Đào tạo nhân viên làm đúng yêu cầu và deadline.

Tại sao nhân viên không làm đúng yêu cầu, đúng deadline được giao?

Anh chị mất bao nhiêu thời gian cho một báo cáo đạt yêu cầu nếu giao cho nhân viên thực hiện?

Phải mất 3 lần, 4 lần thậm chí 5 lần chỉnh sửa mới hoàn thành một công việc giao cho cấp dưới?

Tại sao nhân viên lại làm khác những gì tôi tưởng tượng?

Chất lượng của công việc này chỉ đáp ứng 40% yêu cầu của tôi?…

Đây là các câu hỏi chúng tôi đặt ra trong buổi trao đổi online với các cấp quản lý của công ty mảng công nghệ, sản xuất, vận tải và dịch vụ về đào tạo nhân viên. Qua câu trả lời nhận được chúng tôi càng thấy rõ tầm quan trọng của việc Báo cáo – Liên lạc – Trao đổi trong công việc.

Câu chuyện tuần này đến từ chia sẻ của chị L. – Quản lý bộ phận chứng từ công ty vận tải. Chị L. đã thành công trong việc cải tiến chất lượng đầu ra công việc khi hướng dẫn, đào tạo nhân viên.

Tăng chất lượng đầu ra công việc ngay khi giao nhiệm vụ. 

Chị L. mở đầu chia sẻ bằng loạt câu hỏi cho tất cả cấp quản lý tham dự là:

“Anh chị đã từng gặp phải tình huống:

• Nhân viên nộp một bản báo cáo hoàn toàn khác anh chị yêu cầu?
• Báo cáo phải sửa đi sửa lại nhiều lần mới đạt khoảng 80% yêu cầu?
• Thậm chí, báo cáo không sử dụng được khi gửi cho khách hàng dù deadline cận kề?”

Câu hỏi nhận được rất nhiều sự đồng tình. Vì đây là các tình huống cấp quản lý hay gặp phải, không chỉ 1 mà cả 3 tình huống trên. Với sự xác nhận này, chị L. chia sẻ tiếp: “Vâng, chắc là lúc đó anh chị sẽ có cảm giác bất lực đúng không? Đó cũng là cảm giác của tôi. Và tôi đã tìm ra 01 cách giải quyết tình trạng này, áp dụng và có kết quả khả quan.”

Không khí buổi trao đổi qua zoom im lặng như chờ đợi câu trả lời của chị.

“Tôi đã áp dụng từ khóa Xác nhận trước khi giao việc cho nhân viên. Chính xác là xác nhận và làm rõ thông tin liên quan đến công việc giao cho cấp dưới để xác định tôi và nhân viên đã hiểu rõ mục tiêu giống nhau.”

Và chúng tôi tiếp lời: “Chị có thể chia sẻ cụ thể 1 tình huống không ạ?”

“Ví dụ trong tình huống là tôi giao cho nhân viên liên hệ và tiếp nhận khách hàng mới gửi hàng vào kho ngoại quan và giải quyết trong vòng 07 ngày. Thông thường khi giao việc xong anh chị sẽ làm gì?”

Các câu trả lời lần lượt được chia sẻ là “Tôi sẽ kiểm tra tiến độ nhân viên để đảm bảo đúng deadline”, “Xác nhận tiến độ và 1 ngày trước deadline”, “Hỏi xem nhân viên rõ chưa? có khó khăn cần hỗ trợ thì báo cáo”..v..v.. 

Chị L. cảm ơn và nói “Vâng. Tôi đã thực hiện 01 bước tiền đề là: 

Xác nhận trước. Cụ thể là ngay tại thời điểm giao việc, tôi nói rõ: mục đích, thời hạn là trước 7 ngày, lý do tại sao… cho nhân viên. Và phía nhân viên có thể đặt câu hỏi và xác nhận lại để đảm bảo bạn hiểu đúng yêu cầu công việc, chỉ thị được giao. Bước này đạt sẽ giảm được 60% số lần làm sai.

Các bước sau đó là báo cáo tiến độ và trước deadline 1 ngày như anh chị chia sẻ.

Sau khi áp dụng từ khóa đó, kết quả tôi đạt được là số lần các bạn nộp đúng yêu cầu và đúng deadline đã tăng lên 30% so với trước.”

