Mục lục bài viết
Chào mừng các bạn quay trở lại với chuyên mục câu chuyện hàng tuần của GoEn Business Training.
Trong câu chuyện lần trước, chúng ta đã thảo luận về thứ tự giải quyết vấn đề, bắt đầu bằng việc xác định nguyên nhân vấn đề nằm ở đâu (WHERE). Tôi cũng đã trích dẫn câu nói nổi tiếng từ sách Kaizen của Toyota: “Khi bạn tìm ra đúng vấn đề, bạn đã giải quyết được 70%”.
Vậy thì câu hỏi đặt ra là: “Biết là phải tìm WHERE trước rồi, nhưng tìm bằng cách nào?”, “Đâu phải lúc nào cũng tìm ra được WHERE?” Chắc hẳn sau khi đọc bài viết trước, nhiều anh chị cũng có thắc mắc này.
Vậy, trong bài viết hôm nay, hãy cùng tôi tìm hiểu câu chuyện từ một công ty Nhật Bản trong lĩnh vực sản xuất linh kiện để biết cách xác định chính xác WHERE và giải quyết được 70% quy trình nhé.
Đã tìm ra WHERE nhưng vấn đề không được giải quyết?
Để nắm bắt yêu cầu và cung cấp chương trình đào tạo hiệu quả, chúng tôi đã tổ chức nhiều cuộc họp với công ty sản xuất linh kiện của Nhật.
Trưởng phòng HR chia sẻ rằng, công ty đã thực hiện nhiều chương trình đào tạo OJT và OFFJT nhưng không hiệu quả, gây lãng phí thời gian và chi phí của cả người học lẫn phòng HR.
Nhân viên phản hồi rằng: “Đào tạo khó hiểu quá, 1 tháng nay em đã thử đưa vào thực tế rồi nhưng vì chưa hiểu nên thấy không vận dụng được gì” hoặc là “Lúc học thì em hiểu có một phần à, nội dung này quá khó với tụi em, tụi em không hiểu hết được”,… Nhận các phản hồi trên, chị trưởng phòng HR suy nghĩ: Vậy vấn đề ở đây là việc Đào tạo khó hiểu.
Theo lý thuyết lần trước chia sẻ, thì chị HR này đã biết được WHERE = Đào tạo khó hiểu rồi và chị đã tìm công ty khác đào tạo dễ hiểu hơn. Nhưng kết quả vẫn không thay đổi. Vậy lý do ở đây là gì?
Mấu chốt ở đây như các bạn thấy, dù đã tìm ra vấn đề nhưng nó đang rất rộng, mơ hồ và không rõ ràng.
Chia nhỏ là mẫu chốt khi tìm kiếm vấn đề
WHERE mà chị HR xác định chỉ là WHERE tổng quát. Để có cái nhìn chi tiết hơn, chúng ta cần chia nhỏ vấn đề.
Tưởng tượng vấn đề cũng giống như anh chị hoạt động hàng ngày, khi anh chị cố kéo một vật nặng, sẽ nhanh chóng mệt mỏi. Nhưng nếu chia nhỏ vật đó, anh chị sẽ dễ dàng hơn trong việc xử lý nó. Giải quyết vấn đề cũng vậy. Khi vấn đề quá lớn, quá rộng, rất khó để xử lý triệt để.
Hãy chia nhỏ vấn đề, đào sâu hơn để tìm ra WHERE cốt lõi. Điều này sẽ giúp việc giải quyết vấn đề trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
GOEN khuyến nghị nên chia nhỏ vấn đề thành các quy trình liên kết logic. Chỉ khi chia nhỏ thành quy trình, ta mới thấy rõ sự thật. Hãy thử phân tích WHERE của chị HR để thấy rõ hơn nhé.
Chia nhỏ WHERE bằng phương pháp MECE
Với tình huống này, thử chia nhỏ vấn đề đào tạo khó hiểu ra nhé.
Quy trình đào tạo thường gồm các bước Trước, Trong và Sau. Sau đào tạo, mọi người có thời gian áp dụng thực tế nên không có vấn đề. Trước đào tạo, các cuộc họp xây dựng giáo trình được tổ chức kỹ lưỡng, cũng không có vấn đề. Vậy vấn đề khả năng cao nằm ở bước Trong đào tạo.
Chia nhỏ Trong đào tạo, ta có lý thuyết, thực hành tình huống và giải đáp câu hỏi. Lý thuyết là nền tảng áp dụng chung nên không gây khó khăn. Giải đáp câu hỏi cũng được thực hiện triệt để. Vì thế, khả năng cao vấn đề nằm ở bước thực hành tình huống.
Và khi cùng HR đào sâu thêm, chúng tôi phát hiện những lần trước, các cấp Leader và Manager thường xuyên được tổ chức đào tạo cùng nhau, dẫn đến các tình huống của cấp Manager khiến cấp thấp hơn là Leader khó hiểu.
Kết quả là chúng ta đã làm rõ được vấn đề cụ thể. Trong WHERE còn có các WHERE khác đúng không nào.
Nếu bạn vẫn băn khoăn, GOEN giới thiệu nguyên tắc MECE (Không trùng lập (Mutually Exclusive), Không bỏ sót (Collectively Exhaustive) để phân tích vấn đề một cách triệt để giống các tập đoàn lớn như McKinsey đang làm.
Hãy tìm hiểu và áp dụng MECE vào giải quyết công việc, vấn đề hàng ngày của mình nhé.
Đăng ký trao đổi MIỄN PHÍ và nhận 05 bài đánh giá năng lực MIỄN PHIÍ chuẩn Nhật cho nhân sự.
Rồi, vậy là bạn đã có thêm một phương pháp mới để tìm hiểu đúng không nào?
Quy trình giải quyết vấn đề phải bắt đầu từ WHERE và để giải quyết triệt để, cần chia nhỏ quy trình để thấy rõ chi tiết.
Hãy tưởng tượng nếu bạn thực hiện được 2 bước này, bạn đã giải quyết được 70% vấn đề. Và nếu công ty của bạn có một đội nhóm luôn biết cách giải quyết từ gốc rễ thì mọi việc sẽ vận hành suôn sẻ ra sao.
Tôi đã có cơ hội may mắn cùng trưởng phòng HR của một công ty sản xuất tìm ra nguyên nhân vấn đề mà họ gặp phải.
Hy vọng bài viết này giúp bạn nắm bắt được cách tìm ra vấn đề gốc rễ hoặc cho GOEN cơ hội hỗ trợ và giúp bạn giải quyết vấn đề hiện tại. Đừng quên, mọi tư vấn đều Miễn Phí, hãy Đăng ký ngay với chúng tôi và nhận ngay 05 bài đánh giá nhân sự Miễn Phí Đúng Chuẩn Nhật Bản cho công ty của mình nhé !
Nội dung thứ 2 về giải quyết vấn đề xin kết thúc tại đây. Hẹn gặp lại các bạn ở các câu chuyện và các chủ đề thú vị khác nhé !
