ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN HORENSOU TRONG DOANH NGHIỆP NHẬT

Thuật ngữ Horenso trong văn hóa quản trị doanh nghiệp Nhật Bản

Nếu những ai từng sống và làm việc ở Nhật, hay có sở thích tìm hiểu về văn hóa Nhật, hoặc từng thực hiện đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý, chắc chắn đã từng nghe qua thuật ngữ Horensou.

Đây là nguyên tắc được các cấp quản lý áp dụng trong quy trình làm việc một các xuyên suốt, hoặc áp dụng triệt để khi thực hiện đào tạo nhân viên, nhằm đẩy mạnh hiệu quả công việc một cách tối đa.

Vậy tại sao bất cứ doanh nghiệp nào khi đào tạo nhân viên đều muốn thực hiện Horensou, hay cũng GOEN tìm hiểu ngay sau đây nhé !

Trước tiên, đào tạo nhân viên hiểu được Horenso là gì?

Thuật ngữ Horensou ra đời với mục đích tăng năng suất làm việc giữa các thành viên trong các doanh nghiệp, tổ chức Nhật Bản.

Đây cũng được xem là kỹ năng cơ bản mà bất kỳ doanh nhân Nhật Bản nào cũng phải biết, cũng phải đào tạo nhân viên và biến nó trở thành thói quen trong quá trình thực hiện công việc.

Điều này nhằm mục đích khi người Nhật làm việc trong hay ngoài nước, họ đều có thể theo dõi cũng như kiểm soát các công việc mà nhân viên của mình đang làm.

Về ngữ nghĩa của cái tên Horenso được bắt đầu từ ba chữ cái đầu của từ phục vụ cho quy trình công việc ghép lại, đó là:  

– Báo cáo: Hokoku

– Liên lạc: Reraku

– Thảo luận: Sodan

Như vậy Horenso chính là nguyên tắc thể hiện quy trình hợp tác liên tục giữa cấp trên và cấp dưới xuyên suốt quá trình của một dự án.

Thực hiện đào tạo nhân viên về quy trình thực hiện của Horenso

Horenso được bắt đầu khi cấp trên đưa ra yêu cầu công việc. Yêu cầu này không nhất thiết phải đầy đủ hay rõ ràng, nhưng có đủ yếu tố để gợi ý cho nhân viên cấp dưới bắt đầu triển khai đầu việc.

Tiếp đến, cấp dưới sẽ khái quát và thực hiện những bước đầu tiên trong kế hoạch. Quá trình này gồm liên tiếp những hành động như nghiên cứu thông tin, lập bản kế hoạch mở đầu, phác thảo hành động,…

Sau đó, nhân viên cấp dưới sẽ báo cáo những hành động này lên cho cấp trên, họp với cấp trên để hỏi ý kiến và xin lời khuyên từ họ. Cấp trên sẽ lắng nghe nhân viên của mình và đưa ra ý kiến nhận xét, nhân viên cấp dưới sẽ tiếp nhận điều đó và thực hiện thêm một số công việc theo yêu cầu và báo cáo với cấp trên.

Quy trình này sẽ được lặp đi lặp lại nhiều lần, cho đến khi hoàn thành dự án.

Nhân viên cần được đào tạo về cách làm việc nhóm của các doanh nghiệp Nhật

So với các nước đang phát triển hay các nước phát triển, cách làm việc của người Nhật có một hình thức khác biệt.

Ngay thời điểm đưa ra yêu cầu công việc, cấp trên đã đưa ra cụ thể những việc nhân viên mà cấp dưới phải làm. Sau đó, nhân viên được giao việc sẽ giải quyết các công việc theo trình tự được yêu cầu và cố gắng thực hiện cho đến khi hoàn thành dự án. 

Khi hoàn thành công việc theo mỗi giai đoạn, cấp dưới sẽ báo cáo kết quả công việc cho cấp trên.

