Mục lục bài viết
Multitask là gì? Làm thế nào để đào tạo nhân viên cải thiện làm việc đa nhiệm?
Làm việc đa nhiệm là một trong những kỹ năng cần đào tạo trong thời đại hiện nay. Multitask giúp bạn thể hiện được việc bạn có thể quản lý thời gian và cân bằng các công việc được giao, điều này không chỉ tốt cho công việc mà rõ ràng còn tốt cho cuộc sống của bạn.
Hiện nay khi đi làm, rất khó để lúc nào bạn cũng chỉ làm một đầu việc duy nhất mà không liên quan đến bất kỳ vấn đề khác. Đây là lý do mà kỹ năng multitask được đánh giá cao.
Vậy thực chất kỹ năng multitask là gì? Lợi ích của kỹ năng làm việc này đáng có gì đặc biệt? Hãy cùng GOEN tìm hiểu nhé!
Kỹ năng multitask là gì?
Kỹ năng multitask còn gọi là kỹ năng làm việc đa nhiệm. Cụ thể hơn, người có kỹ năng đa nhiệm có làm nhiều việc cùng lúc, ở một khoảng thời gian nhất định.
Kỹ năng đa nhiệm áp dụng cho cả những đầu việc từ đơn giản đến phức tạp, kể cả những dự án ngắn hạn hay dài hạn.
Cách đây khoảng 10 hay 15 năm, kỹ năng này sẽ không được áp dụng thường xuyên, tuy nhiên với thời buổi công nghệ hiện nay, khả năng làm nhiều tác vụ hay thao tác trên nhiều ứng dụng cùng lúc, là điều hoàn toàn có thể.
Tuy nói rằng, kỹ năng đa nhiệm là làm nhiều việc cùng lúc. Nhưng trên thực tế, việc đa nhiệm trong não bộ chỉ là chúng ta đang đổi qua lại lần lượt từng việc cho đến khi hoàn thành mà thôi.
Tầm quan trọng của kỹ năng multitasking
Vì sao kỹ năng multitask lại quan trọng? Hãy xem thêm những lý do dưới đây để hiểu thêm về lợi ích của kỹ năng này nhé!
- Tiết kiệm được thời gian: Làm nhiều đầu việc cùng lúc thay vì làm lần lượt từng công việc một, có thể mỗi đầu việc đều cần có khoảng nghỉ hoặc kể cả bạn cũng cần khoảng nghỉ, thay vào đó để bớt nhàm chán, bạn sẽ chuyển qua một công việc khác. Như vậy, bạn có thể đồng thời hoàn thành hai việc thay vì dành gấp đôi thời gian để làm từng nhiệm vụ.
- Tiết kiệm được chi phí: Tiết kiệm được thời gian chính là tiết kiệm được chi phí. Ngân sách của doanh nghiệp dù nhiều như thế nào, thì ban lãnh đạo vẫn muốn tiết kiệm hoặc tối ưu được nếu có thể, vì vậy khi một người làm được nhiều đầu việc thay vì phải chia cho nhiều nhân sự sẽ tốn thêm một khoản chi phí, vì thế người có kỹ năng multitask và đảm bảo được chất lượng công việc sẽ rất được trọng dụng.
- Tăng hiệu quả công việc: Rõ ràng khi bạn làm việc tốt ít thời gian hơn, sẽ tăng hiệu suất công việc của bạn.
Bất lợi khi phát sinh multitask mà không được đào tạo đúng cách
Bên cạnh những lợi ích dễ thấy, kỹ năng đa nhiệm vẫn sẽ mang những bất lợi tiềm ẩn, đây cũng là một số vấn đề bất cập mà những người thường thực hiện multitask, xem đó là bất cập như sau:
Mất tập trung khi thực hiện multitask
Khi bạn thực hiện cùng một lúc nhiều công việc, bộ não sẽ không đủ khả năng để dồn sự tập trung cho tất cả. Đó là nguyên nhân khiến cho bạn dễ mắc lỗi trong quá trình làm việc, như vậy khi bạn có lỗi sai, bạn lại bị phát sinh thời gian để sửa chữa mà không thể hoàn thành công việc ngay được.
Chưa kể đến việc, đôi khi sửa một đầu việc lại tốn thời gian và năng lượng hơn thay vì bạn làm chỉn chu ngay từ đầu.
Sắp xếp công việc thiếu hiệu quả
Ai cũng có thể thực hiện multitask, nhưng không phải ai cũng thực hiện multitask một các hiệu quả.
Đôi khi cách làm việc đa nhiệm lại khiến bạn bị trì trệ công việc và mất thời gian nhiều hơn.
Vì không phải ai cũng có biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, cũng như mức độ hoàn thành công việc vào thời gian nào là hợp lý.
Vì thế, kỹ năng đa nhiệm cũng phải cần có thời gian để đào tạo và rèn luyện, chứ không phải ai có ngay khả năng này ngay từ đầu, bạn có thể bị rối bời với những công việc cần làm. Và điều đó cho thấy làm việc đa nhiệm cũng sẽ làm giảm hiệu suất công việc, dù đáng lẽ ra đây là mặt lợi ích dễ thấy.
Làm giảm các kỹ năng khác
Đến hiện tại, nhiều nghiên cứu khoa học đã chứng minh rằng, làm việc đa nhiệm gây ra những ảnh hưởng không mấy tích cực.
Khi bạn chia năm xẻ bảy công việc, nhiều lúc bạn không thể tập trung chuyên môn của mình, chính điều đó khiến bạn giảm đi năng lực khi thực hiện nhiều công việc phụ cùng một lúc.
