Mục lục bài viết
Làm Thế Nào Để Quản Lý Hiệu Quả và Phát Triển Động Lực Cho Nhân Viên?
“Đã hướng dẫn, đào tạo nhân viên nhiều lần nhưng tại sao kết quả vẫn không như mong đợi?”,
“Quy trình đã hướng dẫn hết, chỉ thực hiện theo mà sao vẫn sai?” ,
“Tại sao đào tạo xong nhân viên không làm theo?”…
Nếu những tình huống trên đang làm anh chị mệt mỏi và tìm kiếm một giải pháp, bài viết này sẽ cung cấp cho anh chị một chiến lược hiệu quả để ổn định và cải thiện tình hình trong team, giúp anh chị quản lý hiệu quả hơn và đạt được các KPIs một cách nhất quán.
Quản lý hiệu quả nhân sự là chìa khóa để vận hành tổ chức trơn tru. Trong buổi hội thảo về chủ đề này, chúng tôi đã thu thập nhiều chia sẻ đáng giá từ các quản lý cấp cao để cải thiện hiệu suất, quản lý hiệu quả đội ngũ và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.
Thúc đẩy nhân viên phát triển cùng team bằng “kết quả”
Giải pháp này là từ câu chuyện về quản lý nhân viên của ông Q. – Cấp quản lý thuộc công ty thiết bị liên lạc của Nhật Bản, Ông Q. nổi tiếng là người đã áp dụng nhiều phương pháp đào tạo thiết thực cho công ty.
Trong buổi hội thảo, Ông Q. bắt đầu bằng một câu hỏi quan trọng: “Anh chị quản lý thời gian làm việc hay quản lý kết quả công việc của nhân viên?”
Câu hỏi này lập tức phân chia buổi hội thảo thành hai nhóm.
– Nhóm 1: Quản lý thời gian làm việc nhân viên (chiếm 70% số lượng cấp quản lý tham dự)
– Nhóm 2: Quản lý kết quả công việc nhân viên.
Ông Q. tiếp tục chia sẻ kinh nghiệm cá nhân: “Tôi đã từng thuộc nhóm 70% tức là nhóm Quản lý thời gian, quản lý quy trình làm việc nhân viên trong một thời gian dài. Kết quả, hiệu quả công việc của team không tốt khiến họ mất động lực làm việc. Cho đến khi tôi thay đổi phương pháp là Quản lý kết quả công việc của nhân viên”.
Lời chia sẻ này được sự hưởng ứng nồng nhiệt từ nhóm quản lý kết quả.
Ông Q. mỉm cười thay lời cảm ơn và nói: “Thay vì quản lý quá trình, tôi giao việc và quản lý kết quả với nhân viên. Ví dụ khi tôi yêu cầu làm báo cáo kết quả sản xuất của tháng 3 trong 5 ngày cho nhân viên. Tôi trao đổi,thống nhất với bạn kết quả cuối cần đạt là gì? Khi bạn báo cáo, tôi thực hiện đủ 4 bước quản lý kết quả:
– Đầu tiên là xác nhận Kết quả đạt được bao nhiêu % so với mục tiêu.
– Tiếp theo, xác nhận kết quả còn thiếu so với mục tiêu là bao nhiêu?Nhằm cho nhân viên thấy rõ kết quả tiếp theo cần đạt, và phải thay đổi gì để đạt mục tiêu cuối cùng”.
Một quản lý từ công ty công nghệ hỏi thêm:”Kết quả đạt được của cách làm này là gì?”
Ông Q. đáp: “Kết quả là nhân viên tiến bộ, phát triển, hoàn thành công việc nhanh hơn. Trước đây, các bạn nhân viên chỉ mới làm rõ được kết quả đã làm, đôi khi còn chưa đạt yêu cầu. Bây giờ, họ đã tiến bộ hơn hẳn, đã xác định được điểm còn thiếu để tiếp tục cải thiện.
Tóm lại có ba điểm chính là:
1. Xác nhận trước – giai đoạn 20% đảm bảo hiểu đúng yêu cầu.
2. Làm rõ kết quả. Lưu ý: Chỉ tập trung “Kết quả”, cách làm hay quá trình cho bạn nhân viên tự quyết định.
3. Nếu vẫn không có kết quả, đặt “Điểm kết quả” và quản lý. Trong đó, anh chị vẫn phó thác cách làm cho bạn.”
Việc chia sẻ rõ ràng và cụ thể của ông Q. đã thu hút sự quan tâm của các quản lý khác, trở thành một trong những ví dụ tiêu biểu đào tạo nhân viên phát triển bằng quản lý kết quả.