Với cách làm việc theo quy trình Ho–Ren-So, nhân viên đã biết được những việc mình cần làm, họ cũng không cần phải dùng quá nhiều thời gian để tham khảo ý kiến của cấp trên trong xuyên suốt quy trình, cấp trên cũng sẽ tin tưởng rằng những hướng dẫn của họ ngay từ đầu, sẽ khiến nhân viên từng bước thực hiện dần.

Ngoài ra, đối với văn hóa làm việc của người Mỹ hoặc người Việt Nam, có thể làm việc độc lập một nhiệm vụ mà không hỏi hay nhờ sự can thiệp thường xuyên của cấp trên, thông thường sẽ được đánh giá là có thái độ làm việc tích cực.

Đào tạo nhân viên cách thức áp dụng thuật ngữ Horenso vào văn hóa quản trị công việc

Đào tạo nhân viên Ho trong Hokodu – Báo cáo.

Đầu tiên trong mô hình của Horenso, Báo Cáo là phương thức đầu tiên, có nghĩa là Hokodu.

Bạn sẽ báo cáo cho sếp biết trong mỗi giai đoạn nhỏ trong quy trình làm việc, để sếp của bạn có thể theo dõi bạn đã làm đến đâu. Nếu sếp không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ không biết  được công việc bạn làm đã diễn biến như thế nào.

Bạn phải chủ động báo cáo cho sếp để sếp nắm tình hình, đừng để sếp Nhật phải nhắc việc bạn cần báo cáo, như vậy bạn sẽ có điểm trừ trong mắt sếp. 

Nhưng phải báo cáo với sếp điều gì? Giai đoạn và cách thức báo cáo ra sao?

Thời điểm báo cáo như thế nào là phù hợp

Đối với Ho-ren-so, thời điểm báo cáo cho sếp không phải là lúc kết thúc công việc được giao, mà sẽ là báo theo từng giai đoạn, nhất là những nhiệm vụ có thời hạn “dài hơi”.

• Việc bạn cần báo cáo tiến độ trong khi thực hiện từng công việc
• Có thay đổi trong quá trình thực hiện công việc được giao.
• Khi thu thập hay cập nhật thông tin mới
• Khi bạn tìm thấy một phương pháp cải tiến khi gặp vấn đề. 

Đào tạo nhân viên hiểu rõ như thế nào là một phương pháp báo cáo tốt?

Báo cáo tốt là phương pháp báo cáo theo hình thức định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận tin.

Thông tin báo cáo đã được chọn lọc và phân tích cũng như đưa ra giải pháp. Trong trường hợp khẩn cấp, chúng ta có thể báo cáo thông qua lời nói, nhưng thông thường chúng ta nên tường trình văn bản.

Nếu nội dung quá phức tạp và khó hiểu, bạn cũng có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu, hoặc cũng có thể báo cáo thông qua email nếu sếp có yêu cầu hay nhận được sự đồng ý từ sếp.

Phương pháp báo cáo không tốt

Báo cáo sẽ được đánh giá không tốt khi thông tin trong báo cáo bạn đưa ra mang tính chất ngẫu hứng, thiếu chính xác: Ít thông tin, tin tốt báo trước.

Văn phong thiếu tôn trọng. Thông tin mang tính thống kê. Chỉ hỏi và tham khảo.

Đào tạo nhân viên về Renraku – Liên lạc

Trong quy trình Horenso, bước liên lạc có lẽ là yếu tố khó nhất.

Chính vì thế mà người Nhật luôn nhắc nhở bạn về nguyên tắc này, chúng ta cần phải cân nhắc.

Đối với nguyên tắc liên lạc, bạn cần đặt yếu tố con người và thời gian lên đầu. Chẳng hạn, khi bạn muốn kết nối liên lạc để nhắc phải thực hiện đúng thời hạn mà khách hàng yêu cầu, nhưng thấy sếp lại quá bận rộn, hoặc ông ấy không để tâm, bạn phải làm như thế nào?

Đầu tiên, lời xin lỗi chính là phương pháp nhanh nhất để bắt đầu cuộc hội thoại với cấp quản lý hoặc sếp của mình.

