận hành trơn tru và hiệu quả theo đúng vị trí chỉ thị là từ cấp trên và báo cáo liên lạc là từ cấp dưới.
Cấp trên luôn bận và cấp dưới thiếu chủ động là chưa đào tạo nhân viên về cách báo cáo dẫn đến lệch vị trí.
Hiện tại đội nhóm, phòng ban của anh chị có đang tuân thủ báo cáo liên lạc đúng vị trí không, có gặp vấn đề liên quan đến lệch vị trí không?
Nếu gặp phải các vấn đề tương tự như trên, anh chị hãy tham khảo cách đào tạo nhân viên của ông H.
Vì thông qua buổi trao đổi với ông H. anh chị có thể nhận thấy rằng báo cáo liên lạc sai lệch rất thường xảy ra trong vận hành tổ chức.
Khi đào tạo nhân viên hiểu đúng về cách báo cáo liên lạc theo vị trí thì kết quả nhận về không chỉ đơn thuần là giúp cả nhân viên tới quản lý hiểu đúng về vị trí và tuân thủ, mà cái thật sự đạt được là một bộ máy vận hành trơn tru với vai trò, trách nhiệm của mỗi vị trí.
Kết quả lớn hơn chính là cả đội nhóm, phòng ban, chi nhánh hay tổ chức của anh chị sẽ tập trung toàn bộ sức lực để hoàn thành doanh số, mục tiêu đề ra và không phải lo lắng việc này sẽ báo cáo liên lạc cho ai, ai sẽ giải quyết…
Quả ngọt có được sau khi thực hiện đó chính là một chi nhánh, đội nhóm, phòng ban liên tục đạt mục tiêu doanh số.
Bí quyết của ông H. vẫn đang được chia sẻ và áp dụng vào đào tạo nhân viên tại các khu vực khác để nhân rộng thành công này cho toàn bộ doanh nghiệp.
Câu chuyện lần này xin phép kết thúc ở đây.
Hiện tại anh chị đang đào tạo nhân viên báo cáo liên lạc bằng phương pháp nào?
Trên thực tế có ba loại lệch vị trí trong báo cáo liên lạc và có nhiều cách để giải quyết từng loại lệch.
Chúng tôi sẽ chia sẻ thêm các ví dụ thực tế về những cách giải quyết trên và làm cách nào “Cấp dưới có sự chủ động và cấp trên tập trung làm việc đúng vị trí”.
Nếu anh chị quan tâm hoặc đang gặp vấn đề tương tự, hãy tham gia buổi trao đổi cùng chúng tôi TẠI ĐÂY hoặc liên lạc kết nối với chúng tôi.
Hy vọng chia sẻ này có thể giúp anh chị trong việc điều chỉnh “đào tạo nhân viên” cho phòng ban và doanh nghiệp của mình.
Chúng tôi rất vui nếu nhận được phản hồi từ phía anh chị và hãy đón chờ câu chuyện tiếp theo của chúng tôi nhé.