Chia sẻ của chị L. dừng tại đây và từ khóa “Xác nhận trước” khi giao việc vẫn đang được các cấp quản lý khác quan tâm và chia sẻ trong buổi trao đổi online lần đó.

Giảm thiểu thời gian điều chỉnh báo cáo cho cấp trên, tạo động lực hoàn thành công việc đúng deadline cho cấp dưới bằng xác nhận trước.

Qua trải nghiệm của chị L. chúng ta nhận ra rằng đào tạo nhân viên hiệu quả cần xác nhận trước, đòi hỏi phải vượt qua việc chỉ giao việc và yêu cầu đúng deadline.

Vậy xác nhận trước là gì? 

Là thỏa thuận trước với đối phương về những điều kiện cần thiết trước khi bắt đầu công việc để họ có thể tự đạt mục tiêu. 

Và cần xác nhận trước điều gì? 

Xác nhận trước mục đích, thời hạn, nội dung, ngày báo cáo tiến độ… Trong đó mục đích công việc là điều phải ưu tiên xác nhận.

Như trong tình huống chị L. chia sẻ, nếu không xác nhận trước thì bạn nhân viên sẽ nhận chỉ thị cấp trên và cố gắng giải quyết trong 07 ngày, hơn nữa nếu có vấn đề phát sinh thì mới báo cáo cấp trên. Cách làm như vậy, cấp trên sẽ mất thời gian để kiểm tra và rất dễ rơi vào thế bị động khi khách hàng xác nhận.

Do đó, để công việc được hoàn thành đúng, anh chị cần đảm bảo thực hiện đúng giai đoạn 20% Xác nhận trước. Cụ thể là xác nhận trước yêu cầu công việc để đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ những gì họ cần làm ngay từ đầu giúp giảm thiểu sai sót, tạo động lực hoàn thành từ đó tăng cường hiệu quả công việc.

Giai đoạn 20% đúng sẽ tạo ra 80% kết quả cao.

Tình huống của chị L. chỉ là một trong rất nhiều tình huống được trao đổi hôm đó. Xác nhận trước cần cho cả người giao việc và người nhận việc. Vì:

• Cấp trên sẽ nắm bắt được thông tin công việc nhanh gọn, có được hướng xử lý ngay thay vì trì trệ, công việc bị trễ và xảy ra vấn đề.
• Cấp dưới sẽ chủ động báo cáo và thảo luận với cấp trên sau khi xác nhận trước

Và trên hết là sẽ giải quyết được các tình huống: báo cáo khác hoàn toàn yêu cầu, giảm thiểu tỉ lệ sửa lại và đúng deadline.

Ngoài ra giai đoạn xác nhận trước 20% còn mang một ý nghĩa quan trọng là 20% này thực hiện đúng sẽ đảm bảo cho kết quả 80% theo quy tắc Pareto✽

Kết thúc câu chuyện tuần này bằng câu kết của chị H – cấp quản lý của công ty sản xuất. “Xác nhận trước 20% là cần thiết. Nếu cấp quản lý áp dụng thành công là chưa đủ, cần phải đào tạo lại cho nhân viên và nhân viên cũng phải chủ động để xác nhận trước. Và nếu nhân viên làm tốt thì mới là đủ.”

✽ Quy tắc Pareto (hay còn gọi là quy tắc 80/20): 20% việc quan trọng sẽ tạo ra 80% kết quả.

Tóm lại nhân viên làm không đúng yêu cầu và deadline là do chưa hoàn thành giai đoạn 20%.

Để công việc được giao thực hiện đủ và đúng deadline, xác nhận trước trong giai đoạn 20% là bước cần phải thực hiện, là nền tảng cho các bước sau vận hành thuận lợi. 

Chìa khóa 20% sẽ mở cánh cửa tạo ra hiệu suất khác biệt. Anh chị hãy áp dụng ngay vào công việc khi giao việc cho cấp dưới nhé.

Hy vọng chia sẻ trên có thể giúp anh chị tham khảo thêm một cách tăng chất lượng báo cáo của nhân viên để áp dụng vào phòng ban, doanh nghiệp của mình.

Nếu anh chị gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân viên hay có quan tâm và muốn biết thêm về các chia sẻ cụ thể này để cải thiện hiệu suất làm việc của anh chị và đội nhóm.

Hãy đăng ký tư vấn với chúng tôi Tại đây ngay hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội cập nhật cách đào tạo hướng dẫn nhân viên để đạt hiệu quả nhé!