“Sorry sir, em có việc phải báo cáo với sir ngay về vấn đề này…”. Điều này bạn sẽ cho sếp biết được, mình đang cần xác nhận thời hạn một vấn đề về việc thực hiện yêu cầu của khách hàng, một lần nữa bạn hãy nhắc lại thời hạn cho sếp.

GOEN cũng đã có những bài viết về cách xin lỗi nên dùng trong doanh nghiệp, các bạn có thể tham khảo bài viết TẠI ĐÂY !

Phương pháp liên lạc đúng

Đối với một việc có tính chất đơn giản nhưng cần thời gian nhanh chóng, bạn có thể liên lạc qua phương thức truyền miệng, fax hoặc điện thoại… nhớ là chỉ truyền đạt những điểm cần thiết nhất, nhằm thể hiện sự nhanh chóng và kịp thời. 

Thực hiện quảng bá liên tục khi cần liên lạc với nhiều người, chẳng hạn như trong các cuộc họp mở đầu buổi sáng, các cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc kể cả bản tin nội bộ của công ty nếu có để thông báo. (Tuy nhiên phải hiểu được mức độ quan trọng của vấn đề để thông tin đến các nhân sự không bị loãng nhé). 

Ngoài ra bạn cũng cần lưu tâm đến những việc có liên quan đến phương châm, sự cải tiến chất lượng công việc, những lần rút kinh nhiệm, hãy dùng văn bản để liên lạc rõ ràng.

Phương pháp liên lạc sai

• Liên lạc quá khó hiểu, dài dòng.
• Liên lạc những vấn đề không liên quan đến công việc hiện tại. 
• Liên lạc mất quá nhiều thời gian.

Đào tạo nhân viên về Soudan – Thảo luận

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất, vì không ai đủ tự tin để khẳng định 100% về chuyên môn của mình là toàn diện.

Thế nên tham khảo ý kiến của nhau, đây cũng là cách giúp bạn có thêm một góc nhìn khác của những vấn đề trong công việc. Điều quan trọng là cả một đội ngũ của bạn sẽ chọn được một phương pháp tối ưu nhất. 

Phương pháp thảo luận tốt

Khi thảo luận ở một môi trường, một hoàn cảnh đông người, sẽ có rất nhiều cá tính, phong cách khác nhau, đây thực chất là môi trường lý tưởng để các bạn thảo luận.

Bất kỳ thành viên trong đội ngũ đều phải được đào tạo cách ghi nhận và tiếp thu các ý kiến, ngoài ra còn khuyến khích lắng nghe và nói để đi đến mục đích cuối cùng là ai cũng đang nắm bắt cuộc thảo luận. 

Phương pháp thảo luận không tốt

Nếu như môi trường thảo luận chỉ có ít thành viên, quan điểm và cách làm giống nhau, tưởng chừng đây là một cách làm “đồng nhất”, “dĩ hòa vi quý”, nhưng thực chất đây là một môi trường làm việc không được ghi nhận, vì thực chất khi đi đến quyết định cuối cùng của phương thức này sẽ không đạt được mục đích cải tiếng của quá trình thảo luận.

Kết luận

Horenso không chỉ được xem là một trong những phương pháp giúp đánh giá công việc hiệu quả đối với các doanh nghiệp Nhật, mà hiện nay nguyên tắc này còn đang được một số công ty ở các quốc gia có chính sách đào tạo nhân viên, đào tạo cấp quản lý và áp dụng nguyên tắc này vào quy trình làm việc.

Thuật ngữ Horenso cũng là một trong những chủ đề đào tạo nằm trong khóa đào tạo nhân viên GLC không giới hạn của GOEN. Nếu như bạn muốn được học thêm về Horenso một cách tường tận và bài bản, có thể đến với GOEN để có thể đưa thuật ngữ này vào quy trình làm việc thực tiễn một cách tốt nhất nhé!

Cám ơn các bạn đã dành thời gian xem qua bài viết hôm nay, hẹn các bạn ở một bài viết gần nhất !