Quản lý kết quả công việc thay vì quản lý quá trình của nhân viên.
Khi quản lý công việc của nhân viên, có 03 cụm từ rất dễ nhầm lẫn. Đó là Quá trình, Kết quả và Thành quả.
“Quá trình” là diễn biến, cách thức thực hiện một việc.
“Kết quả” là những điều đã làm được khi đến thời hạn.
Còn “Thành quả” là đánh giá từ bên thứ 3 về những điều đã làm được khi đến thời hạn.
Quản lý kết quả là quản lý những điều đạt được khi đến thời hạn.
Chia sẻ của ông Q. chỉ là một trường hợp áp dụng thành công liên quan quản lý kết quả với nhân viên chậm tiến bộ.
Vì sao cần quản lý kết quả công việc nhân viên?
Lý do là vì:
- Về phía cấp quản lý: Chỉ tập trung vào kết quả thực hiện, không đánh giá tốt nhân viên giỏi biện minh và tạo thói quen giữ thời hạn của nhân viên.
- Về phía nhân viên: Một là không thể biện minh nếu không đạt kết quả, hai là ý thức rõ về thời hạn và ba là tập trung ra “Kết quả”.
- Về phía team: Thấy được sự công bằng của cấp quản lý, tập trung vào Kết quả mục tiêu chung và hiệu quả làm việc team sẽ cải thiện.
4 bước quản lý kết quả.
Xây dựng một lộ trình hoàn thành rõ ràng là bước quan trọng trong quản lý kết quả. Để đạt được hiệu quả tối ưu, cấp quản lý cần thực hiện theo 4 bước. Ví dụ như KPI của bạn tư vấn qua điện thoại là 5 Khách hàng/tuần sẽ áp dụng quản lý kết quả như sau:
– Bước 1: Làm rõ kết quả.
Xác định kết quả bạn đạt được tại thời điểm báo cáo là bao nhiêu? ví dụ: 3/5 Khách hàng.
– Bước 2: Làm rõ những điều còn thiếu.
So với mục tiêu 5 Khách hàng tuần này là thiếu 2 Khách hàng.
Bước này rất quan trọng, thường bị bỏ qua. Khi thực hiện sẽ giúp nhân viên xác định lại mục tiêu trước khi tiếp tục hành động.
– Bước 3: Làm rõ kết quả tiếp theo.
Tuần sau mục tiêu là 5 + 2 khách hàng thiếu tuần này.
– Bước 4: Làm rõ hành động thay đổi tiếp theo.
Xác định hành động cụ thể cần thực hiện hoặc thay đổi để đạt được mục tiêu tiếp theo. Nếu thực hiện tốt 3 bước đầu, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về những hành động cụ thể cần làm.
Ví dụ: Sửa kịch bản trao đổi khách hàng phần giới thiệu sản phẩm thu hút hơn…
Bằng cách thực hiện tuần tự 4 bước này, cả cấp quản lý lẫn nhân viên sẽ có một bức tranh tổng quan về tiến độ công việc và quản lý kết quả, từ đó giúp cải thiện hiệu suất, tăng cường sự kết nối giữa mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức.
Nhân viên cần được quản lý kết quả bằng phương pháp “Làm rõ”.
Quản lý hiệu quả là điều mà mọi cấp quản lý hướng đến.
Phương pháp “Làm rõ” kết hợp “Kết quả” hay còn gọi là “Quản lý kết quả“, những thách thức như tại sao kết quả không như mong đợi, quy trình thực hiện không đạt hiệu quả, nhân viên không làm theo sau khi được đào tạo… đều có thể được giải quyết một cách hiệu quả. Với 4 bước “Làm rõ”, cấp quản lý cũng sẽ có cơ hội hỗ trợ và định hình động lực của nhân viên một cách chi tiết, từ đó giúp tăng cường hiệu quả quản lý nhân viên hướng đến đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Nếu anh chị quan tâm hoặc đang gặp vấn đề tương tự, hãy tham gia buổi trao đổi riêng TẠI ĐÂY để tìm hiểu thêm về những phương pháp, cách thức quản lý hiệu quả khác cho cấp quản lý.