Nói đi cũng cần nói lại, việc xảy ra bất lợi khi thực hiện multitask là do bạn chưa vận dụng đúng cách ngay từ đầu, chứ căn nguyên những bất lợi này lại không xuất phát từ kỹ năng thực hiện đa nhiệm.
Cách để cải thiện kỹ năng multitask
Thiết lập những công việc cần làm
Trước khi triển khai một loạt công việc trong cùng một thời điểm, đầu tiên bạn cần lên danh sách các đầu việc và thứ tự ưu tiên. Điều này sẽ đóng vai trò tất yếu làm tốt công việc cũng như hoàn thành trong deadline dự kiến.
Lợi ích của việc lên danh sách chi tiết công việc cũng sẽ giúp bạn tránh quên đi một vài chi tiết nhỏ trong các đầu việc.
Biết sắp xếp thứ tự ưu tiên
Dù là làm việc đa nhiệm, nhưng bạn cũng cần phải biết, không phải công việc nào bạn cũng sẽ làm.
Những công việc không khẩn cấp và không quan trọng như nhắn tin tán gẫu với bạn bè, mua sắm online, lướt Facebook, bạn có thể bỏ qua. Bạn nên sắp xếp mức độ công việc theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống như sau:
- Việc khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc được ưu tiên nhất và bạn nhất định phải hoàn thành chúng.
- Việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp: Đây là những công việc bạn thường ngó lơ vì thấy rằng chúng không khẩn cấp, tuy nhiên về lâu về dài khi đến hạn, chúng lại trở thành công việc cần phải hoàn thành gấp. Nhưng lúc này, nước đến chân bạn mới nhảy, và tất nhiên lúc bạn nhảy đã không kịp. Vì thế với những loại công việc như vậy, bạn cần chia thời gian biểu để có thể hoàn thành chúng đúng thời hạn mà bạn đã định sẵn.
- Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Nếu như bạn là một người quản lý, bạn có thể nhờ nhân viên của mình hoàn thành giúp bạn, điều này cũng sẽ giúp họ rèn luyện được thêm những công việc mới để phát triển. Còn nếu bạn là một nhân viên bình thương, bạn vẫn nên sắp xếp thứ quan trọng và hoàn thành chúng một cách nhanh gọn.
Thực hiện các việc gần giống với nhau một lúc
Để không mất đi sự tập trung, cũng như có thể không bị phân chia năng lực và chất xám ra nhiều đầu việc khác nhau. Vì thế việc làm những việc tương tự nhau cùng một lúc chắc chắn sẽ giúp bạn đỡ mất nhiều năng lượng hơn
Bạn có thể lọc ra những việc có tính chất tương tự khi chúng có một kế hoạch dài hạn, hãy lần lượt làm chúng trước, sau đó chuyển qua công việc có tính chất khác. Như vậy sẽ bớt tốn thời gian, hiệu quả công việc cũng tăng lên và năng lực của bạn cũng được duy trì ổn định.
Siêu tập trung
Nếu bạn không tập trung được, việc bạn thực hiện multitask cũng chỉ mất thêm nhiều thời gian mà thôi. Sẽ tùy vào mỗi người mà sẽ có cách tập trung khác nhau.
Có người có thể tập trung nhất khi nghe nhạc, nhưng có nhiều người bị mất tập trung khi nghe nhạc và họ cần sự im lặng tối đa.
Nếu bạn nhận thấy mình chưa có khả năng tập trung tốt. Bạn có thể tham khảo một số mẹo như sau:
- Không sử dụng điện thoại trong thời gian làm việc
- Sắp xếp góc làm việc ở một chỗ riêng
- Thời gian làm việc được cố định như thời gian ở trên văn phòng
Rèn luyện kỹ năng
Cũng giống như các kỹ năng mềm khác, thao tác đa nhiệm của bạn cũng có thể càng lúc càng thực hiện hiệu quả hơn, nhờ vào việc rèn luyện. Vì thế khi bạn thực hiện kỹ năng này từng chút một, giống như ban đầu bạn chỉ làm hai công việc một lúc, nhưng về lâu về dài, bạn có thể tăng số lượng đầu việc song song với hiệu suất công việc.
Ngoài việc tập trung và rèn luyện từng ngày, bạn cũng cần quan tâm đến sức khỏe của mình hoặc sắp xếp thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý để đạt năng suất công việc cao nhất.
Nếu như chưa biết áp dụng phương pháp nào, bạn có thể cách làm việc dựa theo thời gian Pomodoro để có thêm sự lựa chọn nhé!
Kết luận
Hy vọng với nội dung trên, GOEN đã giúp bạn hiểu rõ hơn multitask là gì, cách cải thiện multitasking skill, cũng như vì sao bạn lại gặp bất lợi trong năng lực đa nhiệm. Kỹ năng nào cũng cần thời gian để trau dồi, vì thế đừng quên rèn luyện mọi kỹ năng mà bạn cần học hỏi một cách thường xuyên nhé!.
Nếu các anh chị có mong muốn đào tạo đội nhóm Team Leader của công ty mình hoặc tìm kiếm, tham khảo một chương trình đào tạo phù hợp nằm nâng cao kỹ năng quản lý cho Team Leader. Hãy tìm hiểu thêm về các Tình huống của các công ty khác, hoặc ĐĂNG KÝ LIÊN HỆ với GOEN để được tư vấn Miến Phí từ chuyên gia.
Số lượng có hạn, đăng ký ngay bây giờ để nhận ƯU ĐÃI 5 bài đánh giá năng lực MIỄN PHÍ cho doanh nghiệp của mình.
