Mục lục bài viết
1. Tìm kiếm CSF yếu nhất trong quy trình tuyển dụng: Bài học từ doanh nghiệp F&B
Là một người đã tư vấn cho nhiều doanh nghiệp về quản trị nhân sự, tôi nhận thấy rằng phần lớn các công ty thường tập trung cải thiện những điểm mạnh trong quy trình, mà không chú ý đủ đến những yếu tố gây cản trở hay còn gọi là CSF (Điểm yếu nhất trong quy trình).
Hôm trước tôi đã chia sẻ về vai trò của KPI, và hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của Critical Success Factor (CSF = Điểm yếu nhất trong quy trình) – điểm then chốt cần phải khắc phục để đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu KGI chiến lược lớn.
Ví dụ dưới đây về việc tuyển dụng của một F&B Nhật Bản sẽ cho bạn thấy được tầm quan trọng của việc xác định và khắc phục CSF yếu nhất, cũng như cách doanh nghiệp có thể chuyển từ những thất bại ban đầu đến thành công vượt bậc bằng cách tập trung vào đúng vấn đề cốt lõi. điểm yếu nhất của quy trình.
2. Tại sao quy trình tuyển dụng khá chi tiết nhưng tỷ lệ nghỉ việc vẫn cao?
Bộ phận nhân sự của chi nhánh F&B này đang cần tuyển 05 nhân viên kinh doanh trong thời gian 2 tháng để đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường. Quy trình tuyển dụng của họ được thực hiện bài bản, từ việc đăng tin tuyển dụng → sàng lọc hồ sơ → phỏng vấn → đào tạo → quản lý nhân viên mới.
Sau khi thực hiện quy trình, chi nhánh nhận được 30 hồ sơ, phỏng vấn 15 người, và tuyển chọn được 10 nhân viên. Tuy nhiên, chỉ sau 1 tháng, 3 người nghỉ việc và sau 3 tháng chỉ còn lại 5 nhân viên tiếp tục làm việc.
HR của công ty nhận thấy vấn đề ở tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao sau khi gia nhập công ty. Để khắc phục, họ quyết định kéo dài thời gian phỏng vấn để chọn lọc kỹ hơn và tăng cường đào tạo thực hành bán hàng cho nhân viên mới. Họ tin rằng việc cải thiện các bước này sẽ giúp nhân viên hòa nhập tốt hơn và ở lại lâu dài.
Nhưng sau khi áp dụng thay đổi, kết quả vẫn không có sự cải thiện đáng kể. Điều này cho thấy HRM đã xử lý tình huống theo cách không đúng.
Vậy làm sao để cải thiện được quy trình tuyển dụng này và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự?
3. Muốn đạt được hiệu suất, phải giải quyết CSF = điểm yếu nhất của quy trình
HRM theo cảm tính và thực hiện tăng cường bước đào tạo và tăng thời gian phỏng vấn trong quy trình đăng tin tuyển dụng → sàng lọc hồ sơ → phỏng vấn → đào tạo → quản lý nhân viên mới. Nhưng việc tăng cường này không mang lại kết quả khả thi, tại sao vậy?
Câu trả lời là HRM đã tiến hành tăng cường các bước trong quy trình nhưng chị đã bỏ qua một việc quan trọng mà tôi đã chia sẻ trong câu chuyện trước, đó là bỏ qua việc xác định yếu tố cốt lõi gây ra vấn đề = CSF chỗ yếu nhất trong quy trình.
Vì dù có cái thiện, tăng cường mạnh mẽ như thế nào nhưng chỗ yếu nhất nào của đó quy trình vẫn còn thì không thể nào cải thiện được hiệu suất của quy trình đó được.
Rồi hãy thử áp dụng lý thuyết về 4 yếu tố quản lý KPI mà tôi đã chia sẻ và phân tích giúp công ty F&B này cách nâng cao hiệu suất cho quy trình này nhé.
4. Quy Trình Xác Định và Khắc Phục CSF Yếu Nhất
Để hỗ trợ bộ phận HRM trong việc tìm kiếm và khắc phục yếu tố CSF (Critical Success Factor) một cách hiệu quả, tôi đã tiến hành phân tích kỹ lưỡng về lý do tỷ lệ nhân viên mới giảm mạnh sau 1 và 3 tháng làm việc. Đây là dấu hiệu rõ ràng của một vấn đề trong quy trình tuyển dụng. Kết quả cho thấy, mặc dù bộ phận HRM đã kéo dài thời gian phỏng vấn và đào tạo, nhưng họ chưa tập trung vào việc xử lý yếu tố CSF yếu nhất.
Tiếp theo, tôi đã thực hiện phân tích hiện trường và nhận thấy nhiều nhân viên mới không lường trước được cường độ công việc ngoài trời và áp lực doanh số. Một số còn gặp phản đối từ gia đình vì công việc quá vất vả. Nguyên nhân chính là quy trình phỏng vấn và đào tạo chưa cung cấp đầy đủ thông tin về tính chất công việc thực tế.
Kết hợp cả hai phân tích, điều quan trọng là chúng ta cần tập trung giải quyết yếu tố CSF yếu nhất – đảm bảo ứng viên nắm rõ thông tin ngay từ đầu. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị tốt hơn trước khi gia nhập công ty, giảm thiểu tình trạng “sốc văn hóa” và “không phù hợp công việc”, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm.
Để quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn, tôi khuyên bạn nên áp dụng quy trình PDCA (Plan – Kế hoạch, Do – Thực hiện, Check – Kiểm tra, Act – Hành động). Việc này sẽ giúp bộ phận nhân sự liên tục kiểm tra và điều chỉnh quy trình tuyển dụng để nâng cao hiệu quả.
Lưu ý rằng việc xác định và khắc phục CSF yếu nhất không phải là một nhiệm vụ một lần duy nhất. Các yếu tố CSF có thể không biến mất mà sẽ di chuyển hoặc xuất hiện ở các lĩnh vực khác trong quy trình. Do đó, hãy luôn duy trì sự cải tiến liên tục và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết để đáp ứng các thách thức mới và đảm bảo quy trình tuyển dụng của bạn luôn đạt hiệu quả cao nhất.
Việc tìm kiếm và tập trung vào CSF yếu nhất là chìa khóa để nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng. Bằng cách xác định và giải quyết “nút thắt cổ chai”, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực, thu hút nhân tài và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các HRM hiểu rõ hơn về các bước thiết lập quy trình tuyển dụng hiệu quả và thu hút thật nhiều nhân tài cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đang tìm cách xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả, hãy để GOEN giúp bạn thiết lập kế hoạch và tạo động lực cho đội ngũ nhân sự. Đăng ký ngay để nhận 5 suất đánh giá năng lực nhân sự miễn phí từ hệ thống đánh giá hàng đầu của GOEN!
